Verträge unterschreiben lassen

Dein Kunde bekommt den Vertrag als versiegeltes PDF. Er unterschreibt es auf dem iPhone, iPad oder Mac mit Markieren oder ausgedruckt auf Papier und schickt es dir zurück. Du legst die unterschriebene Fassung in Folnaro ab. Folnaro ordnet sie dem richtigen Vertrag zu.

So läuft es ab

Du verschickst den Vertrag, siehe Einen Vertrag verschicken. Folnaro versiegelt das PDF: Jede Seite trägt unten die Vertragsnummer und den Prüfwert, die letzte Seite Unterschriften zusätzlich einen QR-Code.
Dein Kunde unterschreibt auf der Seite Unterschriften im Feld Unterschrift und trägt Ort und Datum ein.
Er schickt dir das unterschriebene PDF oder einen Scan per E-⁠Mail zurück.
Du legst die Datei in Folnaro ab. Folnaro erkennt den Vertrag, legt die Fassung ab, setzt den Status auf Unterschrieben und sagt dir, ob alle Seiten so sind, wie du sie verschickt hast.

Dafür braucht dein Kunde kein Konto und keine App. Alles, was er braucht, hat sein Gerät schon. Auf der Seite Unterschriften steht auch für ihn in einem Satz, wie es geht.

Die Seite Unterschriften mit deiner Unterschrift, dem freien Feld für deinen Kunden und dem QR-Code.

Die eigene Unterschrift

Du kannst selbst schon unterschreiben, bevor der Vertrag rausgeht. Hinterlege dafür einmal deine Unterschrift:

Wähle Folnaro > Einstellungen … und klicke auf Verträge.
Unterschreibe unter Unterschrift auf der Fläche Hier unterschreiben mit dem Trackpad oder der Maus. Mit Neu beginnen fängst du von vorn an.
Klicke auf Unterschrift sichern. Hast du deine Unterschrift schon als Bild auf weißem Grund, wähle stattdessen Bild wählen ….

Folnaro bewahrt die Unterschrift im Schlüsselbund dieses Macs auf. Mit Neu zeichnen ersetzt du sie, mit Entfernen löschst du sie.

Beim Verschicken schaltest du Selbst schon unterschreiben ein und bestätigst mit Touch ID. Folnaro setzt deine Unterschrift dann auf die Seite Unterschriften. Lässt du den Schalter aus, bleibt dein Feld frei. Du unterschreibst das PDF dann selbst oder auf dem Papier. Im Inspektor siehst du unter Unterschrift, ob sie drauf ist.

Wie dein Kunde unterschreibt

Die E-⁠Mail zum Vertrag enthält eine kurze Anleitung. Fragt dein Kunde nach, kannst du ihm die passenden Schritte von hier weitergeben.

Auf dem iPhone oder iPad

Tippe in der E-⁠Mail auf das PDF.
Tippe oben auf das Stiftsymbol für Markieren.
Tippe auf das Plus und wähle Unterschrift hinzufügen. Unterschreibe mit dem Finger oder dem Apple Pencil.
Ziehe die Unterschrift auf der Seite „Unterschriften“ in das freie Feld „Unterschrift“ und tippe auf Fertig.
Tippe auf das Teilen-Symbol und schicke das PDF als Antwort auf die E-⁠Mail zurück.

Auf dem Mac

Öffne das PDF in Vorschau.
Klicke auf das Stiftsymbol für Markieren und dann auf das Symbol für Unterschriften.
Wähle eine gesicherte Unterschrift oder lege mit dem Trackpad oder der Kamera eine neue an.
Ziehe die Unterschrift auf der Seite „Unterschriften“ in das freie Feld „Unterschrift“, sichere das PDF und hänge es an deine Antwort.

Auf Papier

Drucke den Vertrag vollständig aus.
Unterschreibe auf der Seite „Unterschriften“ im freien Feld „Unterschrift“ und trage Ort und Datum ein.
Scanne alle Seiten, etwa mit der Notizen-App auf dem iPhone oder einem Scanner. Schicke den Scan dann zurück. Ein gut lesbares Foto jeder Seite geht auch.

