Zahlungen, Erstattungen und Abschreibungen

Sobald eine Rechnung verschickt ist, wartet sie auf Geld. Hier erfasst du, was eingegangen ist, korrigierst eine falsch erfasste Zahlung, erstattest zu viel Gezahltes und schreibst eine Forderung ab, die nicht mehr einzutreiben ist. Folnaro rechnet den offenen Betrag, den Status und die Wirkung auf die Umsatzsteuer für dich mit.

Was der Status einer Rechnung sagt

Status	Bedeutung
Offen	Fertiggestellt, noch keine Zahlung. Die Liste zeigt, wann die Rechnung fällig ist.
Teilweise bezahlt	Ein Teil ist eingegangen, der Rest ist offen.
Überfällig	Die Zahlungsfrist ist vorbei. Nach einer Mahnung nennt die Liste die Mahnstufe, etwa „1. Mahnung“.
Bezahlt	Nichts ist mehr offen.
Abgeschrieben	Der offene Betrag ist als uneinbringlich abgeschrieben.

Eine Zahlung erfassen

Wähle die Rechnung aus und dann Dokument > Zahlung erfassen … (⇧⌘P). Nach dem Versand steht der Befehl auch in der Symbolleiste.
Der Betrag ist mit dem offenen Betrag vorausgefüllt. Passe ihn an, wenn weniger oder mehr gekommen ist.
Trage Eingegangen am und die Zahlungsart ein: Überweisung, Lastschrift, Karte, Bar, PayPal, Stripe oder Sonstige. Unter Notiz kannst du zum Beispiel den Verwendungszweck festhalten.
Klicke auf Erfassen.

Der Dialog Zahlung erfassen mit vorausgefülltem offenem Betrag

Ist der ganze offene Betrag heute eingegangen, geht es schneller mit Dokument > Als bezahlt markieren (⌥⇧⌘P). Mehrere Rechnungen markierst du in der Liste über das Kontextmenü mit Als bezahlt markieren …. Folnaro erfasst dann für jede Rechnung eine Zahlung über den offenen Betrag mit heutigem Datum.

Zahlungen aus deinem Kontoauszug musst du nicht abtippen. Unter Bank ordnest du Buchungen ihren Rechnungen zu. Folnaro erfasst die Zahlung dann für dich.

Hinweis Zahlungen und Erstattungen erfasst du auch ohne aktives Abo. Sie berichtigen bestehende Dokumente und legen keine neuen an.

Teilzahlungen

Ist der Betrag kleiner als der offene Betrag, zeigt der Dialog Teilzahlung: … bleiben offen. Die Rechnung hat dann den Status Teilweise bezahlt. Im Inspektor stehen unter Zahlungen alle Zahlungen mit Datum und Zahlungsart, darunter die Summe Bezahlt in … Zahlungen und der Betrag, der noch Offen ist.

Bleibt nach Teilzahlungen nur ein kleiner Rest, etwa wegen Bankgebühren, kannst du ihn abschreiben.

Skonto

Steht auf der Rechnung ein Skonto und kommt die erste Zahlung innerhalb der Skontofrist, bietet der Dialog Restbetrag von … als Skonto ausbuchen an. Schaltest du das ein, ist die Rechnung bezahlt. Das Skonto ist keine Einnahme und steht im Zahlungsverlauf. Den Teil, um den sich die Umsatzsteuer mindert, zeigt der Inspektor je Steuersatz als Skonto-Steuerkorrektur. Beim Zuordnen einer Bankbuchung bietet Folnaro dasselbe an.

Rechtlicher Hintergrund Ein Skonto mindert nachträglich das Entgelt. Nach § 17 Abs. 1 UStG sinkt damit auch die Umsatzsteuer, und zwar anteilig für jeden Steuersatz der Rechnung.

Eine Zahlung korrigieren oder löschen

Öffne die Rechnung und suche im Inspektor unter Zahlungen die Zahlung.
Öffne ihr Kontextmenü und wähle Zahlung bearbeiten …, um Betrag, Datum, Zahlungsart oder Notiz zu ändern.
Oder wähle Zahlung löschen. Folnaro fragt mit Betrag und Datum nach, bevor es die Zahlung löscht.

Status und offener Betrag passen sich sofort an. Eine Verrechnung mit einer Rechnungskorrektur lässt sich nicht bearbeiten, nur löschen.

Zu viel bezahlt

Erfasst du mehr als den offenen Betrag, zeigt der Dialog vorher, um wie viel es mehr ist. Danach steht im Inspektor … zu viel bezahlt mit der Schaltfläche Erstattung erfassen …. Im Kundenkontoauszug erscheint der Betrag als Guthaben des Kunden.

Geld zurückzahlen

Eine Erstattung brauchst du, wenn der Kunde mehr gezahlt hat, als er schuldet: nach einer Überzahlung, einem Storno oder einer Rechnungskorrektur einer schon bezahlten Rechnung.

Überweis dem Kunden das Geld.
Klicke im Inspektor der Rechnung, der Stornorechnung oder der Korrektur auf Erstattung erfassen ….
Prüfe Zu erstatten und trage ein, was Erstattet wurde, dazu Erstattet am und die Zahlungsart.
Klicke auf Erstattung erfassen.

