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Kunden, Artikel und Projekte

Unter Stammdaten pflegst du, an wen du schreibst und was du abrechnest. Folnaro übernimmt diese Angaben in jedes neue Angebot und jede neue Rechnung, prüft sie schon beim Eintippen und hilft dir, doppelte Kunden zusammenzuführen.

Einen Kunden anlegen

Ein Kunde braucht nur einen Namen und eine Anschrift, damit du ihm eine Rechnung schreiben kannst. Alles andere ergänzt du, wenn du es brauchst.

1. Wähle Ablage > Neu > Kunde oder klicke unter Kunden in der Symbolleiste auf Neuer Kunde. In der Liste funktioniert auch ⌥⌘N.
2. Wähle die Art: Unternehmen, Privatperson oder Behörde. Trage Firma, Behörde oder Name ein.
3. Trage unter Adresse Straße, PLZ, Ort und Land ein.
4. Ergänze bei Bedarf unter Kontakt E-⁠Mail, Telefon und Kopie an, unter Konditionen Zahlungsziel, Stundensatz, Dokumentsprache und Absender.
5. Klicke auf Sichern.

Die Kundennummer wird automatisch vergeben. Später öffnest du den Kunden mit einem Doppelklick oder mit Bearbeiten im Inspektor. Ein bestehender Kunde öffnet sich ohne aktives Feld, damit kein Tastendruck aus Versehen den Firmennamen ersetzt.

Was Folnaro beim Eintippen prüft

Jedes Feld zeigt seinen Hinweis direkt darunter, sobald etwas nicht stimmt:

• fehlende Straße, PLZ oder Ort, denn Rechnungen brauchen eine vollständige Anschrift
• eine PLZ, die nicht zum Format des gewählten Landes passt
• E-⁠Mail-Adressen und Kopie-Adressen, die nicht wie eine Adresse aussehen
• IBAN mit falscher Prüfziffer, BIC ohne 8 oder 11 Zeichen, eine Steuernummer im falschen Format
• eine USt-IdNr. ohne gültiges Format und eine Leitweg-ID mit falscher Prüfziffer
• ein negativer Stundensatz

Solange ein Wert ungültig ist, bleibt Sichern aus. Daneben steht, was du ändern musst, etwa „Die IBAN ist ungültig. Prüfe sie oder lass das Feld leer.“ Ein leeres optionales Feld ist immer in Ordnung.

Steuer und E-⁠Rechnung beim Kunden

Diese Angaben entscheiden, wie Folnaro Umsatzsteuer und E-⁠Rechnung auf den Dokumenten dieses Kunden behandelt.

• Besteuerung: Automatisch wählt die Besteuerung nach Land, Art und USt-IdNr. Auf jedem Dokument kannst du sie noch ändern.
• USt-IdNr.: Mit Prüfen bestätigt Folnaro die Nummer beim EU-Dienst VIES und zeigt unter Registrierter Name den dort hinterlegten Namen. Antwortet VIES nicht, kannst du trotzdem sichern und später erneut prüfen. Ohne USt-IdNr. kannst du einer EU-Firma keine Rechnung mit Reverse Charge stellen.
• Steuernummer: optional, für Kunden, die dir statt einer USt-IdNr. eine Steuernummer nennen.
• Leitweg-ID: Öffentliche Auftraggeber in Deutschland brauchen sie auf jeder XRechnung. Folnaro prüft die Prüfziffer. Rechnungen an Behörden enthalten immer die E-⁠Rechnung.
• E-⁠Rechnung im PDF: Automatisch, Immer oder Nie. Mit XRechnung als eigene XML-Datei bekommen fertiggestellte Rechnungen die XRechnung zusätzlich als XML-Datei. Sie wird archiviert und an die E-⁠Mail angehängt.
• Bankverbindung: IBAN, BIC und Kontoinhaber des Kunden. Eine Gutschrift nennt diese Bankverbindung als Zahlungskonto in der E-⁠Rechnung.

Anrede: Sie oder du

E-⁠Mails und Dokumente an deine Kunden siezen standardmäßig. Willst du einen Kunden duzen, schalte im Kundenformular unter Konditionen Duzen ein. Der Inspektor zeigt die gewählte Anrede. Folnaro verwendet dann für diesen Kunden die geduzte Fassung deiner E-⁠Mail-Vorlagen und Texte.

Ansprechpartner und weitere Adressen

Gehen Rechnungen an die Buchhaltung und Angebote an die Projektleitung, legst du beide als Ansprechpartner an.

