Steuern

Klein­unternehmer­regelung und Wechsel zur Regel­besteuerung

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG schreibst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Folnaro zählt deinen Umsatz mit, warnt rechtzeitig vor der Grenze und trägt den Wechsel zur Regel­besteuerung mit Datum ein.

Klein­unternehmer­regelung einstellen

Die Frage stellt schon die Einrichtung beim ersten Start. Später änderst du es so:

1. Wähle Folnaro > Einstellungen … > Steuern.
2. Schalte im Abschnitt Umsatzsteuer den Schalter Klein­unternehmer­regelung (§ 19 UStG) ein. Darunter nennt Folnaro die aktuellen Grenzen.
3. Trage unter Steuerliche Angaben deine Steuernummer ein. Auf jede Rechnung gehört deine Steuernummer oder deine USt-IdNr.

Ab dann tragen neue Rechnungen den Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ und keine Umsatzsteuer. Artikel und Belege nutzen 0 %. Bei Ausgaben ziehst du keine Vorsteuer ab, der volle Betrag ist deine Ausgabe.

Hast du schon Rechnungen oder Belege gebucht, schaltet der Schalter nicht einfach um. Folnaro fragt dann im Blatt Neuer Steuerstatus, ab wann die Änderung gilt. Einen passenden Tag schlägt es gleich vor. Zeiträume davor behalten ihren Steuerstatus.

Wenn ein Dokument trotzdem Umsatzsteuer ausweist

Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Steht auf einer Rechnung trotzdem Steuer, etwa weil eine Position einen Steuersatz hat oder eine andere Besteuerung gewählt ist, lässt Folnaro sie nicht fertigstellen. Wähle im Inspektor unter Steuern und Zahlung die Besteuerung Kleinunternehmer (§ 19 UStG) oder prüfe Einstellungen > Steuern. Umgekehrt weist Folnaro darauf hin, wenn ein Dokument § 19 UStG nutzt, du aber nicht als Kleinunternehmer eingetragen bist.

Die Umsatzgrenzen

Die Regelung gilt, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Im Gründungsjahr gilt die niedrigere Grenze für den tatsächlichen Umsatz, ohne Hochrechnung auf ein ganzes Jahr.

Folnaro zählt den in Deutschland steuerbaren Nettoumsatz. Leistungen im Ausland zählen nicht mit. Wo du stehst, siehst du an drei Stellen:

• in Einstellungen > Steuern im Abschnitt Kleinunternehmergrenze, mit dem Umsatz des Jahres und der Grenze,
• in der Übersicht, aber nur, wenn es Zeit zum Handeln ist: ab 80 % der Grenze und wenn die Regel­besteuerung gilt, mit einem Hinweis wie „Regel­besteuerung seit …: Steuerstatus eintragen“,
• unter Auswertungen im Abschnitt Steuerstatus.

Ab 80 % der Grenze meldet Folnaro, wie viel noch bleibt. Diese Warnung kommt von der Prüfung Grenze der Klein­unternehmer­regelung in Einstellungen > Prüfungen.

Gegründet im laufenden Jahr? Schalte unter Steuerstatus im Zeitverlauf Kürzlich gegründet ein und trage Gegründet am ein. Dann rechnet Folnaro mit der Grenze des Gründungsjahres. Liegen schon Rechnungen oder Belege vor dem Gründungsdatum, bittet Folnaro dich, das Datum noch einmal zu prüfen.

Wenn eine Rechnung die Grenze überschreitet

Die Rechnung, mit der dein Umsatz die 100.000 € übersteigt, ist bereits regelbesteuert, ebenso jede spätere Rechnung im selben Jahr. Rechnungen davor bleiben steuerfrei.

1. Folnaro zeigt im Entwurf einen Hinweis: Mit dieser Rechnung steigt dein Gesamtumsatz über die Grenze.
2. Beim Fertigstellen stellt Folnaro die Rechnung mit Umsatzsteuer auf die Nettobeträge aus. Positionen mit 0 % bekommen deinen üblichen Steuersatz.
3. Im selben Schritt trägt Folnaro im Steuerstatus-Verlauf ein, dass ab dem Rechnungsdatum die Regel­besteuerung gilt. Der Eintrag nennt die Rechnung, die den Wechsel ausgelöst hat.

Fertiggestellte Rechnungen ändert Folnaro dabei nie. Eine Rechnung, die vor dem Wechsel fertiggestellt wurde, bleibt so, wie sie ist.

Lag schon der Umsatz im Vorjahr über 25.000 €, gilt die Regel­besteuerung für das ganze Jahr. Auch darauf weist der Entwurf hin.

Den Steuerstatus im Zeitverlauf pflegen

Jeder Zeitraum nutzt den Steuerstatus, der damals galt. Eingangsrechnungen folgen dem Status ihres Belegdatums: Vorsteuer ziehst du erst für Belege ab dem Wechsel ab, rückwirkend gibt es keine.

