Dokumente online zeigen

Mit der Online-Ansicht öffnet dein Kunde ein Angebot, eine Rechnung oder eine Gutschrift auch im Browser, ohne Konto und ohne App. Du siehst, an welchem Tag er es online geöffnet hat. Das PDF hängt wie immer an der E-⁠Mail: Die Rechnung ist der Anhang, die Online-Ansicht ist ein Extra.

Ab Version 1.2 Die Online-Ansicht gibt es ab Folnaro 1.2.

Was die Online-⁠Ansicht ist

Verschickst du ein Dokument per E-⁠Mail, schreibt Folnaro auf Wunsch einen Satz mit einem Link dazu, etwa „Sie können das Dokument auch online ansehen“ mit einem Link wie https://dokument.folnaro.app/#Vb2xQ8mT4kLp9sWq3nYd7c. Hinter dem Link liegt eine verschlüsselte Kopie des Dokuments, das du gerade verschickst.

Der Anhang bleibt: Das PDF hängt weiter an der E-⁠Mail, ebenso die XRechnung, wenn dein Kunde sie bekommt. Der Anhang ist dein Versand. Die Online-Ansicht kommt nur dazu.
Genau dieselbe Datei: Online liegt das PDF, das Folnaro beim Fertigstellen archiviert hat, Byte für Byte. Folnaro prüft es vor dem Hochladen gegen seine Prüfsumme und erzeugt es nie neu.
Für diese Dokumente: Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen, Rechnungskorrekturen, Stornorechnungen und Gutschriften, die du verschickst. Lieferscheine haben keine Online-Ansicht. Gutschriften, die du erhältst, auch nicht, denn die verschickst du nicht.
Größe: Das PDF darf bis zu 4 MB groß sein, alle Dateien eines Dokuments zusammen bis zu 6 MB. Folnaro-PDFs sind viel kleiner. Ist ein Dokument doch größer, geht die E-⁠Mail ohne Online-Ansicht. Das Versandfenster sagt dir, warum.

Die Online-⁠Ansicht beilegen

Öffne das Versandfenster wie gewohnt mit Dokument > Verschicken … (⇧⌘M).
Setze das Häkchen bei Online-Ansicht beilegen. Ein Satz darunter erklärt dann, dass dein Kunde das Dokument im Browser ansehen kann und du siehst, an welchem Tag er es geöffnet hat.
Beim ersten Mal zeigt Folnaro den Vertrag zur Auftragsverarbeitung für die Online-Ansicht, weil der Dienst die Dokumente deiner Kunden in deinem Auftrag speichert, verschlüsselt und ohne sie lesen zu können. Lies ihn und nimm ihn an.
Im Text steht jetzt ein Satz mit dem Platzhalter {Online-Link}. Folnaro setzt den Link erst beim Senden ein.
Klicke auf Senden.

Das Versandfenster einer Rechnung mit Online-Ansicht beilegen.

Folnaro merkt sich deine Wahl für jeden Kunden. Hast du den Vertrag angenommen, ist das Häkchen beim ersten Mal gesetzt, danach so, wie du es bei diesem Kunden zuletzt gewählt hast. Verschickst du ein Dokument erneut, nimmt Folnaro denselben Link, solange er noch gilt. Ist er abgelaufen, bekommt das Dokument einen neuen.

Die E-⁠Mail wartet nie länger als 10 Sekunden auf das Hochladen. Klappt es nicht, etwa weil dein Mac gerade offline ist, geht die E-⁠Mail ohne den Satz mit dem Link raus, mit dem PDF wie immer. Der Versand im Inspektor nennt den Grund. Mit Online-Ansicht nachreichen erstellst du den Link später und schickst ihn mit einer kurzen E-⁠Mail hinterher. Verschickst du über Apple Mail, erstellt Folnaro den Link, bevor die E-⁠Mail in Mail erscheint.