Will dein Kunde lieber per Post antworten, scannst du die Seiten selbst, sobald der Brief da ist. Den Scan legst du ab wie unten beschrieben.

Die unterschriebene Fassung ablegen

Du hast mehrere Wege, je nachdem, wo die Datei gerade ist:

Ziehe das PDF oder den Scan aus Mail oder dem Finder auf das Fenster des Vertrags.
Ziehe die Datei auf die Vertragsliste oder auf das Folnaro-Symbol im Dock. Folnaro sucht den passenden Vertrag selbst.
Klicke in der Symbolleiste von Verträge auf Unterschriebene Fassung ablegen und wähle die Datei. Auch dann findet Folnaro den passenden Vertrag selbst.
Teile die Datei in Mail, im Finder oder auf dem iPhone mit Teilen > Folnaro.
Wähle den Vertrag aus, dann Dokument > Unterschriebene Fassung ablegen … (⇧⌘U), wähle die Datei und klicke auf Ablegen.

Folnaro legt die Datei sofort ab, setzt den Status auf Unterschrieben und meldet das Ergebnis, zum Beispiel „Unterschriebene Fassung von V-2026-0007 abgelegt“. Die Fassung steht danach im Inspektor unter Dateien, neben der versiegelten Fassung, die unverändert archiviert bleibt.

Folnaro hat einen Scan dem Vertrag V-2026-0007 zugeordnet und abgelegt.

Wie Folnaro den Vertrag erkennt

Folnaro sucht in der Datei nach drei Spuren, in dieser Reihenfolge:

Kennung in den PDF-Metadaten: bleibt erhalten, wenn dein Kunde das PDF mit Markieren unterschreibt.
Prüfwert im Text der Datei: steht unten auf jeder Seite und bleibt lesbar, solange die Datei Text enthält.
QR-Code auf der Seite Unterschriften: hilft bei einem Scan oder Foto, in dem es keinen Text mehr gibt.

Danach vergleicht Folnaro die Seiten mit der verschickten Fassung. Das Ergebnis steht im Inspektor unter Seitenvergleich:

Alle Seiten wie verschickt: Bis auf die Seite Unterschriften stimmt alles überein.
Seiten weichen ab: Folnaro nennt die Seiten gleich beim Ablegen, etwa „V-2026-0007 ist abgelegt. Diese Seiten weichen von der verschickten Fassung ab: 3. Sieh sie dir kurz an.“
Nicht vergleichbar: bei einem unklaren Scan oder wenn nur die Seite Unterschriften zurückkam.

Weichen Seiten ab, sieh sie dir an. Hat dein Kunde nur eine Notiz an den Rand geschrieben, ist nichts zu tun. Hat er am Text etwas geändert, sprich mit ihm. Ist die Datei genau die verschickte Fassung ohne neue Unterschrift, legt Folnaro sie nicht ab und bittet dich um das PDF, das dein Kunde zurückgeschickt hat. Findet Folnaro gar keine Spur, öffne den Vertrag und ziehe die Datei auf sein Fenster.

Das Prüfprotokoll

Das verschickte PDF trägt auf der Seite Unterschriften den Prüfwert (SHA-256) des Vertrags und den Satz „Der Prüfwert und der QR-Code kennzeichnen genau diese Fassung des Vertrags.“ Daneben steht die Art der Unterschrift: einfache elektronische Unterschrift nach eIDAS Art. 3 Nr. 10.

Legst du die unterschriebene Fassung ab, hängt Folnaro an die zurückgekommene Datei ein Prüfprotokoll an. Es hält fest:

Vertragsnummer und Vertragspartner,
wann der Vertrag verschickt wurde und den SHA-256 der verschickten PDF,
wann die Datei zurückkam und wer sie erfasst hat,
wie sie zurückkam, etwa per Drag & Drop, über das Teilen-Menü oder über einen Agenten,
woran Folnaro den Vertrag erkannt hat, das Ergebnis des Seitenvergleichs und den SHA-256 der zurückgekommenen Datei.