1. Klicke im Kundenformular unter Ansprechpartner auf Ansprechpartner hinzufügen.
2. Trage Name, Funktion und Kontaktdaten ein. Unter Erhält legst du fest, welche Dokumente diese Person bekommt.
3. Markiere eine Person als Hauptkontakt. Dokumente einer Rolle gehen an den ersten Ansprechpartner, der sie erhält, alles andere an den Hauptkontakt.

Unter Weitere Adressen legst du mit Adresse hinzufügen zum Beispiel eine Lieferadresse an. Eine Adresse mit Rolle ersetzt auf diesen Dokumenten die Hauptadresse, etwa die Lieferadresse auf Liefer­scheinen.

Kundenpreise

Für einzelne Kunden kannst du eigene Bezeichnungen und Preise für Artikel festlegen, zum Beispiel einen vereinbarten Rahmenpreis.

1. Wähle den Kunden aus und öffne im Inspektor Kundenpreise.
2. Wähle unter Artikel den Artikel und trage unter Eigene Bezeichnung oder Eigener Nettopreis den eigenen Wert ein. Daneben siehst du den Katalogpreis.
3. Klicke auf Sichern.

Neue Positionen für diesen Kunden übernehmen diese Bezeichnungen und Preise. Bestehende Dokumente behalten ihre Positionen. Mit Kundenpreis entfernen gilt für neue Dokumente wieder der Standardpreis des Artikels. Ein negativer Preis lässt sich nicht sichern.

Kundenkontoauszug

Der Kundenkontoauszug zeigt einem Kunden auf einer Seite, welche Dokumente offen sind und was er schon gezahlt hat. Du brauchst ihn zum Beispiel, wenn ein Kunde nach seinem Stand fragt oder vor einer Mahnung.

1. Wähle den Kunden aus und klicke im Inspektor unter Offene Posten auf Kundenkontoauszug.
2. Wähle unter Dokumente Alle oder Ein Jahr und bei Bedarf das Jahr und die Dokumentsprache.
3. Klicke auf PDF sichern ….

Die Zusammenfassung zeigt die Zahl der Dokumente, die erhaltenen Zahlungen, den überfälligen Betrag unter Überfällig sowie den offenen Betrag unter Offen. Steht dem Kunden Geld zu, etwa weil er eine später stornierte Rechnung schon bezahlt hat oder eine Rechnungs­korrektur den Betrag senkt, nennt Folnaro das getrennt als Guthaben des Kunden. Es versteckt sich nie im offenen Betrag. Offene Dokumente erscheinen immer, auch wenn sie vor dem gewählten Jahr liegen. Die offene Summe entspricht den offenen Posten.

Rentabilität ansehen

Die Rentabilität zeigt, welche Kunden und Projekte sich für dich lohnen.

1. Klicke unter Kunden in der Symbolleiste auf Mehr > Rentabilität ….
2. Wähle unter Ansicht Kunden oder Projekte.
3. Trage unter Interner Stundensatz ein, also was dich eine Arbeitsstunde kostet. Damit bewertet Folnaro die freigegebenen Stunden.

Die Tabelle zeigt je Jahr Umsatz netto, Ausgaben netto, Stunden, Zeitkosten, Marge und Quote. Eine negative Marge ist mit Text gekennzeichnet. Ausgaben zählen, wenn du sie dem Kunden oder einem seiner Projekte zugeordnet hast. Diese Zahlen sind nur intern und erscheinen nie auf Dokumenten. Im Inspektor eines Kunden siehst du dieselben Zahlen für das laufende Jahr.

CSV importieren

Hast du deine Kunden, Artikel oder Rechnungen in einer Tabelle, übernimmst du sie als CSV. Für einen vollständigen Umstieg aus SumUp-Rechnungen, lexoffice oder sevDesk nimm besser den Import in den Einstellungen, siehe Daten aus einem anderen Programm übernehmen.

1. Klicke unter Kunden in der Symbolleiste auf Mehr > CSV importieren ….
2. Wähle unter Importieren, was die Datei enthält: Kunden, Artikel oder Rechnungen.
3. Klicke auf Datei wählen …. Folnaro erkennt Exporte aus lexoffice, sevDesk, FastBill oder jeder Tabelle, zeigt unter Erkannt als die Quelle und schlägt die Spalten vor. Eine Spalte, die du nicht brauchst, stellst du auf Nicht importieren.
4. Bei Rechnungen kannst du mit Erst ab einem Datum ältere Jahre auslassen.
5. Prüfe die Vorschau: Jede Zeile zeigt Neu, Vorhanden oder Übersprungen und ihre Hinweise.
6. Klicke auf Importieren.