Der Dialog Erstattung erfassen mit dem Betrag, der noch zu erstatten ist

Mehr als den offenen Erstattungsbetrag lässt Folnaro nicht zu. Eine Erstattung mindert Einnahmen und Umsatzsteuer im Zeitraum, in dem das Geld zurückgeht. Wie Stornos und Korrekturen mit der ursprünglichen Rechnung verrechnet werden, steht unter Mit dem Kunden ausgleichen.

Eine Forderung abschreiben

Zahlt ein Kunde nicht und ist das Geld nicht mehr einzutreiben, etwa nach einer Insolvenz oder einer erfolglosen Vollstreckung, schreibst du die Forderung ab. Die Rechnung selbst bleibt unverändert.

Wähle die Rechnung aus und dann Dokument > Forderung abschreiben …. Bei einer überfälligen Rechnung bietet der Inspektor die Aktion auch im Abschnitt Forderungsausfall an.
Trage unter Uneinbringlich seit das Datum ein. Gib dazu einen Grund an, zum Beispiel „Insolvenz des Kunden“. Der Grund ist Pflicht.
Klicke auf Abschreiben.

Der Dialog zum Abschreiben einer Forderung mit Datum und Grund

Die Rechnung hat danach den Status Abgeschrieben. Der Inspektor nennt das Datum. Ist die Rechnung noch gar nicht fällig, warnt Folnaro mit dem Fälligkeitsdatum. Schreibe sie dann nur ab, wenn du sicher bist, dass kein Geld mehr kommt.

Rechtlicher Hintergrund Wird eine Forderung uneinbringlich, berichtigst du nach § 17 Abs. 2 UStG die Umsatzsteuer, die du schon abgeführt hast. Das betrifft die Sollversteuerung, bei der die Steuer mit der Rechnung entsteht. Folnaro mindert die Umsatzsteuer dann im Zeitraum der Abschreibung. Bei der Istversteuerung ist ohne Zahlung noch keine Steuer entstanden. Ob eine Forderung wirklich uneinbringlich ist, klärst du im Zweifel mit deiner Steuerberatung.

Einen kleinen Rest abschreiben

Hat der Kunde fast alles bezahlt und bleibt ein kleiner Rest offen, höchstens ein Zehntel des Rechnungsbetrags, bietet der Inspektor Rest abschreiben … an, auch schon vor der Fälligkeit. Das passt bei Bankgebühren oder Rundungen, die du nicht mehr einforderst. Die Umsatzsteuer auf den Rest sinkt im Zeitraum der Abschreibung.

Wenn doch noch Geld kommt

Geht nach einer Abschreibung noch Geld ein, klicke im Abschnitt Forderungsausfall auf Zahlung erfassen …. Folnaro zeigt, was Seitdem eingegangen und Noch abgeschrieben ist. Das Geld wird im Zeitraum des Eingangs wieder versteuert.

War die Abschreibung ein Irrtum, klicke auf Abschreibung zurücknehmen. Die Rechnung ist dann wieder offen. Hast du die Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Zeitraum der Abschreibung schon abgegeben, gib eine berichtigte ab.

Der Kundenkontoauszug

Was ein Kunde dir schuldet und was du ihm schuldest, zeigt der Kundenkontoauszug. Du öffnest ihn im Inspektor des Kunden unter Kunden. Er listet offene Posten und Zahlungen, die offene Summe entspricht den offenen Posten. Beträge zugunsten des Kunden aus Stornos, Rechnungskorrekturen oder Überzahlungen stehen als Guthaben des Kunden darauf. Mit PDF sichern … schickst du ihn dem Kunden. Mehr unter Kundenkontoauszug.

Rechnungen in Fremdwährung

Eine Rechnung in einer anderen Währung als Euro bezahlt dein Kunde in dieser Währung. Zahlungen erfasst du deshalb im Betrag der Rechnungswährung. Für alle Euro-Summen, die Auswertungen und die Umsatzsteuer braucht Folnaro einen Kurs:

Öffne die Rechnung und suche im Inspektor den Abschnitt Wechselkurs.
Trage unter Euro je 1 … den Kurs ein und klicke auf Kurs sichern. Folnaro zeigt dann den Betrag Brutto in Euro.

Ohne Kurs fehlt die Rechnung in allen Euro-Summen. Folnaro weist darauf hin. Die Rechnung selbst bleibt unverändert.

Rechtlicher Hintergrund Für die Umsatzsteuer gilt nach § 16 Abs. 6 UStG der Monatskurs, den das Bundesfinanzministerium für den Monat der Leistung veröffentlicht.

Häufige Probleme

Zahlung erfassen … ist ausgegraut.: Die Rechnung ist noch ein Entwurf, storniert oder schon ganz bezahlt. Stelle einen Entwurf zuerst fertig. Eine bezahlte Rechnung braucht keine weitere Zahlung.
Ich habe eine Zahlung doppelt erfasst.: Oft wurde sie einmal von Hand und einmal über den Bankabgleich erfasst. Lösche die überzählige im Inspektor unter Zahlungen mit Zahlung löschen.
Die Rechnung zeigt … zu viel bezahlt.: Der Kunde hat mehr überwiesen oder eine Zahlung ist falsch erfasst. Korrigiere die Zahlung oder erstatte den Rest mit Erstattung erfassen ….
Die Auswertung zeigt nach einer Abschreibung eine andere Umsatzsteuer.: Bei Sollversteuerung mindert die Abschreibung die Steuer im Zeitraum der Abschreibung. Prüfe unter Auswertungen den Zeitraum und gib bei Bedarf eine berichtigte Voranmeldung ab.