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Einstellungen

In den Einstellungen legst du fest, wie Folnaro für dein Unternehmen arbeitet: dein Profil und deine Steuern, wie Dokumente aussehen und nummeriert werden, wie du verschickst, wo deine Daten liegen und was Agenten dürfen. Diese Seite stellt jeden Bereich vor und führt zur ausführlichen Anleitung.

Einstellungen öffnen und durchsuchen

1. Wähle Folnaro > Einstellungen … oder drücke ⌘,.
2. Links stehen die Bereiche in Gruppen: App, Unternehmen, Dokumente, Versand, Daten, dazu Agenten und Abo.
3. Oben in der Seitenleiste tippst du in Suchen ein Wort, etwa „IBAN“, „SMTP“ oder „Logo“. Folnaro zeigt die passenden Bereiche und markiert die Einstellung mit Passt zur Suche. Gibt es keinen Treffer, steht dort Keine passende Einstellung.

Jeder Bereich beginnt mit einem Satz, wofür er da ist. Änderungen gelten sofort, eine Taste zum Sichern brauchst du nur in Formularen wie dem Steuerstatus.

App

Allgemein

Wie Folnaro startet, sich sperrt, dir Bescheid gibt und klingt.

• Start: Folnaro bei der Anmeldung öffnen. So bleiben der Timer in der Menüleiste und die Erinnerungen nach einem Neustart aktiv. Verlangt macOS deine Zustimmung, öffnest du mit Anmeldeobjekte öffnen die Systemeinstellungen.
• Sicherheit: die App-Sperre mit Touch ID oder Anmeldepasswort und nach welcher Zeit ohne Eingabe Folnaro sich sperrt. Siehe Datenschutz und App-Sperre.
• Mitteilungen: ob Folnaro dir Mitteilungen schicken darf, für laufende Timer, fällige Rechnungen und fertige Exporte.
• Töne: Töne beim Fertigstellen und Bezahlen. Sie folgen der Lautstärke für Warntöne in den Systemeinstellungen.
• Animationen: Animationen bei längeren Aktionen. Beim Senden, Importieren, Exportieren oder Sichern zeigt Folnaro eine kurze Szene. Ausgeschaltet siehst du nur den Fortschritt.
• Beispieldaten: ein erfundenes Geschäftsjahr zum Umsehen. Siehe Mit Beispieldaten umsehen.
• Feedback: Ideen, Fehler oder Fragen direkt an die Menschen, die Folnaro machen. Dasselbe erreichst du mit Hilfe > Feedback senden ….

Timer

Wie der Timer in der Menüleiste, auf der Timer-Insel und im Dock erscheint.

• Menüleiste: ob die Menüleiste Nur Symbol, die Laufende Zeit oder Zeit und Projekt zeigt.
• Timer-Insel: die kleine Anzeige oben in der Mitte direkt unter der Menüleiste, auf Wunsch auch ohne laufenden Timer und in Apps im Vollbild.
• Dock: was das Kennzeichen am Dock-Symbol zeigt, etwa die Stunden heute oder überfällige Rechnungen und neue Belege.
• Abwesenheit: nach wie langer Zeit ohne Eingabe Folnaro fragt, was mit der Zeit passieren soll.
• Erinnerung: Erinnern, wenn ein Timer länger läuft als eine gewählte Zahl von Stunden. Die Mitteilung hat eine Taste zum Stoppen.
• Tastatur­kurz­befehle: Kurzbefehle, die in jeder App funktionieren, zum Starten oder Pausieren, zum Öffnen des Timers in der Menüleiste und zum Wechseln des Projekts.

Mehr dazu unter Timer-Einstellungen.

Geteilte Zeiten

Teile Zeiten mit deinen Kunden über einen Ordner, den du bestimmst, etwa in deinem Cloud-Dienst. Unter Standardordner wählst du den Ordner, Folnaro legt darin je Kunde einen Unterordner an. Das Teilen gehört zu deinen Daten und läuft auch nach der Testphase weiter. Siehe Zeiten mit Kunden teilen.

Unternehmen

Profil

Dein Unternehmen, wie es auf Rechnungen, Angeboten und E-⁠Mails steht: Rechtsform, Firmenname, Inhaber, Tätigkeit, Anschrift, Kontakt, das Standard-Zahlungsziel und die Sprache der Dokumente. Diese Angaben stehen in der Absenderzeile und im Fuß jedes Dokuments.

Folnaro prüft jedes Feld gleich bei der Eingabe und sagt, was fehlt oder nicht passt. Bei einer GmbH oder UG trägst du außerdem den Registereintrag und die Geschäftsführung ein.

Steuern

Umsatzsteuer, Steuernummern und Voranmeldung:

• Umsatzsteuer: ob du die Klein­unternehmer­regelung (§ 19 UStG) nutzt.
• Steuerliche Angaben: Steuernummer und USt-IdNr. Auf jede Rechnung gehört eine davon.
• Umsatzsteuer-Voranmeldung: Besteuerung (Soll oder Ist), der Zeitraum der Voranmeldung, Dauerfristverlängerung, das Bundesland für Feiertage und der Meldezeitraum der ZM. Folnaro bereitet die Zahlen je Zeitraum vor, abgeben musst du oder deine Steuer­beratung.
• Steuerstatus im Zeitverlauf: Berichte eines Zeitraums nutzen den Status, der damals galt. Mit Änderung eintragen … hältst du einen Wechsel mit dem Tag fest, ab dem er gilt. Hast du schon fertiggestellte Rechnungen oder Belege, fragt Folnaro bei jeder Änderung, ab wann sie gilt.
• Kleinunternehmergrenze: wie viel deines Umsatzes im Jahr schon auf die Grenze zählt.
• Steuernummern für den Bankabgleich: optional, damit der Bankabgleich Zahlungen an das Finanzamt erkennt.

Mehr dazu unter Klein­unternehmer­regelung und Wechsel zur Regel­besteuerung und Auswertungen: UStVA, ZM und EÜR.

Bankverbindung

Die Bankverbindung auf deinen Rechnungen und Wege, wie deine Kunden zahlen: Kontoinhaber, IBAN, BIC und Bank. Folnaro prüft die IBAN und sagt dir, wenn sie einen Tippfehler hat. Unter Zahlungshilfen schaltest du den GiroCode auf Rechnungen ein und trägst einen PayPal.me-Name ein. Beides erscheint nur auf offenen Rechnungen und Mahnungen in Euro, mit dem offenen Betrag und der Rechnungs­nummer als Verwendungszweck.

Deine Kontoauszüge importierst du nicht hier, sondern unter Bank.

Steuer­beratung

Kontakt, Übergabe des Pakets und DATEV-Nummern deiner Steuer­beratung. Unter Übergabe des Pakets wählst du, ob Folnaro eine E-⁠Mail vorbereitet, das Paket in einen gemeinsamen Ordner legt oder an eine Upload-Adresse von DATEV schickt. Unter DATEV stehen Kontenrahmen, Beraternummer und Mandantennummer. Folnaro prüft die Nummern schon bei der Eingabe und fragt nach, bevor du den Kontenrahmen umstellst. Siehe Steuer­beratung und DATEV.

Dokumente

Gestaltung

Vorlage, Logo und Aufbau deiner Dokumente. Rechts siehst du die Vorschau einer Beispielrechnung mit deinem Profil. Ein Klick darauf öffnet sie groß in der Übersicht (Quick Look).

1. Wähle unter Vorlage eine der Vorlagen Klassisch, Klar oder Kompakt und eine Akzentfarbe: Graphit, Tinte, Petrol, Oxid oder Pflaume. Jede Farbe bleibt auf Weiß gut lesbar und druckt auch in Schwarzweiß als eigener Grauton.
2. Klicke unter Aufbau bei Logo auf Auswählen … und wähle eine PNG-, JPEG-, SVG- oder PDF-Datei. Ein PDF bleibt als Vektor erhalten, ein SVG wird in ein scharfes Bild umgewandelt, ein sehr großes Bild auf die Druckgröße verkleinert. Folnaro prüft das Logo sofort mit derselben Darstellung wie im PDF, damit es auf keinem Dokument fehlt.
3. Wähle die Logoposition: Links, Mittig oder Rechts. Die Position verschiebt nur das Logo. Firmenname und Kontaktzeilen stehen im Briefkopf in jeder Position, neben dem Logo oder ihm gegenüber.
4. Wähle das Papierformat. Auf A4 kannst du zusätzlich Falz- und Lochmarken drucken.

Folnaro in der Datei nennen schreibt Folnaro nur in die PDF-Eigenschaften, auf der Seite erscheint nichts. Fehlen deinem Profil Angaben, die jede Rechnung braucht, oder ist die IBAN ungültig, sagt die Vorschau es dir. Die Gestaltung gilt für alle neuen Dokumente, schon fertiggestellte bleiben, wie sie sind. Schritt für Schritt erklärt unter Gestaltung der Dokumente.

Nummern­kreise

Wie Folnaro deine Dokumente lückenlos nummeriert. Für jede Dokumentart legst du das Format fest, etwa RE-{YYYY}-{####}. Außerdem bestimmst du, wann der Zähler neu beginnt: Jedes Jahr neu, Jeden Monat neu oder Fortlaufend.

• Im Format steht {YYYY} für das Jahr und {MM} für den Monat. {####} ist die laufende Nummer mit führenden Nullen, {N} die ohne. Über Einfügen setzt du sie ein. Fehlt die laufende Nummer oder steht sie zweimal da, sagt Folnaro es dir, bevor etwas gilt.
• Eigener Nummern­kreis für Rechnungs­korrekturen: aus, laufen Rechnungs­korrekturen in den Rechnungs­nummern weiter. An, bekommen sie einen eigenen Kreis, zum Beispiel RK-2026-0001.
• Nächste Nummer: Mit dem Feld Nächster Zählerstand und Festlegen … setzt du eine Nummernfolge aus einem anderen Programm fort. Den Zähler tippst du ohne Tausenderpunkt. Folnaro fragt vor dem Festlegen nach.

Was Folnaro dabei prüft:

• Nummern werden erst beim Fertigstellen vergeben. Entwürfe haben keine Nummer, ein gelöschter Entwurf hinterlässt keine Lücke.
• Der Zähler kann nicht unter eine schon vergebene Nummer fallen. Folnaro sagt dann „Nummern bis … sind schon vergeben. Der Zähler kann erst ab … weiterlaufen.“
• Springst du nach oben, warnt Folnaro, dass eine Lücke entsteht.
• Vergebene Nummern bleiben unverändert, auch wenn du das Format später änderst.

Mahnwesen

Fristen, Gebühren und Texte für jede Mahnstufe: Zahlungs­erinnerung, 1. Mahnung und Letzte Mahnung. Je Stufe legst du fest, wie viele Tage Nach Fälligkeit oder Nach Ablauf der letzten Frist sie fällig wird, die Neue Zahlungsfrist und die Mahngebühr.

• Vor dem Verzug darfst du keine Gebühr verlangen. Geht eine Zahlungs­erinnerung vor dem Verzug hinaus, lässt Folnaro die Gebühr im Schreiben weg.
• Eine Mahngebühr kann höchstens 100,00 € betragen. Liegt sie über den üblichen Kosten, warnt Folnaro.
• 40 € Pauschale bei Unternehmen berechnen: kommt einmal auf die 1. Mahnung, nie bei Verbrauchern.
• Verzugszinsen berechnen: Zinsen ab Verzug nach dem aktuellen Basiszinssatz, getrennt für Verbraucher und Unternehmen. Unter Verlauf des Basiszinssatzes stehen die veröffentlichten Sätze, einen fehlenden trägst du selbst ein.

Siehe Mahnen.

Prüfungen

Prüfungen, die vor dem Fertigstellen auf mögliche Fehler hinweisen. Sie suchen Dokumente, die vollständig, aber wahrscheinlich falsch sind. Manche Hinweise brauchen vor dem Fertigstellen einen Grund, der im Änderungsprotokoll bleibt. Unter Vor dem Fertigstellen schaltest du jede Prüfung einzeln ein oder aus:

• Einheit passt zur Leistung
• Kundentyp passt zum Namen, etwa eine Privatperson mit „GmbH“ im Namen
• Straßenzeile enthält nur die Straße
• Umsatzsteuer bei Inlandskunden: Positionen mit 0 % an einen Kunden im Inland
• Steuerbehandlung passt zum Land
• Bestätigte USt-IdNr.: Reverse Charge ohne gültige VIES-Prüfung
• Nullsteuersatz für Photovoltaik allein
• Grenze der Klein­unternehmer­regelung: ab 80 % der Grenze und wenn eine Rechnung sie überschreitet
• Doppelt abgerechnet: derselbe Kunde, derselbe Betrag, derselbe Leistungszeitraum
• Deine Wortregeln

Unter Wortregeln legst du mit Wortregel hinzufügen … Wörter oder Formulierungen fest, die nie auf einem Dokument stehen sollen, auf Wunsch Nur ganze Wörter und mit einem Hinweis, etwa einer besseren Formulierung. Geprüft werden Titel, Texte und alle Positionen, ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung oder Akzente. Der Hinweis zitiert die Stelle im Dokument und nennt, wo sie steht. Ein Dokument mit so einem Wort lässt sich weiterhin fertigstellen, wenn du einen Grund angibst. Was ein Hinweis bedeutet und wie du eine Prüfung ausschaltest, steht unter Ein Hinweis der Prüfungen erscheint.

Versand

E-⁠Mail

Absender und Postausgangsserver für deine E-⁠Mails.

1. Wähle unter Postausgangsserver (SMTP) deinen Anbieter. Für bekannte Anbieter trägt Folnaro Server, Port und Verschlüsselung ein, sonst wählst du Anderer.
2. Trage Benutzername und Passwort ein. Verlangt der Anbieter ein app-spezifisches Passwort, öffnet Kontoseite öffnen die Seite, auf der du es erstellst.
3. Klicke auf Verbindung testen. Der Test meldet sich beim Server an und sagt Verbunden und angemeldet oder nennt den Grund, warum es nicht geklappt hat.
4. Unter Beim Senden wählst du den Standardabsender und ob du mit Kopie an mich senden eine Kopie bekommst.

Das Passwort liegt in deinem Schlüsselbund, nie in der Datenbank. Ohne Verschlüsselung meldet sich Folnaro nicht an, damit dein Passwort nie lesbar übertragen wird. Konto entfernen … löscht Server, Benutzername und Passwort, Absender und gesendete E-⁠Mails bleiben. Siehe Dokumente per E-⁠Mail verschicken.

Absender

Die Adressen, von denen Folnaro deine Dokumente verschickt, etwa eine eigene für die Buchhaltung. Je Absender gibt es eine Bezeichnung, Name und Adresse, Antwort an, Blindkopie an, eine Signatur und unter Senden über die Wahl zwischen Folnaro (SMTP) und Mail-App. Mit Eigener Mailserver bekommt ein Absender einen eigenen Postausgangsserver. Der erste Absender wird zum Standard. Den Standardabsender kannst du ändern, aber nicht entfernen. Jede E-⁠Mail wird erst gesendet, wenn du auf Senden klickst.

E-⁠Mail-Vorlagen

Die Texte, mit denen deine E-⁠Mails an Kunden und Steuer­beratung beginnen. Wähle unter Vorlage bei E-⁠Mail für die Art, etwa Rechnung, Angebot, Zahlungs­erinnerung, Storno­rechnung oder Rechnungs­korrektur, dazu Sprache und Anrede. Dann änderst du Betreff und Text und setzt mit Platzhalter einfügen Angaben wie Nummer, Betrag oder Fälligkeitsdatum ein.

Kunden bekommen die Vorlage mit „Sie“. Wer beim Kunden auf „du“ steht, bekommt die Vorlage mit „du“. Die Sprache folgt der Sprache des Dokuments. Einen unbekannten Platzhalter oder einen leeren Betreff meldet Folnaro sofort. Siehe Dokumente per E-⁠Mail verschicken.