Vorhandene Einträge bleiben unverändert. Rechnungen kommen fertiggestellt und schreibgeschützt an, Entwürfe und Angebote werden übersprungen. Die Summe in der Datei zeigt, ob die gespeicherten Beträge zur Datei passen.

Doppelte Kunden erkennen

Ein Kunde ist schnell zweimal angelegt, etwa einmal als „Acme GmbH“ und einmal als „ACME“, oder nach einem Import. Folnaro erkennt solche Dubletten an derselben USt-IdNr., derselben E-⁠Mail-Adresse oder demselben Namen. Groß- und Kleinschreibung, Akzente, Satzzeichen und die Rechtsform zählen dabei nicht.

• Tippst du im Kundenformular einen Namen, eine E-⁠Mail-Adresse oder eine USt-IdNr., die es schon gibt, steht darunter zum Beispiel „Es gibt schon einen Kunden mit diesem Namen: Acme GmbH.“ Mit Öffnen springst du zu diesem Kunden.
• In der Kundenliste zeigt das Suchkürzel Mögliche Dubletten alle Kunden, die einem anderen ähneln. Tippe dazu in das Suchfeld und wähle das Kürzel aus den Vorschlägen.
• Beim Fertigstellen warnt die Prüfung Doppelt abgerechnet, wenn der Kunde schon eine fertiggestellte, nicht stornierte Rechnung mit demselben Betrag für denselben Leistungszeitraum hat. Die Prüfung schaltest du unter Folnaro > Einstellungen … > Prüfungen ein oder aus.

Kunden zusammenführen

Gibt es denselben Kunden zweimal, führst du beide zu einem zusammen. Dokumente, Zeiten und Projekte wechseln dann zu dem Kunden, der bleibt.

1. Wähle in der Kundenliste zwei oder mehr Kunden aus, mit ⌘-Klick oder ⇧-Klick.
2. Wähle im Kontextmenü oder in der Symbolleiste unter Mehr Kunden zusammenführen ….
3. Wähle unter Kunde, der bleibt den Kunden, der weiter besteht.
4. Unter Angaben stehen nur die Angaben, die sich unterscheiden, etwa Adresse, E-⁠Mail oder Zahlungsziel. Klicke bei jeder auf den Wert, den der verbleibende Kunde behält.
5. Unter Wechselt zu … siehst du, was umzieht: Dokumente (davon fertiggestellte), Projekte, Zeiteinträge, Serien­rechnungen, Ausgaben, Kundenpreise, Ansprechpartner, weitere Adressen und geteilte Zeitnachweise.
6. Klicke auf Zusammenführen und bestätige.

Die anderen Kunden werden archiviert, nicht gelöscht. Ihre Kundennummer bleibt auf den Dokumenten, die schon ausgestellt sind.

Ein Zusammenführen widerrufen

Hast du die falschen Kunden zusammengeführt, wähle gleich danach Bearbeiten > Widerrufen (⌘Z). Folnaro nimmt nichts heimlich zurück, sondern schreibt einen eigenen Widerruf ins Protokoll: Die archivierten Kunden sind wieder aktiv und jedes Dokument, jede Zeit und jedes Projekt geht zurück zu seinem früheren Kunden. Mit Bearbeiten > Wiederholen führst du sie erneut zusammen.

Kunden archivieren oder löschen

Folnaro löscht nur, was keine Spuren in deiner Buchhaltung hat. Alles andere wird archiviert.

• Ein Kunde ohne Dokumente lässt sich mit Bearbeiten > Auswahl löschen … (⌘⌫) endgültig entfernen. Die Rückfrage sagt das ausdrücklich.
• Ein Kunde mit Dokumenten wird stattdessen archiviert: Bearbeiten > Archivieren (⌃⌘A). Im Kontextmenü heißt der Befehl dann Kunden archivieren …. Er bleibt mit allen Dokumenten lesbar und erscheint nicht mehr in der Auswahl.
• Archivierte Kunden blendest du über das Menü Anzeigen in der Symbolleiste mit Archiviert oder Alle ein und holst sie mit Wiederherstellen zurück.

Laufen für den Kunden noch Serien­rechnungen, nennt die Rückfrage sie vor dem Archivieren. Sie laufen weiter, erstellen aber erst wieder eine Rechnung, wenn du das in Serien­rechnungen bestätigst. Die Übersicht zeigt dir, wie viele davon auf dich warten.

Für einen archivierten Kunden schreibst du keine neuen Dokumente. Stelle ihn wieder her, um ihm eine Rechnung oder ein Angebot zu schreiben. Für Artikel und Projekte gilt dasselbe: Ein Artikel auf einem Dokument und ein Projekt mit erfasster Zeit oder Dokumenten werden statt gelöscht archiviert.