Wo der Satz in deinen eigenen Texten steht, legst du in den E-⁠Mail-Vorlagen fest, siehe Die Online-Ansicht mitschicken.

Was dein Kunde sieht

Dein Kunde sieht oben deinen Namen mit Logo oder Kürzel. Darunter steht das Dokument mit Nummer, Datum, Betrag und Fälligkeit, bei einem Angebot das Datum, bis zu dem es gilt. Mit einem Klick lädt er das PDF herunter, ebenso die E-⁠Rechnung als XML, wenn es eine gibt.

Bei einer offenen Rechnung zeigt eine Karte, wie er bezahlt: Empfänger, IBAN, Verwendungszweck und Betrag, einen GiroCode für seine Banking-App und den Zahlungslink, wenn das Dokument einen hat. Es sind dieselben Angaben wie auf dem PDF. Darunter steht das PDF selbst, auch auf dem Telefon gut lesbar.

Die Seite deines Kunden mit der Rechnung, der Karte zum Bezahlen und dem PDF.

Unten bittet die Seite deinen Kunden, das PDF für seine Unterlagen zu speichern. Sie sagt ihm auch, dass du nur den Tag siehst, an dem er die Seite zuerst und zuletzt geöffnet hat. Die Seite spricht deinen Kunden so an, wie du es beim Kunden eingestellt hast, standardmäßig mit „Sie“. Sie erscheint auf Deutsch oder Englisch.

Mit Als Kunde ansehen öffnest du die Seite in deinem Browser und siehst, was dein Kunde sieht. Diese Vorschau zählt nie als geöffnet.

Was „Online geöffnet“ bedeutet

Im Inspektor eines Dokuments steht im Abschnitt Versand, an welchem Tag dein Kunde die Seite geöffnet hat: Zuerst geöffnet und Zuletzt geöffnet, oder Noch nicht geöffnet. In der Liste steht neben dem Status zum Beispiel „Gesendet · Online geöffnet am 12.10.“.

Der Abschnitt Versand im Inspektor mit den Tagen, an denen dein Kunde die Rechnung online geöffnet hat.

Als geöffnet zählt nur, wenn ein Mensch wirklich hingeschaut hat. Die Seite meldet sich erst, wenn die erste Seite des PDFs zu sehen ist, der Tab sichtbar ist und dein Kunde geklickt, gescrollt oder getippt hat oder die Seite 8 Sekunden lang sichtbar war. Automatisch gesteuerte Browser zählen nicht, deine eigene Vorschau auch nicht. In den ersten 30 Sekunden nach dem Hochladen zählt gar nichts, denn dann prüfen oft Sicherheitsdienste die E-⁠Mail.

Du siehst nur den Tag nach deutscher Zeit: keine Uhrzeit, keine Anzahl, keine Adresse. Was das für dich heißt:

Online geöffnet heißt, dass jemand die Seite offen hatte. Ob er das Dokument geprüft hat, weiß Folnaro nicht.
Selten öffnet der Sicherheitsdienst einer Firma einen Link so gründlich, dass er trotzdem als geöffnet zählt.
Leitet dein Kunde die E-⁠Mail weiter, etwa an seine Buchhaltung, zählt auch das Öffnen durch eine Kollegin.
Noch nicht geöffnet heißt nicht, dass die E-⁠Mail nicht angekommen ist. Viele öffnen einfach den Anhang.

Öffnet dein Kunde ein Dokument zum ersten Mal, schickt Folnaro dir eine Mitteilung, etwa „Kranich Yoga hat RE-2026-0142 geöffnet“. Ein Klick öffnet das Dokument. Du schaltest das mit Mitteilung, wenn ein Kunde ein Dokument öffnet aus, siehe Allgemein.

Folnaro fragt beim Dienst nach, solange eine Online-Ansicht noch nicht geöffnet ist: in den ersten 48 Stunden nach dem Senden alle 30 Minuten, danach alle 4 Stunden, außerdem beim Start und wenn dein Mac aufwacht. Ein neuer Tag unter Zuletzt geöffnet kann deshalb etwas später erscheinen.

