E-⁠Rechnungen: XRechnung und ZUGFeRD

Eine E-⁠Rechnung enthält die Rechnung als strukturierte Daten, die Software lesen kann. Folnaro schreibt sie beim Fertigstellen mit, hängt sie beim Verschicken an und liest E-⁠Rechnungen, die du empfängst, samt Prüfbericht.

Ab wann die E-⁠Rechnung Pflicht ist

Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland gilt die E-⁠Rechnung Schritt für Schritt. Ein PDF per E-⁠Mail ist dabei keine E-⁠Rechnung, ein ZUGFeRD-PDF mit Profil EN 16931 dagegen schon.

Ab	Was gilt
1. Januar 2025	Jedes Unternehmen muss E-⁠Rechnungen empfangen können. Ein E-⁠Mail-Postfach reicht dafür.
2025 und 2026	Du darfst noch Papierrechnungen schreiben. Andere elektronische Formate wie ein reines PDF gehen, wenn dein Kunde zustimmt.
1. Januar 2027	Lag dein Umsatz im Vorjahr über 800.000 €, musst du E-⁠Rechnungen schreiben. Darunter darfst du 2027 noch Papier und mit Zustimmung andere elektronische Formate nutzen.
1. Januar 2028	Alle Unternehmen schreiben ihren Geschäftskunden in Deutschland E-⁠Rechnungen.

Ausgenommen sind Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du keine E-⁠Rechnungen schreiben (§ 34a UStDV), sie empfangen aber schon. Behörden verlangen die XRechnung schon heute.

Rechtlicher Hintergrund Die Pflicht steht seit dem Wachstumschancengesetz in § 14 Abs. 1 UStG, die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG. Eine E-⁠Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Folnaro schreibt sie in dieser Norm. Ob eine Ausnahme für dich gilt, klärst du im Zweifel mit deiner Steuerberatung.

Welche Formate Folnaro schreibt

ZUGFeRD: ein normales PDF, in das die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind (ZUGFeRD 2.5 und Factur-X 1.09, Profil EN 16931). Menschen lesen das PDF, Software liest die Daten.
XRechnung: eine reine XML-Datei nach XRechnung 3.0. Behörden in Deutschland verlangen sie.

Beide nutzen dieselbe Syntax (UN/CEFACT CII). E-⁠Rechnungen gibt es für Rechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen, Rechnungskorrekturen, Stornorechnungen und Gutschriften. Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine bekommen keine.

Der Abschnitt E-⁠Rechnung eines Kunden mit Leitweg-ID und eigener XML-Datei

E-⁠Rechnung je Kunde einstellen

Öffne den Kunden unter Kunden und klicke auf Bearbeiten.
Wähle unter E-⁠Rechnung im PDF eine Option. Bei einer Behörde steht das Feld im Abschnitt E-⁠Rechnung, sonst im Abschnitt Mehr:
- Automatisch: Unternehmen bekommen die E-⁠Rechnung im PDF, wenn alle Angaben vollständig sind. Behörden bekommen sie immer. Privatpersonen bekommen ein PDF ohne Daten.
- Immer: Jede Rechnung enthält sie. Fehlen Angaben, lässt sich die Rechnung erst fertigstellen, wenn sie ergänzt sind.
- Nie: Das PDF bleibt ohne eingebettete Daten.
Schalte XRechnung als eigene XML-Datei ein, wenn der Kunde zusätzlich die XML-Datei braucht. Sie wird archiviert und an die E-⁠Mail angehängt.

Schaltest du die XML-Datei erst ein, wenn eine Rechnung schon fertiggestellt ist, erzeugt Folnaro sie beim nächsten Verschicken aus der unveränderten Rechnung und archiviert sie daneben. Das PDF bleibt, wie es ist.

Rechnungen an Behörden und die Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde für E-⁠Rechnungen. Du bekommst sie vom Auftraggeber, sie steht meist im Auftrag.

Wähle beim Kunden unter Art die Option Behörde.
Trage im Abschnitt E-⁠Rechnung die Leitweg-ID genau so ein, wie sie im Auftrag steht, zum Beispiel 04011000-12345-03.
Gilt für eine einzelne Rechnung eine andere Referenz, etwa eine Bestellnummer, trage sie auf dem Blatt des Dokuments in der Zeile Ihre Referenz ein.

Folnaro prüft die Prüfziffern am Ende der Leitweg-ID schon beim Eintragen. Stimmen sie nicht, zeigt das Kundenformular Die Leitweg-ID oder ihre Prüfziffer stimmt nicht. Übernimm sie genau aus dem Auftrag. und lässt sich so nicht sichern. Fehlt die Leitweg-ID bei einer Behörde, meldet Folnaro das beim Kunden und beim Fertigstellen. Viele Behörden nehmen Rechnungen über Portale wie ZRE oder OZG-RE entgegen. Dort lädst du die XRechnung hoch, die du mit XRechnung sichern erhältst.

Was Folnaro vor dem Fertigstellen prüft

Bevor eine E-⁠Rechnung entsteht, prüft Folnaro die Angaben, die die Norm verlangt. Fehlt etwas, nennt das Blatt beim Fertigstellen unter Das fehlt noch genau, was:

deine Anschrift mit PLZ und Ort, deine Steuernummer oder USt-IdNr. und bei Reverse Charge deine USt-IdNr.
für XRechnung zusätzlich deine E-⁠Mail-Adresse, Telefonnummer und IBAN
die Anschrift des Kunden mit PLZ und Ort, für XRechnung seine E-⁠Mail-Adresse, bei Reverse Charge seine USt-IdNr.
mindestens eine abrechenbare Position
bei Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen den Verweis auf die ursprüngliche Rechnung

Mit Automatisch bekommt ein Unternehmen ohne vollständige Angaben einfach ein PDF ohne Daten. Mit Immer und bei Behörden musst du die Angaben ergänzen, bevor die Rechnung eine Nummer bekommt. Deine eigenen Angaben pflegst du unter Folnaro > Einstellungen … > Profil, Steuern und Bankverbindung.

