Mahnen

Ist eine Rechnung überfällig, erinnerst du deinen Kunden in bis zu drei Stufen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzte Mahnung. Folnaro schlägt die nächste Stufe vor und rechnet Gebühren und Verzugszinsen nur, wo sie erlaubt sind. Jedes Schreiben entsteht als PDF mit eigener Nummer. Du verschickst es per E-⁠Mail oder Post.

Die Mahnstufen

Stufe	Wann	Ton
Zahlungserinnerung	Ein paar Tage nach Fälligkeit	Freundlich, ohne Gebühr und Zinsen
1. Mahnung	Nach Ablauf der Frist der Erinnerung	Bestimmt, mit Gebühr und Verzugszinsen, wenn du sie einstellst
Letzte Mahnung	Nach Ablauf der Frist der 1. Mahnung	Mit dem Hinweis, dass weitere Schritte folgen

Jedes Schreiben bekommt eine Nummer aus dem Nummernkreis Mahnungen und eine Neue Frist. Die Texte sprechen den Kunden mit „Sie“ an oder mit „du“, wenn du das beim Kunden eingestellt hast. Nach der letzten Mahnung ist der nächste Schritt ein gerichtliches Mahnverfahren außerhalb der App.

Fristen, Gebühren und Zinsen einstellen

Wähle Folnaro > Einstellungen … > Mahnwesen.
Lege für jede Stufe fest, wie viele Tage sie Nach Fälligkeit oder Nach Ablauf der letzten Frist fällig wird, welche Mahngebühr sie trägt und ob sie Verzugszinsen berechnen soll.
Stelle unter Schreiben die Neue Zahlungsfrist in Tagen ein, die auf jedem Schreiben steht.
Schalte 40 € Pauschale bei Unternehmen berechnen ein, wenn du sie verlangen willst. Sie kommt einmal auf die 1. Mahnung und nie bei Verbrauchern.

Die Einstellungen Mahnwesen mit den drei Stufen

Ab Werk erinnert Folnaro 7 Tage nach Fälligkeit ohne Gebühr. Die 1. Mahnung folgt 14 Tage nach Ablauf der Frist mit 2,50 € und Zinsen, die letzte Mahnung weitere 14 Tage später mit 5,00 € und Zinsen. Die neue Frist beträgt 10 Tage.

Bei einer Gebühr über 5 € weist Folnaro darauf hin, dass nur die Kosten des Schreibens erlaubt sind. Mehr als 100,00 € lässt sich nicht eintragen. Unter Verzugszinsen heute siehst du den aktuellen Basiszinssatz und den Satz für Verbraucher und Unternehmen. Die Bundesbank veröffentlicht den Basiszinssatz zum 1. Januar und 1. Juli. Folnaro bringt die veröffentlichten Sätze mit. Fehlt ein neuerer, trägst du ihn unter Verlauf des Basiszinssatzes mit Gültig ab und Satz in % ein.

Eine Rechnung mahnen

Wähle eine überfällige Rechnung aus und dann Dokument > Mahnung erstellen …. Im Inspektor findest du dieselbe Aktion im Abschnitt Mahnungen.
Prüfe die vorgeschlagene Stufe. Wählst du eine spätere, sagt Folnaro, welche du damit überspringst.
Prüfe die Aufstellung: Offener Betrag, Mahngebühren, Verzugszinsen mit Satz und Tagen, Zu zahlen, Neue Frist und In Verzug seit.
Schreibe bei Bedarf unter Eigener Text (optional) einen eigenen Text. Er steht im Schreiben über der Aufstellung. Bleibt das Feld leer, nimmt das Schreiben den Standardtext der Stufe.
Klicke auf Erstellen und verschicken …, um gleich die E-⁠Mail vorzubereiten, oder auf Nur erstellen, wenn du per Post verschickst.

Der Dialog Mahnung mit Stufe, Aufstellung und neuer Frist

Was Folnaro für dich prüft

Verzug: Ist dein Kunde noch nicht in Verzug, setzt ihn erst dieses Schreiben in Verzug. Folnaro berechnet dann keine Gebühren und keine Zinsen und sagt das. Gebühren früherer Schreiben vor dem Verzug lässt es weg. Jedes frühere Schreiben, das deinem Kunden nach Fälligkeit zugegangen ist, setzt ihn in Verzug, gleich welcher Stufe. Das gilt auch, wenn du ein Schreiben derselben Stufe neu erstellst. Ab dem Tag danach laufen Verzugszinsen. Das neue Schreiben verweist dann auf die frühere Erinnerung.
Fristen: Ist die Stufe laut deinen Einstellungen erst später fällig, nennt Folnaro das Datum. Du kannst sie trotzdem jetzt erstellen. Beim Mahnen mehrerer Rechnungen bleibt eine Rechnung draußen, solange die Frist der letzten Mahnung läuft.
Verjährung: Die Frist von drei Jahren beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist, bei einer Rechnung in der Regel am Ende des Jahres, in dem sie fällig wurde (§§ 195 und 199 Abs. 1 BGB). Ist sie abgelaufen, warnt Folnaro mit Vielleicht verjährt. Prüfe das, bevor du mahnst.
Nie verschickt: Wurde die Rechnung nie verschickt, schlägt Folnaro vor, sie zuerst zu verschicken oder an die Mahnung anzuhängen.
Pauschale: Die Pauschale von 40 € wird auf Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet, auch auf Mahngebühren. Der Kunde schuldet deshalb nur den größeren Betrag, nie beide zusammen.
Veraltete Schreiben: Eine Mahnung, deren Frist abgelaufen ist, die durch eine neuere Stufe ersetzt wurde oder deren Rechnung inzwischen ausgeglichen ist, verschickt Folnaro nicht mehr und sagt, warum.

Rechtlicher Hintergrund In Verzug ist dein Kunde nach § 286 BGB, wenn er nach Fälligkeit eine Mahnung erhält, wenn ein vereinbarter Zahlungstermin verstrichen ist, oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Bei Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Ein Zahlungsziel, das nur auf der Rechnung steht, setzt allein noch nicht in Verzug. Erst ab Verzug darfst du Verzugszinsen verlangen (§ 288 BGB): den Basiszinssatz plus 5 Prozentpunkte bei Verbrauchern, plus 9 Prozentpunkte bei Unternehmen. Von Unternehmen kannst du zusätzlich eine Pauschale von 40 € verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie wird auf Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet. Mahngebühren dürfen nur die echten Kosten des Schreibens decken, etwa Porto und Papier. Forderungen verjähren nach §§ 195 und 199 Abs. 1 BGB in drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind. Die Frist endet also immer am 31. Dezember. Eine Mahnung hält die Verjährung nicht auf. Folnaro rechnet mit diesen Regeln, ersetzt aber keine Rechtsberatung.

Mehrere Rechnungen auf einmal mahnen

Wähle in der Seitenleiste Rechnungen.
Klicke in der Symbolleiste auf Mehr > Mahnungen erstellen …. Oder wähle Rechnungen aus und dann im Kontextmenü Mahnungen erstellen ….
Folnaro schlägt für jede überfällige Rechnung die nächste Stufe vor. Rechnungen, deren Frist noch läuft, stehen unter Noch nicht fällig, vielleicht verjährte unter Vielleicht verjährt. Beide bleiben draußen.
Wähle die Schreiben ab, die du nicht willst. Unten steht, wie viele Schreiben über welchen Betrag entstehen.
Hat ein Kunde mehrere Rechnungen auf derselben Mahnstufe, gehen sie mit Pro Kunde ein Schreiben als Sammelmahnung raus: ein Schreiben mit einer Nummer, einer Tabelle aller Rechnungen, der Mahngebühr einmal und den Verzugszinsen je Rechnung. Schalte die Option aus, wenn jede Rechnung ihr eigenes Schreiben bekommen soll.
Schalte Gleich per E-⁠Mail verschicken ein, wenn jedes Schreiben mit seinem PDF an den Empfänger der Rechnung gehen soll. Dafür brauchst du ein E-⁠Mail-Konto in den Einstellungen.
Klicke auf Erstellen oder Erstellen und verschicken.

Der Mahnlauf mit Vorschlägen, noch nicht fälligen und vielleicht verjährten Rechnungen

Konnte ein Schreiben nicht verschickt werden, nennt Folnaro es am Ende. Du verschickst es dann einzeln aus seiner Rechnung.

Den Verlauf prüfen und Schreiben verschicken

Im Inspektor einer Rechnung zeigt der Abschnitt Mahnungen jedes Schreiben mit Stufe, Nummer, Datum, Betrag und ob es Verschickt oder Nicht verschickt ist. Ein Klick öffnet das PDF mit Quick Look, direkt in Folnaro. Eine Sammelmahnung steht bei jeder ihrer Rechnungen mit derselben Nummer. Über das Kontextmenü verschickst du ein Schreiben per E-⁠Mail oder wählst Als verschickt markieren, wenn du es per Post verschickt hast. Das lässt sich nicht zurücknehmen.

In der Rechnungsliste steht bei einer gemahnten Rechnung statt der Tage die Stufe, etwa „Überfällig · 1. Mahnung“. Mit dem Filter Gemahnt siehst du alle gemahnten Rechnungen.

Der Abschnitt Mahnungen im Inspektor einer Rechnung

Die E-⁠Mail zur Mahnung

Für jede Stufe gibt es eine eigene E-⁠Mail-Vorlage: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzte Mahnung, jeweils auf Deutsch und Englisch, mit „Sie“ und mit „du“. Du passt sie unter Folnaro > Einstellungen … > E-⁠Mail-Vorlagen an. Das PDF des Schreibens hängt an der E-⁠Mail. Mehr unter Dokumente per E-⁠Mail verschicken.

Nach der letzten Mahnung

Zahlt der Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht, bleibt das gerichtliche Mahnverfahren, das du online beim Mahngericht beantragst. Ist das Geld endgültig verloren, etwa nach einer Insolvenz, schreibst du die Forderung ab (siehe Zahlungen, Erstattungen und Abschreibungen). Kommt das Geld doch noch, erfasst du die Zahlung wie immer. Die Mahnungen bleiben im Verlauf.

Häufige Probleme

Mahnung erstellen … ist ausgegraut.: Die Rechnung ist noch nicht überfällig, schon bezahlt oder steht bereits auf der letzten Stufe. Prüfe das Fälligkeitsdatum im Inspektor.
Die Mahnung enthält keine Gebühr und keine Zinsen.: Dein Kunde war noch nicht in Verzug, erst dieses Schreiben setzt ihn in Verzug. Oder die Stufe hat in den Einstellungen keine Gebühr und keine Zinsen. Prüfe Folnaro > Einstellungen … > Mahnwesen.
Eine Rechnung fehlt im Mahnlauf.: Die Frist der letzten Mahnung läuft noch, die Forderung ist vielleicht verjährt, oder die Rechnung steht schon auf der letzten Stufe. Eine einzelne Mahnung kannst du in der Rechnung trotzdem erstellen.
Direkt verschicken geht nicht.: Es ist kein E-⁠Mail-Konto eingerichtet. Richte es unter Folnaro > Einstellungen … > E-⁠Mail ein oder erstelle die Schreiben und verschicke sie einzeln.
Eine ältere Mahnung lässt sich nicht mehr verschicken.: Ihre Frist ist abgelaufen oder eine neuere Stufe hat sie ersetzt. Erstelle die nächste Stufe oder verschicke die neuere.