Rechnungen korrigieren und stornieren

Eine fertiggestellte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern oder löschen. Fehler berichtigst du mit einem neuen Dokument: Eine Stornorechnung hebt die ganze Rechnung auf, eine Rechnungskorrektur ändert nur einen Teil. Folnaro verknüpft beide mit der ursprünglichen Rechnung und zeigt dir, ob du dem Kunden noch Geld erstatten musst.

Was nach dem Fertigstellen noch geht

Im Editor steht dann Fertiggestellt am … und der Hinweis, dass sich der Inhalt nicht mehr ändern lässt. Nummer, Datum, Empfänger, Positionen und Beträge bleiben, wie sie sind. Diese Aktionen bleiben möglich:

verschicken, erneut verschicken oder als verschickt markieren
Zahlungen und Erstattungen erfassen, mahnen und eine Forderung abschreiben (siehe Zahlungen, Erstattungen und Abschreibungen)
als PDF oder XRechnung sichern und drucken
duplizieren (⌘D), daraus entsteht ein neuer Entwurf
in einen Lieferschein umwandeln oder als Serienrechnung einrichten
mit Dokument > Rechnungskorrektur erstellen teilweise korrigieren
mit Dokument > Stornieren … ganz aufheben

Stornieren und Zahlungen erfassen gehen auch ohne aktives Abo. Eine falsche Rechnung zu berichtigen, muss immer möglich bleiben.

Rechtlicher Hintergrund Die GoBD, die Regeln der Finanzverwaltung für digitale Buchführung, verlangen, dass einmal erfasste Aufzeichnungen unveränderbar und nachvollziehbar bleiben. Folnaro sperrt eine fertiggestellte Rechnung deshalb auch in der Datenbank gegen Änderungen und Löschen. Eine Berichtigung ist nach § 31 Abs. 5 UStDV ein eigenes Dokument, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist.

Fehler in einem Entwurf

Ein Entwurf hat noch keine Nummer. Du bearbeitest ihn frei oder löschst ihn mit Bearbeiten > Entwurf löschen …. Das Löschen hinterlässt keine Lücke in deinen Rechnungsnummern. Zeiten, die auf dem Entwurf abgerechnet waren, sind danach wieder offen. Mehrere Entwürfe löschst du in der Liste über das Kontextmenü mit Entwürfe löschen ….

Ein Dokument mit dem Status Wartet auf Nummer ist schon vorbereitet. Mit Dokument > Zurückziehen wird er wieder ein bearbeitbarer Entwurf.

Storno oder Korrektur

Situation	Weg
Falscher Empfänger, falscher Leistungszeitraum, die Rechnung hätte es so nie geben dürfen	Stornieren, auf Wunsch gleich mit korrigierter Kopie
Ein nachträglicher Nachlass, eine Position zu viel, weniger Stunden als berechnet	Rechnungskorrektur über den Betrag der Änderung
Du willst zusätzlich etwas berechnen	Eine neue Rechnung. Eine Rechnungskorrektur mindert den Umsatz immer.

Eine Rechnung stornieren

Ist eine Rechnung insgesamt falsch, stornierst du sie.

Wähle die Rechnung aus und dann Dokument > Stornieren ….
Trage unter Grund (intern) kurz ein, warum, zum Beispiel „falscher Leistungszeitraum“. Der Grund steht im Protokoll, nicht auf dem Dokument.
Lass Danach korrigierte Kopie als Entwurf anlegen eingeschaltet, wenn du gleich eine richtige Rechnung schreiben willst. Schalte es aus, wenn nur storniert werden soll.
Klicke auf Stornieren und korrigieren oder Stornieren.

Der Dialog zum Stornieren mit Grund und korrigierter Kopie

Folnaro legt eine fertiggestellte Stornorechnung mit eigener Nummer an, die alle Beträge umkehrt. Sie zeigt negative Mengen und Beträge mit echtem Minuszeichen, ihre Summe heißt Stornobetrag. Die ursprüngliche Rechnung behält ihre Nummer und wird als Storniert markiert. Beide bleiben in deiner Buchhaltung. Danach öffnet Folnaro die korrigierte Kopie, ohne Kopie die Stornorechnung. Die Kopie bekommt beim Fertigstellen eine neue Nummer.

Wurde auf die Rechnung schon gezahlt, sagt der Dialog das. Die Zahlungen bleiben erfasst, den Betrag erstattest du über den Ausgleich.

Eine Rechnungskorrektur schreiben

Stimmt nur ein Teil, schreibst du eine Rechnungskorrektur über den Betrag der Änderung. Am einfachsten aus der Rechnung selbst:

Wähle die fertiggestellte Rechnung aus und dann Dokument > Rechnungskorrektur erstellen.
Folnaro legt einen Entwurf für denselben Kunden an, mit den Positionen der Rechnung als negative Mengen. Im Inspektor steht unter Korrigierte Rechnung die ursprüngliche Rechnung.
Lass nur die Positionen stehen, um die sich die Rechnung ändert. Passe ihre Mengen an. Mengen trägst du negativ ein, so wie sie auf der Korrektur stehen, zum Beispiel −2 Stunden.
Stelle die Korrektur fertig wie eine Rechnung und verschicke sie.

Ein Entwurf einer Rechnungskorrektur mit negativen Mengen und der korrigierten Rechnung im Inspektor

Ohne Ausgangsrechnung legst du eine Korrektur mit Ablage > Neu > Rechnungskorrektur an und wählst die Rechnung im Inspektor unter Korrigierte Rechnung aus.