Die Seiten vor dem Protokoll sind die Datei genau so, wie sie zurückkam. Die versiegelte Fassung und der Vertragsinhalt hängen als Dateien im PDF. Im Inspektor findest du dieselben Angaben unter Unterschrift und Verlauf. Mit Prüfwert kopieren gibst du ihn weiter, etwa wenn jemand die Fassung nachprüfen will.

Ein Prüfwert zeigt, ob ein Text verändert wurde. Wer unterschrieben hat, zeigt er nicht. Das belegen die Unterschrift selbst und der E-⁠Mail-Verlauf, in dem dein Kunde den Vertrag zurückgeschickt hat. Hebe diese E-⁠Mail deshalb auf.

Was eine Unterschrift auf dem PDF ist

Eine Unterschrift mit Markieren ist eine einfache elektronische Unterschrift. Sie ist die verbreitetste Art, Verträge digital zu unterschreiben. Für die meisten Aufträge von Selbstständigen gilt kein besonderes Formerfordernis: Ein Vertrag kommt schon zustande, wenn ihr euch einig seid. Die Unterschrift hält fest, dass und worauf ihr euch geeinigt habt.

Das europäische Recht kennt drei Stufen:

Einfache elektronische Signatur: eine Unterschrift oder ein Name auf einem elektronischen Dokument. Das ist es, was Folnaro unterstützt.
Fortgeschrittene elektronische Signatur: eindeutig einer Person zugeordnet, etwa über eine geprüfte Identität. Folnaro erzeugt sie nicht.
Qualifizierte elektronische Signatur: mit einem Zertifikat eines zugelassenen Anbieters. Nur sie ersetzt die gesetzliche Schriftform. Folnaro erzeugt sie nicht.

Verlangt das Gesetz für einen Vertrag die Schriftform, etwa bei der Befristung eines Arbeitsvertrags oder einer Bürgschaft, reicht eine Unterschrift auf dem PDF nicht. Dann unterschreibt ihr auf Papier mit der Hand.

Rechtlicher Hintergrund Die einfache elektronische Signatur ist in Art. 3 Nr. 10 eIDAS-Verordnung beschrieben. Ihr darf die Wirkung als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist (Art. 25 Abs. 1 eIDAS). Die gesetzliche Schriftform ersetzt nur die qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a BGB).

Verträge mit Verbrauchern

Ist dein Kunde eine Privatperson wie ein Brautpaar und schließt ihr den Vertrag per E-⁠Mail oder bei ihm zu Hause, hat er in der Regel ein Widerrufsrecht von 14 Tagen. Folnaro erkennt an den Kundendaten, ob er als Privatperson angelegt ist.

Folnaro hängt dem Vertrag dann die Muster-Widerrufsbelehrung und das Muster-Widerrufsformular im amtlichen Wortlaut an. Deine Angaben wie Name und Adresse setzt es ein.
Soll die Arbeit vor Ende der Widerrufsfrist beginnen, braucht es die ausdrückliche Bitte deines Kunden darum. Folnaro setzt dafür zwei Sätze über das Feld für seine Unterschrift. Sie sind voreingestellt, du kannst sie ausschalten.
Für Leistungen zu einem festen Termin aus dem Freizeitbereich gibt es eine Ausnahme vom Widerrufsrecht. Den Hinweis darauf schaltest du in der Ausfüllhilfe selbst ein. Ob die Ausnahme passt, entscheidest du.

Rechtlicher Hintergrund Das Widerrufsrecht bei Fernabsatz- und Außergeschäftsraumverträgen regelt § 312g Abs. 1 BGB, die Muster stehen in Anlage 1 und 2 zu Art. 246a EGBGB. Die Bitte um einen frühen Beginn folgt aus § 356 Abs. 5 Nr. 2 und § 357a Abs. 2 BGB, die Ausnahme für Freizeitleistungen zu einem festen Termin aus § 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB.

Wie lange du Verträge aufbewahrst

Folnaro bewahrt das verschickte PDF, die unterschriebene Fassung und den Verlauf zusammen auf, auch nach einem Nachtrag oder Aufhebungsvertrag. Gelöscht wird nichts, solange du es nicht selbst löschst.

Bewahre unterschriebene Verträge mindestens sechs, bei Zahlungen acht Jahre auf. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Vertrag unterschrieben wurde. Lesen und Exportieren gehen immer, auch ohne Abo.