Wie lange ein Dokument online bleibt

Die Kopie online ist kein Archiv. Dein Original bleibt in Folnaro, solange die Aufbewahrungsfrist läuft. Dein Kunde hat den Anhang. Darum bleibt ein Dokument nur so lange online, wie es hilft:

Dokument	Online bis	Höchstens
Rechnung, Abschlags- und Schlussrechnung	14 Tage nach der Zahlung oder Abschreibung. Eine Mahnung per E-⁠Mail hält sie bis 30 Tage nach der Mahnung online.	180 Tage nach dem Senden, mit Mahnungen 365 Tage
Angebot, Auftragsbestätigung	30 Tage nach dem Tag, bis zu dem das Angebot gilt, oder nach Annahme oder Ablehnung. Ohne dieses Datum 90 Tage nach dem Senden.	180 Tage
Rechnungskorrektur, Stornorechnung, Gutschrift	60 Tage nach dem Senden	60 Tage

Stornierst du eine Rechnung, endet ihre Online-Ansicht sofort. Danach zeigt die Seite 30 Tage lang nur noch deinen Namen und den Titel des Dokuments mit dem Hinweis, dass es nicht mehr online ist. Dann löscht der Dienst alles. Das Ende kommt auch, wenn dein Mac aus ist oder du Folnaro nicht mehr nutzt, denn der Dienst beendet den Link zum Ablauf von selbst.

Die Online-⁠Ansicht verwalten

Im Inspektor eines verschickten Dokuments steht im Abschnitt Versand zum Beispiel in der Zeile Online-Ansicht „Online bis 14.04.2027“. Über das Menü mit den drei Punkten erreichst du:

Link kopieren legt den Link in die Zwischenablage, etwa für eine Nachricht.
Als Kunde ansehen öffnet die Seite in deinem Browser. Das zählt nie als geöffnet.
Um 30 Tage verlängern schiebt das Ende hinaus.
Online-Ansicht beenden beendet sie sofort. Die Seite zeigt dann 30 Tage lang nur noch den Hinweis, dass das Dokument nicht mehr online ist. Löschst du dabei auch die Kopie, ist sofort alles weg.

Ging eine E-⁠Mail ohne Online-Ansicht raus, weil das Hochladen nicht geklappt hat, steht im Abschnitt ein Hinweis mit dem Grund und Online-Ansicht nachreichen.

Löschst du die persönlichen Daten eines Kunden, beendet Folnaro alle seine Online-Ansichten. Die Online-Ansicht gehört zum Verschicken deiner Dokumente: Auch nach der Testphase verschickst du fertige Dokumente mit ihr. Die Tage des Öffnens siehst du weiter, Beenden geht immer.

Wie sicher das ist

Ende-zu-Ende-verschlüsselt: Folnaro verschlüsselt das Dokument, deinen Namen und die Zahlungsangaben auf deinem Mac (AES-256-GCM). Der Schlüssel steckt im Link hinter dem Zeichen #. Diesen Teil sendet ein Browser nie an einen Server. Der Dienst unter dokument.folnaro.app kann das Dokument nicht lesen.
Was der Dienst speichert: die verschlüsselten Dateien mit Prüfsummen und Größen sowie Datumsangaben wie das Ende der Online-Ansicht. Dazu kommen die zwei Tage des ersten und letzten Öffnens, eine Kennung deines Kanals, über den Folnaro vom Öffnen erfährt, sowie ein Prüfwert deiner Installation gegen Missbrauch.
Kein Tracking: Folnaro setzt kein Zählpixel in die E-⁠Mail, die E-⁠Mail lädt nichts nach. Die Seite setzt keine Cookies und lädt nichts von Dritten. Der Dienst speichert keine IP-Adresse. Um Missbrauch zu bremsen, rechnet er sie in einen Wert um, der jeden Tag wechselt und sich nicht zurückrechnen lässt.
In der EU und nur auf Zeit: Der Dienst läuft bei Cloudflare, die Daten liegen in der EU. Endet eine Online-Ansicht, bleiben 30 Tage lang nur dein Name und der Titel, dann ist alles gelöscht.
Die Schlüssel bleiben bei dir: Den Link und den Schlüssel zum Beenden legt Folnaro im Schlüsselbund ab, nicht in der Datenbank.