Eine Rechnungskorrektur, die Geld an den Kunden zurückgibt, hat kein Fälligkeitsdatum. Folnaro schreibt dann eine Erstattung als Zahlungsbedingung in die E-⁠Rechnung, damit sie die Prüfregeln besteht.

Eine XRechnung sichern

Wähle eine fertiggestellte Rechnung aus.
Öffne das Menü Ablage und halte die Wahltaste ⌥ gedrückt. Aus Als PDF sichern … wird XRechnung sichern ….
Wähle den Ort und klicke auf Sichern.

Kurzbefehl: ⌥⇧⌘S. Den Befehl findest du auch im Kontextmenü des Dokuments und unter Suchen und Erfassen. Ist zur Rechnung schon eine XRechnung archiviert, sicherst du genau diese Datei. Entwürfe haben noch keine Nummer und damit keine XRechnung.

E-⁠Rechnungen verschicken

Beim Verschicken hängt Folnaro das PDF an, bei Kunden mit E-⁠Rechnung im PDF als ZUGFeRD. Mit XRechnung als eigene XML-Datei kommt die XML-Datei dazu. Fehlen für sie Angaben, sagt das Versandfenster, was fehlt, statt die Datei stillschweigend wegzulassen. Mehr unter Dokumente per E-⁠Mail verschicken.

Das Versandfenster mit PDF und XRechnung als Anhang

E-⁠Rechnungen empfangen

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-⁠Rechnungen empfangen können. Du importierst sie wie jeden anderen Beleg:

Ziehe die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF auf das Fenster oder wähle Ablage > Belege importieren … (⌘O).
Folnaro liest Lieferant, Beträge und Steuersätze direkt aus den Daten. Eine Texterkennung ist dafür nicht nötig. Folnaro liest XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X in CII sowie UBL.
Die Ausgabe landet im Belegeingang. Prüfe sie und buche sie wie gewohnt.

Ist eine XML-Datei keine gültige E-⁠Rechnung, übernimmt Folnaro sie als sonstige Rechnung und sagt dir das. Eine bereits importierte Datei erkennt Folnaro wieder und legt sie nicht doppelt an.

Eine empfangene E-⁠Rechnung lesen und prüfen

Wähle die Ausgabe unter Ausgaben aus.
Klicke auf E-⁠Rechnung. Folnaro zeigt die Rechnung lesbar mit Verkäufer, Käufer, Positionen, Umsatzsteuer, Beträgen und Zahlung.
Oben steht das Ergebnis der Prüfung:
- Keine Beanstandung: Die geprüften Regeln finden nichts. Das ist keine Aussage darüber, ob die Rechnung steuerlich korrekt ist.
- Hinweise: keine Fehler, aber Punkte, die du dir ansehen solltest.
- Inhaltliche Fehler: Bitte den Absender um eine Korrektur, bevor du Vorsteuer geltend machst.
- Formatfehler: Die Datei ist keine gültige E-⁠Rechnung. Bitte den Absender um eine neue Rechnung.

Eine empfangene E-Rechnung in lesbarer Form mit dem Ergebnis der Prüfung — Eine empfangene E-⁠Rechnung in lesbarer Form mit dem Ergebnis der Prüfung

Die Darstellung ist nur eine Ansicht. Das Original bleibt unverändert archiviert, Folnaro prüft es vor dem Anzeigen anhand seiner Prüfsumme. Mit XML anzeigen siehst du die Datei, wie sie angekommen ist. Mit Drucken … druckst du die lesbare Fassung, mit Teilen gibst du die Originaldatei weiter. Anhänge der E-⁠Rechnung öffnest du mit Quick Look.

Rechtlicher Hintergrund Bei einer E-⁠Rechnung ist die XML-Datei das Original, das du aufbewahren musst, nicht ihre lesbare Darstellung. Folnaro archiviert deshalb die empfangene Datei unverändert. Aufbewahrt wird sie acht Jahre lang wie jeder Beleg.

Häufige Probleme

Die Rechnung lässt sich nicht fertigstellen, weil Angaben für die E-⁠Rechnung fehlen.: Der Kunde steht auf Immer oder ist eine Behörde. Das Blatt nennt die fehlende Angabe. Ergänze sie in deinem Profil oder beim Kunden und stelle die Rechnung erneut fertig.
Die Leitweg-ID wird nicht angenommen.: Die Prüfziffer am Ende stimmt nicht, meist ein Tippfehler. Kopiere die Leitweg-ID direkt aus dem Auftrag oder frage bei der Behörde nach.
Das Portal der Behörde lehnt die XRechnung ab.: Lies die Meldung des Portals. Fehlt eine Referenz, trage sie in einer neuen Rechnung in der Referenzzeile ein. Eine fertiggestellte Rechnung änderst du nicht, du stornierst sie und schreibst eine neue.
Dein Kunde findet keine Daten im PDF.: Der Kunde ist eine Privatperson, steht auf Nie oder auf Automatisch mit unvollständigen Angaben. Stelle ihn auf Immer, damit Folnaro fehlende Angaben beim Fertigstellen nennt.
Eine empfangene XML-Datei wird als sonstige Rechnung übernommen.: Die Datei ist keine E-⁠Rechnung in einem bekannten Format. Bitte den Absender um eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF.