Zeit, Ausgaben und Bank

Mit Projekten arbeiten

Ein Projekt bündelt die Zeit und die Rechnungen für einen Auftrag eines Kunden. Es kann einen eigenen Stundensatz, eine eigene Rundung, ein Budget und Inklusivstunden haben. Folnaro zeigt dir jederzeit, wie viel erfasst, wie viel noch nicht abgerechnet und wie viel vom Budget verbraucht ist.

Wann sich ein Projekt lohnt

Für einen einzelnen Auftrag ohne besondere Absprachen reicht der Kunde. Ein Projekt brauchst du, wenn:

• für einen Auftrag ein anderer Stundensatz gilt als sonst für den Kunden
• du eine Schätzung oder einen Kostendeckel im Blick behalten willst
• ein Kunde ein monatliches Stundenkontingent bezahlt
• du Zeiten nach Tätigkeiten wie Konzept oder Umsetzung trennen willst
• mehrere Aufträge desselben Kunden getrennt abgerechnet werden

Ein Projekt anlegen

1. Wähle Ablage > Neu > Projekt oder klicke unter Projekte in der Symbolleiste auf Neues Projekt.
2. Gib dem Projekt einen Name und bei Bedarf eine Farbe und eine Nummer.
3. Wähle unter Kunde den Kunden. Ein Projekt ohne Kunde ist auch möglich, etwa für interne Arbeit. Abrechnen kannst du es erst, wenn ihm ein Kunde zugeordnet ist.
4. Wähle den Status: Geplant, Aktiv, Pausiert oder Abgeschlossen.
5. Lege unter Satz, Budget und Tätigkeiten fest, was für dieses Projekt anders ist. Leere Felder übernehmen die Werte des Kunden.
6. Klicke auf Sichern.

Stundensatz und Satzverlauf

Folnaro sucht den Satz einer Stunde in dieser Reihenfolge: zuerst der Projektsatz, dann der Satz des Kunden, dann dein Standardsatz. Ist das Feld Stundensatz leer, steht dort Übernommen.

Ein geänderter Satz gilt ab heute. Frühere Zeiten behalten ihren Satz. Bestehende Rechnungspositionen ändern sich nie. Für einen anderen Tag oder eine einzelne Tätigkeit fügst du einen Satz im Satzverlauf hinzu:

1. Öffne das Projekt mit Bearbeiten. Satzänderungen mit Datum sind möglich, sobald das Projekt einmal gesichert ist.
2. Trage unter Satz im Feld Neuer Satz den Satz ein und wähle unter Gültig ab den Tag. Gilt er nur für eine Tätigkeit, wähle auch die Tätigkeit.
3. Soll ab einem Tag wieder der Satz des Kunden gelten, schalte Stattdessen den Satz des Kunden übernehmen ein.
4. Klicke auf Hinzufügen.

Der Inspektor zeigt unter Satzverlauf, welcher Satz ab wann gilt.

Rundung und Mindestzeit

Viele Verträge legen fest, in welchen Schritten du abrechnest, etwa in Viertelstunden. Unter Rundung wählst du:

• Wie beim Kunden: übernimmt die Regel des Kunden. Hat er keine, gilt die Rundung, die du beim Abrechnen wählst.
• Sekundengenau: rechnet die erfasste Zeit ohne Rundung ab.
• Auf volle Minuten: rundet jeden Eintrag auf die nächste volle Minute auf.
• Ein Takt in Minuten, etwa 15 Minuten: Mit Richtung legst du fest, ob Folnaro Aufrunden, Abrunden oder Kaufmännisch runden soll.

Mit Mindestens pro Eintrag rechnest du jeden Eintrag mit einer Mindestzeit ab, etwa 15 Minuten für ein kurzes Telefonat. Gerundet wird je Eintrag beim Abrechnen. Die erfasste Zeit selbst bleibt unverändert. Der Wert unter Noch nicht abgerechnet rundet genauso, wie es die Rechnung tun würde.

Budget und Freigabe

Unter Budget hältst du fest, was mit dem Kunden vereinbart ist:

• Budget (Stunden) und Budget (Betrag) für eine Schätzung
• Kostendeckel, wenn ein Betrag nicht überschritten werden darf
• Warnen ab: der Anteil des Budgets, ab dem Folnaro dich warnt
• Vom Kunden freigegeben, mit Freigegeben am und Wie freigegeben, zum Beispiel „E-⁠Mail, Anruf oder unterschriebenes Angebot“

Die Liste zeigt je Projekt eine Budgetanzeige. Ist das Budget überschritten, steht beim Projekt Über Budget und im Inspektor Überschritten um, sonst Verbleibend. Ein Budget ohne Freigabe zeigt Noch nicht freigegeben. Lass die Felder leer, wenn das Projekt kein Budget hat.

Inklusivstunden und Abrechnungszyklus

Zahlt ein Kunde ein festes Kontingent, etwa zehn Stunden im Monat, trägst du unter Mehr die Inklusivstunden je Zyklus ein.

1. Wähle den Abrechnungszyklus: Monatlich oder Vierteljährlich. Wähle dann den Stichtag, zum Beispiel Monatsende. Ohne eigenen Zyklus folgt das Projekt dem Zyklus des Kunden.
2. Trage die Inklusivstunden je Zyklus ein.
3. Schalte Ungenutzte Stunden übertragen ein, wenn nicht genutzte Stunden in den nächsten Zyklus wandern.
4. Trage bei Bedarf einen Satz für Mehrstunden ein. Leer gilt der reguläre Satz.

Inklusivstunden werden vor dem Abrechnen abgezogen. Der Inspektor zeigt für den laufenden Zeitraum Erfasst, Verfügbar, Abgedeckt, Abrechenbar und Übertrag. Einträge nach dem Stichtag kommen in den nächsten Zyklus. Wie du Zyklen gesammelt abrechnest, steht unter Abrechnungszyklen und Sammelrechnungen.

Tätigkeiten

Unter Tätigkeiten legst du mit Tätigkeit hinzufügen zum Beispiel „Konzept“, „Umsetzung“ und „Abstimmung“ an. Bei jedem Zeiteintrag wählst du dann die Tätigkeit. Rechnungen und Nachweise zeigen eine Zwischensumme je Tätigkeit. Im Satzverlauf kannst du einer Tätigkeit einen eigenen Satz geben.

Den Stand eines Projekts sehen

Wähle ein Projekt aus. Der Inspektor zeigt unter Zeit:

• Diese Woche mit dem Wochenrhythmus: ein kleiner Balken je Tag zeigt, wann du an dem Projekt gearbeitet hast
• Erfasst, Noch nicht abgerechnet und unter Offener Wert den Wert dieser Zeit
• Vorgeschlagen, wenn ein Agent Zeit vorgeschlagen hat, die du noch freigeben musst
• den gültigen Stundensatz, den Abrechnungszyklus und die Rundung

Darunter folgen Nicht abgerechnete Einträge, die Dokumente des Projekts, der Satzverlauf und deine Notizen. In der Liste filterst du in der Symbolleiste nach Kunde.

Zeit auf ein Projekt erfassen

• Wähle das Projekt aus und dann Timer für dieses Projekt starten im Kontextmenü oder drücke ⌃⌘T.
• Drücke ⌘K und tippe den Projektnamen. In den Treffern startest du den Timer für dieses Projekt direkt.
• Im Timer in der Menüleiste wählst du das Projekt beim Start oder wechselst es, während der Timer läuft.

Ein abgeschlossenes Projekt nimmt keine neue Zeit an und erscheint nicht in der Auswahl von Timer und Zeiteinträgen. Startest du trotzdem einen Timer darauf, fragt Folnaro, ob du es wieder öffnen willst. Mit Öffnen und starten wird es wieder aktiv und der Timer läuft. Ein pausiertes oder geplantes Projekt nimmt weiter Zeit an.

Alles zum Timer, zu Zeiteinträgen und zur Ansicht der Zeiten nach Projekten steht unter Zeit erfassen und abrechnen.

Ein Projekt abrechnen

1. Wähle das Projekt aus.
2. Klicke im Inspektor auf … h abrechnen oder wähle Neue Rechnung an den Kunden im Kontextmenü.
3. Folnaro zeigt eine Vorschau der Positionen mit Rundung, Satz und Inklusivstunden. Prüfe sie und übernimm die Zeiten in die Rechnung.
4. Stelle die Rechnung fertig. Erst dann gelten die Zeiten als Abgerechnet. Solange die Rechnung ein Entwurf ist, stehen sie auf Im Entwurf. Löschst du den Entwurf, sind sie wieder offen.

Mit Zeiten anzeigen springst du zu allen Zeiteinträgen des Projekts.

Projekte abschließen, archivieren oder löschen

• Ist die Arbeit erledigt, stelle den Status auf Abgeschlossen, im Kontextmenü unter Status oder im Editor. Das Projekt bleibt sichtbar, nimmt aber keine Zeit mehr an.
• Mit Bearbeiten > Archivieren (⌃⌘A) verschwindet es aus Liste und Auswahl. Über Anzeigen in der Symbolleiste zeigst du archivierte Projekte wieder an und holst sie mit Wiederherstellen zurück.
• Projekt löschen … entfernt ein Projekt nur, wenn es weder Zeit noch Dokumente hat. Sonst archiviert Folnaro es, damit nichts sein Projekt verliert.

Häufige Probleme

Das Projekt fehlt in der Auswahl des Timers

Es ist abgeschlossen oder archiviert. Stelle den Status auf Aktiv oder stelle es mit Wiederherstellen wieder her.

Neue Rechnung an den Kunden ist ausgegraut

Dem Projekt ist kein Kunde zugeordnet. Öffne es mit Bearbeiten und wähle unter Kunde den Kunden.

Eine Rechnung rechnet mit dem alten Satz

Die Zeiten liegen vor dem Tag, ab dem der neue Satz gilt. Füge im Satzverlauf einen Satz mit einem früheren Gültig ab hinzu und übernimm die Zeiten neu in einen Entwurf. Fertiggestellte Rechnungen behalten ihren Satz.

Die abgerechneten Stunden weichen von den erfassten ab

Die Rundung oder Mindestens pro Eintrag wirkt je Eintrag, oder Inklusivstunden werden abgezogen. Prüfe die Einstellungen unter Satz und Mehr.

Das Projekt lässt sich nicht löschen

Es hat erfasste Zeit oder Dokumente. Archiviere es stattdessen.