Auf dem PDF steht „Rechnungskorrektur“. Positionen, Steuer und Summe sind negativ, die Summe lautet Betrag zu Ihren Gunsten. Im Editor heißt sie Korrekturbetrag. Die Listen zeigen den Betrag negativ wie bei einem Storno, weil er den Umsatz mindert. Unter Folnaro > Einstellungen … > Nummernkreise kannst du mit Eigener Nummernkreis für Rechnungskorrekturen eine eigene Nummernfolge wählen, sonst laufen Korrekturen in den Rechnungsnummern mit.

Eine falsche Rechnungskorrektur hebst du wiederum mit einer Stornorechnung auf. Eine Stornorechnung selbst lässt sich nicht weiter ändern.

Hinweis „Gutschrift“ im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Abrechnung, die dein Kunde für dich ausstellt. Solche Abrechnungen erfasst du unter Gutschriften erhalten. Folnaro nennt die Berichtigung deiner eigenen Rechnung deshalb immer Rechnungskorrektur.

Was Folnaro beim Fertigstellen prüft

Eine Rechnungskorrektur mit positiver Summe lässt sich nicht fertigstellen. Sie würde den Umsatz erhöhen. Was du zusätzlich berechnen willst, gehört auf eine neue Rechnung.
Verweist eine Korrektur oder ein Storno auf keine Rechnung, warnt Folnaro und nennt die beiden Wege, den Verweis zu setzen.
Geht eine Korrektur an einen anderen Kunden als die korrigierte Rechnung, warnt Folnaro mit der Nummer der Rechnung.
Die E-⁠Rechnung einer Korrektur bleibt nach EN 16931 gültig. Wünscht der Kunde eine XRechnung, entsteht sie auch für die Korrektur (siehe E-⁠Rechnungen: XRechnung und ZUGFeRD).

Storno und Korrektur verschicken

Eine fertiggestellte Stornorechnung oder Rechnungskorrektur verschickst du wie eine Rechnung mit Dokument > Verschicken … oder markierst sie mit Als verschickt markieren. Die E-⁠Mail startet mit dem eigenen Text für Stornorechnungen oder Rechnungskorrekturen und nennt die Rechnung, um die es geht. Die Texte passt du unter Folnaro > Einstellungen … > E-⁠Mail-Vorlagen an (siehe Dokumente per E-⁠Mail verschicken).

Mit dem Kunden ausgleichen

Eine Stornorechnung oder Korrektur gibt dem Kunden auf dem Papier Geld zurück. Ob wirklich Geld fließen muss, hängt davon ab, was der Kunde für die ursprüngliche Rechnung schon gezahlt hat. Im Inspektor zeigt der Abschnitt Ausgleich den Betrag Zugunsten des Kunden, alle Erstattungen und Verrechnungen und was Noch zu erstatten ist.

Erstattung: Hat der Kunde schon mehr gezahlt, als er nach der Berichtigung schuldet, überweist du ihm den Rest zurück. Klicke danach auf Erstattung erfassen …, trage Betrag, Datum und Zahlungsart ein und klicke auf Erstattung erfassen. Bis dahin hat das Dokument den Status Erstattung offen.
Verrechnung: Ist die korrigierte Rechnung noch offen, mindert die Korrektur einfach die offene Forderung. Folnaro verrechnet das beim Fertigstellen der Korrektur von selbst. Kommt später noch Geld auf die Rechnung, bietet der Abschnitt Mit … verrechnen an.
Ausgeglichen: Ist nichts mehr offen, steht dort Ausgeglichen, etwa beim Storno einer Rechnung, auf die niemand gezahlt hat.

Der Abschnitt Ausgleich einer Stornorechnung mit noch offener Erstattung

Eine Erstattung mindert Einnahmen und Umsatzsteuer im Zeitraum, in dem das Geld zurückgeht. Mehr dazu unter Zahlungen, Erstattungen und Abschreibungen.

Den Zusammenhang nachvollziehen

Im Inspektor zeigt Verknüpfte Dokumente zu jeder Rechnung ihren Ursprung und alles, was Aus diesem Dokument erstellt wurde, etwa die Stornorechnung, die Korrektur oder die korrigierte Kopie. Jede Änderung, jeder Versand und der Grund eines Stornos landen im Protokoll des Dokuments.

Stornieren durch Agenten

Ein verbundener Agent darf fertiggestellte Rechnungen nur stornieren, wenn du unter Folnaro > Einstellungen … > Agenten die Erlaubnis Dokumente stornieren gibst. Sie ist getrennt vom Schreiben, weil sich ein Storno nicht zurücknehmen lässt. Siehe Agenten über MCP verbinden.

Häufige Probleme

Ich kann eine fertiggestellte Rechnung nicht bearbeiten oder löschen.: Das ist gewollt, die GoBD verlangen es. Storniere sie oder schreibe eine Rechnungskorrektur.
Die Rechnungskorrektur lässt sich nicht fertigstellen, weil sie den Umsatz erhöhen würde.: Die Mengen sind positiv. Trage sie negativ ein, zum Beispiel −2 Stunden. Willst du mehr berechnen, schreibe eine neue Rechnung.
Rechnungskorrektur erstellen ist ausgegraut.: Die Rechnung ist noch ein Entwurf oder schon storniert. Einen Entwurf bearbeitest du direkt. Bei einer stornierten Rechnung korrigierst du die neue Rechnung, die danach entstanden ist.
Nach dem Storno steht Erstattung offen.: Der Kunde hatte schon gezahlt. Überweis ihm den Betrag zurück und erfasse die Erstattung im Abschnitt Ausgleich.
Ein Agent kann nicht stornieren.: Die Erlaubnis Dokumente stornieren ist aus. Schalte sie unter Folnaro > Einstellungen … > Agenten ein, wenn du das willst.