Artikel und Leistungen

Unter Artikel & Leistungen legst du die Produkte und Leistungen an, die du oft abrechnest. In einer Position fügst du sie über die Bezeichnung oder die Artikelnummer ein.

1. Wähle Ablage > Neu > Artikel oder klicke auf Neuer Artikel.
2. Trage Bezeichnung und bei Bedarf Beschreibung ein. Die Beschreibung steht auf dem Dokument unter der Bezeichnung.
3. Wähle unter Preis die Einheit und trage Nettopreis und Steuersatz ein. Die Artikelnummer ist optional.
4. Klicke auf Sichern.

Die Einheit bestimmt den Einheitencode in der E-⁠Rechnung (UN/ECE), etwa Stunde oder Stück. Bei Stunden gilt ein Projekt- oder Kundensatz vor dem Artikelpreis. Bist du Kleinunternehmer, verwenden deine Dokumente 0 %.

Oben in der Liste zeigt Folnaro Stundensatz im Mittel und Pauschale im Mittel, also den mittleren Nettopreis der gelisteten Leistungen nach Stunden und der Pauschalen. Die Kennzahlen folgen deiner Suche.

Was Folnaro bei Artikeln prüft

• Artikelnummer schon vergeben: Tippst du eine Nummer, die ein anderer Artikel hat, warnt der Editor. Gib jedem Artikel eine eigene Nummer, damit das Einfügen per Nummer eindeutig bleibt. In der Liste sind Nummern markiert, die mehrere aktive Artikel teilen.
• Negativer Preis: Ein Preis kann nicht negativ sein. Für einen Nachlass nimm den Rabatt einer Position oder des Dokuments.
• Bezeichnung fehlt: Ohne Bezeichnung lässt sich der Artikel nicht sichern.

Artikel löschen

Wähle den Artikel und dann Bearbeiten > Auswahl löschen …. Die Rückfrage sagt dir vorher genau, was passiert: Verwendet kein Dokument den Artikel, wird er endgültig gelöscht. Steht er in Dokumenten, wird er archiviert statt gelöscht. Bestehende Dokumente behalten ihre Positionen. Archivierte Artikel zeigst du über Anzeigen wieder an.

Projekte

Projekte bündeln Zeit und Rechnungen je Kunde, mit eigenem Satz, Budget und Rundung. Du findest sie in der Seitenleiste unter Zeit & Projekte. Wie du Projekte anlegst, Sätze und Budgets festlegst und Projektzeit abrechnest, steht unter Mit Projekten arbeiten.

Schnell eine Rechnung oder ein Angebot schreiben

Rechnung und Angebot für einen Kunden stehen als Paar im Menü Ablage und im Kontextmenü. Wähle einen Kunden oder ein Projekt aus und drücke:

Im Menü Ablage steht dabei der Name, etwa Neue Rechnung an „Acme GmbH“. Das Kontextmenü eines Kunden bietet außerdem E-⁠Mail schreiben, Dokumente anzeigen und Kundennummer kopieren. Im Kundeninspektor übernimmst du offene Zeiten mit … h abrechnen direkt in eine Rechnung.

Häufige Probleme

Sichern bleibt ausgegraut

Ein Feld hat einen ungültigen Wert. Neben der Taste steht, welches. Korrigiere den Wert oder lass das optionale Feld leer.

Für einen Kunden lässt sich keine Rechnung anlegen

Der Kunde ist archiviert. Stelle ihn mit Wiederherstellen wieder her.

Statt „Löschen“ bietet Folnaro nur „Archivieren“ an

Der Kunde, Artikel oder das Projekt kommt in Dokumenten oder Zeiten vor. Das muss lesbar bleiben, deshalb archiviert Folnaro. In der Auswahl erscheint der Eintrag danach nicht mehr.

Kunden zusammenführen … ist ausgegraut

Es ist nur ein Kunde ausgewählt. Wähle mit ⌘-Klick mindestens zwei Kunden aus.

VIES hat nicht geantwortet

Der EU-Dienst ist zeitweise nicht erreichbar. Sichere den Kunden trotzdem und klicke später erneut auf Prüfen.

Eine Rechnung zeigt noch die alte Adresse

Fertiggestellte Dokumente behalten die Anschrift, mit der sie ausgestellt wurden. Neue Dokumente übernehmen die geänderte Adresse. Ist die Rechnung noch ein Entwurf, wähle den Kunden darin neu aus.