Was du wissen solltest: Der Link funktioniert für jeden, der ihn hat, ohne Passwort. Das ist so gewollt, denn dasselbe PDF liegt ohnehin als Anhang in der E-⁠Mail. Leitet dein Kunde die E-⁠Mail weiter, kann ein anderer das Dokument sehen. Entschlüsselt wird es im Browser deines Kunden, von der Seite, die der Dienst ausliefert. Du vertraust also darauf, dass Folnaro diesen Code nicht so ändert, dass er das Dokument liest.

Rechtlicher Hintergrund Für die Daten deiner Kunden bist du verantwortlich. Der Dienst speichert sie in deinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO, dafür stimmst du dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu. Die Seite sagt deinem Kunden selbst, dass du den Tag des ersten und letzten Öffnens siehst. Was der Dienst speichert und wie lange, steht in der Datenschutzerklärung auf folnaro.app.

Mit mehreren Macs

Die Tage des Öffnens kommen über iCloud auf alle deine Macs, die Mitteilung bekommst du nur einmal. Den Schlüssel zu einem Link legt Folnaro im Schlüsselbund des Macs ab, auf dem du das Dokument verschickt hast. Nutzt du den iCloud-Schlüsselbund, kommt er auch auf deine anderen Macs. Ohne ihn siehst du dort die Tage, kannst den Link aber nicht kopieren oder beenden. Dafür öffnest du Folnaro auf dem Mac, der den Link erstellt hat.

Agenten und die Online-⁠Ansicht

Agenten sehen über MCP mit documents_online_view_status, welche verschickten Dokumente online geöffnet wurden und an welchem Tag. Mit dem Recht Versand unter Einstellungen … > Agenten beenden oder verlängern sie eine Online-Ansicht. Den Link selbst bekommt ein Agent nur, wenn du Agenten dürfen Links weitergeben einschaltest. Auch für Agenten gilt: Noch nicht geöffnet heißt nicht, dass die E-⁠Mail nicht angekommen ist. Siehe Agenten über MCP verbinden.

Häufige Probleme

Folnaro zeigt „online geöffnet“, aber mein Kunde sagt, er hat nichts bekommen.: Vielleicht hat der Sicherheitsdienst seiner Firma den Link geöffnet, oder eine Kollegin hat die weitergeleitete E-⁠Mail geöffnet. Frage nach, an wen die E-⁠Mail bei ihm geht. Verschicke das Dokument bei Bedarf mit Erneut verschicken … noch einmal.
Seit Tagen steht „Noch nicht geöffnet“.: Dein Kunde hat vielleicht nur den Anhang geöffnet, das sieht Folnaro nicht. Ist die Rechnung überfällig, schlägt dir Folnaro beim Mahnen vor, sie erst noch einmal zu verschicken, siehe Mahnen mit Online-Ansicht.
Die E-⁠Mail ging ohne Online-Ansicht raus.: Das Hochladen hat nicht in 10 Sekunden geklappt, der Dienst war ausgelastet oder das Dokument war zu groß. Den Grund nennt der Abschnitt Versand im Inspektor. Prüfe deine Internetverbindung und klicke dort auf Online-Ansicht nachreichen.
Link kopieren und Beenden fehlen auf diesem Mac.: Der Schlüssel zum Link liegt auf dem Mac, auf dem du das Dokument verschickt hast. Auf andere Macs kommt er nur mit dem iCloud-Schlüsselbund. Öffne Folnaro dort. Die Tage des Öffnens siehst du auch hier.