Daten

iCloud

Halte deine Daten auf jedem deiner Macs gleich. Schalte Mit iCloud synchronisieren ein. Status zeigt, was gerade passiert, Jetzt synchronisieren stößt einen Abgleich an. Hat dieser Mac schon Daten, werden sie mit denen in iCloud zusammengeführt. Gelöscht wird dabei nichts, Folnaro sichert vorher. Mit Aus iCloud entfernen … löschst du die Kopie in iCloud, deine Macs behalten alle Daten. Siehe Mit iCloud synchronisieren und Häufige Fragen.

Archiv

Übergib fertiggestellte Dokumente an dein Archiv, entweder mit An Paperless-ngx hochladen (mit Korrespondent, Dokumenttyp und Tags) oder mit In einen Ordner kopieren für jedes Dokumentenmanagement, das Dateien aus einem Ordner abholt. Dokumente direkt nach dem Fertigstellen übergeben macht das automatisch, Jetzt übergeben holt es nach. Vorhandene Dateien werden nie überschrieben, jedes Dokument wird nur einmal hochgeladen. Siehe Dokumente an ein Archiv übergeben.

Sicherung

Automatische Sicherungen und wo sie liegen. Folnaro sichert einmal am Tag und beim Beenden nach einer Änderung. Jede Sicherung wird durch eine Probewiederherstellung geprüft, bevor sie zählt. Unter Speicherort wählst du einen Ordner, am besten in iCloud Drive oder auf einem externen Laufwerk. Jetzt sichern sichert sofort, eine manuelle Sicherung entfernt nie eine andere. Unter Aufbewahrung siehst du Belege, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Siehe Sicherung und Export.

Import

Stelle eine Folnaro-Sicherung wieder her oder übernimm Daten aus SumUp-Rechnungen, lexoffice (Lexware Office) oder sevDesk. Bei anderen Programmen siehst du immer zuerst eine Vorschau, fertiggestellte Dokumente behalten ihre Nummern. Eine Sicherung ersetzt alle Daten, nachdem Folnaro einen Wiederherstellungspunkt angelegt hat. Hier richtest du auch den beobachteten Ordner für Belege ein. Siehe Daten aus einem anderen Programm übernehmen.

Agenten und Abo

Agenten

Was Agenten über MCP lesen und ändern dürfen. Unter Was Agenten dürfen schaltest du einzeln ein: Lesen, Entwürfe anlegen und bearbeiten, Dokumente fertigstellen, Dokumente stornieren, Versand, Zahlungen vorschlagen, Bankbuchungen, Ausgaben erfassen, Zeiten erfassen und Einstellungen ändern. Unter Agent verbinden wählst du den Client und schreibst die Konfiguration. Jede Änderung durch einen Agenten steht im Protokoll und durchläuft dieselben Prüfungen wie in der App. Siehe Agenten über MCP verbinden.

Abo

Dein Zugang zu Folnaro und was immer dir gehört. Status zeigt deinen Tarif, den Zugang, wann die Testphase endet und ob Neue Dokumente möglich sind. Dort findest du auch Optionen anzeigen, Käufe wiederherstellen und Abos verwalten. Siehe Abo, Testphase und was immer bleibt.

Häufige Fragen

Ich finde eine Einstellung nicht

Tippe ein Wort aus dem Thema in Suchen, etwa „Zahlungsziel“, „Logo“ oder „Mahngebühr“. Die Suche kennt auch Wörter, die nicht im Titel stehen.

Die Vorschau unter Gestaltung zeigt einen Hinweis

Deinem Profil fehlen Angaben, die jede Rechnung braucht, oder die IBAN ist ungültig. Ergänze sie unter Profil oder Bankverbindung.

Folnaro nimmt mein Logo nicht an

Die Datei lässt sich nicht als Bild lesen. Wähle eine PNG-, JPEG-, SVG- oder PDF-Datei, etwa einen neuen Export aus deinem Grafikprogramm.

Ich kann den Zählerstand nicht niedriger setzen

Nummern bis dorthin sind schon vergeben, eine Nummer darf es nur einmal geben. Der Zähler läuft ab der nächsten freien Nummer weiter. Siehe Der Zählerstand lässt sich nicht festlegen.

Eine Einstellung wirkt sich nicht auf eine alte Rechnung aus

Fertiggestellte Dokumente bleiben unverändert, so verlangen es die GoBD. Neue Einstellungen gelten für alle neuen Dokumente.