1. Wähle Folnaro > Einstellungen … > Steuern.
2. Klicke unter Steuerstatus im Zeitverlauf auf Änderung eintragen ….
3. Wähle unter Gilt ab den Tag des Wechsels, stelle den neuen Status ein und füge bei Bedarf eine Notiz hinzu.
4. Klicke auf Sichern.

An einem Tag kann nur eine Änderung beginnen. Dokumente und Zeiträume vor diesem Tag behalten den bisherigen Status. Beim Eintragen nennt Folnaro unter dem Datum, was für den Wechsel gilt. Mit Ab … übernehmen bietet es den passenden Tag an:

• Die Klein­unternehmer­regelung beginnt am 1. Januar oder am Tag der Gründung.
• Sie endet im laufenden Jahr nur durch den Umsatz, der die Grenze überschreitet. Das trägt Folnaro selbst ein. Sonst gilt ein Wechsel ab 1. Januar. Ein Verzicht bindet dich fünf Jahre.
• Ein Wechsel zwischen Soll- und Ist-Versteuerung gilt in der Regel ab 1. Januar und braucht die Zustimmung deines Finanzamts.
• Liegt der Tag in einem Zeitraum, für den schon Rechnungen oder Belege gebucht sind, rechnet Folnaro diesen Zeitraum neu. Hast du dafür schon Voranmeldungen abgegeben, musst du sie berichtigen.

Einen Eintrag ändern oder löschen

Einen Eintrag änderst du über Bearbeiten. Zum Löschen klickst du in der Zeile auf Löschen oder im Blatt auf Löschen …. Folnaro fragt dann zum Beispiel „Steuerstatus ab 1. Juli 2026 löschen?“ und erklärt: Zeiträume ab diesem Tag folgen dann wieder dem vorherigen Status. Das lässt sich nicht widerrufen. Erst mit Löschen im Dialog ist der Eintrag weg. Fertiggestellte Rechnungen bleiben dabei unverändert, nur Auswertungen rechnen die Zeiträume neu.

Ob du im Folgejahr wieder unter die Regelung fällst, entscheidest du selbst und trägst es ebenfalls hier ein. Folnaro prüft die Vorjahresgrenze für jedes Jahr, schreibt aber keinen Wechsel zurück in die Klein­unternehmer­regelung.

Besteuerung und Voranmeldung nach dem Wechsel

Mit der Regel­besteuerung stellst du in Einstellungen > Steuern unter Umsatzsteuer-Voranmeldung ein:

• Besteuerung: Soll-Versteuerung (Steuer mit Ablauf des Zeitraums, in dem du die Leistung erbringst) oder Ist-Versteuerung (Steuer bei Zahlungseingang). Die Ist-Versteuerung gestattet das Finanzamt nur auf Antrag (§ 20 UStG), etwa bei einem Vorjahresumsatz bis zur Grenze oder für Freiberufler. Liegt dein Vorjahresumsatz über der Grenze, weist Folnaro darauf hin. Ob du freiberuflich tätig bist, zeigt Freiberufliche Tätigkeit, es folgt der Rechtsform in deinem Profil.
• Voranmeldung: monatlich oder vierteljährlich.
• Dauerfristverlängerung, sobald das Finanzamt sie genehmigt hat.

Häufige Probleme

Der Schalter für die Klein­unternehmer­regelung lässt sich nicht bedienen.

Es gibt einen Steuerstatus-Verlauf, er bestimmt den Status. Trage die Änderung unter Steuerstatus im Zeitverlauf mit Änderung eintragen … ein.

Eine Rechnung lässt sich nicht fertigstellen, weil sie Umsatzsteuer ausweist.

Du bist als Kleinunternehmer eingetragen. Stelle die Besteuerung im Inspektor auf Kleinunternehmer (§ 19 UStG) und stelle die Rechnung erneut fertig. Gilt für dich schon die Regel­besteuerung, trage den Wechsel im Steuerstatus-Verlauf ein.

Beim Sichern einer Änderung meldet Folnaro, an dem Tag beginne schon ein anderer Steuerstatus.

An einem Tag kann nur eine Änderung beginnen. Wähle einen anderen Tag oder bearbeite den vorhandenen Eintrag.

Eine Voranmeldung zeigt nach einer Änderung andere Zahlen.

Der neue Status gilt für schon gebuchte Zeiträume. Prüfe die Zahlen unter Auswertungen. Hast du für den Zeitraum schon eine Voranmeldung abgegeben, gib eine berichtigte ab.

Der Umsatz zur Grenze wirkt zu hoch oder zu niedrig.

Folnaro zählt vereinnahmte Nettoentgelte, die in Deutschland steuerbar sind, Leistungen im Ausland nicht. Prüfe, ob Zahlungen den Rechnungen zugeordnet sind und ob Gründungsdatum und Besteuerung der Rechnungen stimmen.