Rechtlicher Hintergrund Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe bewahrst du sechs Jahre auf, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 1 und 3 AO). Gehört ein Vertrag zu einer Zahlung, gilt er auch als Beleg.

Der Link zum Unterschreiben

Hinweis Den Unterschriftslink bringt ein späteres Update. In dieser Version ist er ausgeschaltet. Verträge gehen bis dahin als versiegeltes PDF raus, wie oben beschrieben.

Mit dem Unterschriftslink bekommt dein Kunde statt des PDFs einen Link. Er öffnet ihn auf dem Handy oder Computer, liest den Vertrag, unterschreibt mit dem Finger, der Maus oder seinem getippten Namen und bekommt eine Kopie. Will er nicht unterschreiben, lehnt er ab und kann einen Grund dazuschreiben. Folnaro holt die Unterschrift selbst ab und legt die unterschriebene Fassung beim Vertrag ab.

Verschlüsselt: Folnaro verschlüsselt den Vertrag auf deinem Mac, bevor er hochgeladen wird. Der Schlüssel steht nur im Link selbst. Der Dienst unter sign.folnaro.app sieht nur verschlüsselte Daten, setzt keine Cookies und gibt nichts an Dritte weiter.
In der EU und nur auf Zeit: Die Daten liegen in der EU. Spätestens 30 Tage nach der Frist zum Unterschreiben sind sie gelöscht.
Für Verbraucher: Dein Kunde sieht die Widerrufsbelehrung, unterschreibt mit Zahlungspflichtig unterschreiben und kann über den Link auch widerrufen. Gesonderte Einwilligungen beantwortet er jeweils mit Ja oder Nein.
Vorher einmal zustimmen: Weil der Dienst Daten für dich verarbeitet, stimmst du vor dem ersten Link unter Einstellungen … > Verträge einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zu.

Zur abgeholten Fassung legt Folnaro ein Prüfprotokoll mit den Zeiten des Dienstes und dem verwendeten Browser. Die Unterschrift über den Link ist wie die auf dem PDF eine einfache elektronische Unterschrift, siehe Was eine Unterschrift auf dem PDF ist. Nach der Testphase kannst du keine neuen Links mehr erstellen. Unterschriften zu Links, die schon verschickt sind, holt Folnaro weiter ab.

Häufige Probleme

Folnaro erkennt den Scan nicht: Der Scan enthält keinen Text und der QR-Code auf der Seite Unterschriften ist unscharf oder abgeschnitten. Wähle den Vertrag aus und dann Dokument > Unterschriebene Fassung ablegen …, oder bitte deinen Kunden um einen schärferen Scan.
Folnaro meldet, dass Seiten abweichen: Dein Kunde hat etwas am Text geändert oder ein anderes Programm hat das PDF neu erzeugt. Die Fassung ist trotzdem abgelegt. Sieh dir die genannten Seiten an. Ist der Inhalt gleich, ist nichts zu tun. Ist er anders, sprich mit deinem Kunden und schreibe bei Bedarf einen Nachtrag.
„Zu diesem PDF passt kein Vertrag.“: Folnaro findet in der Datei keine Spur des Vertrags. Öffne den Vertrag und ziehe das PDF auf sein Fenster.
Mein Kunde findet das Feld für die Unterschrift nicht: Es steht auf der letzten Seite, Unterschriften. Gib ihm die Schritte unter Wie dein Kunde unterschreibt weiter.
Meine Unterschrift fehlt auf dem PDF: Beim Verschicken war Selbst schon unterschreiben aus, unter Einstellungen … > Verträge ist keine Unterschrift hinterlegt oder du hast Touch ID abgebrochen. Der versiegelte Vertrag bleibt, wie er ist. Unterschreibe die Fassung, die dein Kunde zurückschickt, selbst mit Markieren oder auf dem Papier.
Mein Kunde möchte einen Link zum Unterschreiben: In dieser Version gehen Verträge als PDF raus, das auf jedem Gerät unterschrieben werden kann. Den Unterschriftslink bringt ein späteres Update, siehe Der Link zum Unterschreiben.