Loslegen

Erste Schritte mit Folnaro

Beim ersten Start stellt dir Folnaro ein paar Fragen, damit Angebote, Rechnungen und Auswertungen vom ersten Dokument an zu dir und deinem Unternehmen passen. Das dauert etwa zwei Minuten. Deine Daten bleiben auf diesem Mac.

Die Einrichtung durchgehen

Die Einrichtung führt dich in acht Schritten durch alles, was auf deinen ersten Rechnungen stehen muss. Oben siehst du, bei welchem Schritt du bist. Mit Zurück gehst du einen Schritt zurück, mit Weiter einen vor. Jede Antwort kannst du später in den Einstellungen ändern.

Willkommen

Klicke auf Loslegen. Willst du dich erst umsehen, wähle Mit Beispieldaten umsehen, siehe Mit Beispieldaten umsehen. Hast du Folnaro schon benutzt, wähle Aus einer Sicherung wiederherstellen, siehe Von einem anderen Mac umziehen.

Wer stellt die Rechnungen aus?

1. Wähle deine Rechtsform: Freiberuflich, Gewerbe, Gesellschaft (GmbH, UG) oder Etwas anderes.
2. Trage unter Firmenname den Namen so ein, wie er auf deinen Rechnungen stehen soll. Darunter folgt das Feld Inhaber. Bei einer Gesellschaft heißt das Feld Ansprechperson.
3. Bei einer GmbH oder UG kommen die Felder Registereintrag (Amtsgericht und Registernummer) und Geschäftsführung dazu. Mehrere Namen trennst du mit Komma.
4. Trage Straße, Postleitzahl, Ort, Land und E-⁠Mail ein.
5. Die IBAN steht auf deinen Rechnungen. Du kannst sie auch später ergänzen.

Folnaro prüft jedes Feld, sobald du es verlässt. Fehlt etwas Pflichtiges, steht darunter zum Beispiel „Pflicht auf jeder Rechnung: Straße und Hausnummer.“ Eine IBAN mit falscher Prüfziffer meldet „Diese IBAN ist ungültig. Prüfe sie auf Tippfehler.“

Weist du Umsatzsteuer aus?

1. Wähle Ja, ich weise Umsatzsteuer aus oder Nein, ich bin Kleinunternehmer (§ 19 UStG).
2. Trage deine Steuernummer ein. Hast du eine USt-IdNr., trage sie auch ein.
3. Weist du Umsatzsteuer aus, wähle unter Voranmeldung, wie oft du die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgibst. Das steht im Schreiben deines Finanzamts.

Auf jede Rechnung gehört deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. Kleinunternehmer schreiben Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit einem Hinweis auf § 19 UStG, siehe Klein­unternehmer­regelung und Wechsel zur Regel­besteuerung.

Rechnungs­nummern

1. Lege unter Format das Muster für neue Nummern fest. {YYYY} steht für das Jahr, {####} für die laufende Nummer.
2. Hast du schon Rechnungen geschrieben, schalte Ich habe schon Rechnungen geschrieben ein und trage unter Letzte Rechnungs­nummer die Nummer so ein, wie sie auf deiner letzten Rechnung steht.
3. Folnaro liest das Format daraus und zeigt unter Nächste Rechnung die nächste Nummer. Passt die Nummer nicht zum Format, übernimm es mit Format aus der Nummer übernehmen. Hast du ein Format statt einer Nummer eingegeben, hilft Als Format übernehmen.

E-⁠Mail-Versand

Damit Rechnungen direkt aus Folnaro an deine Kunden gehen, verbindest du hier dein E-⁠Mail-Konto. Das Formular ist dasselbe wie in den Einstellungen unter E-⁠Mail.

1. Wähle deinen Anbieter. Folnaro trägt dann Server, Verschlüsselung und Port ein. Bei einem anderen Anbieter trägst du sie selbst ein.
2. Gib Benutzername und Passwort ein. Das Passwort liegt im Schlüsselbund deines Mac. Manche Anbieter verlangen ein App-Passwort. Dann öffnet Kontoseite öffnen die Seite, auf der du es erstellst.
3. Klicke auf Verbindung testen. Folnaro prüft Server und Anmeldung, ohne eine E-⁠Mail zu senden. Bei Erfolg steht dort Verbunden und angemeldet. Aus dem Knopf wird dann Weiter.

Willst du das später erledigen, klicke auf Später in den Einstellungen einrichten. Dann wird hier nichts gespeichert. Mehr unter Dokumente per E-⁠Mail verschicken.

Suche und Tastatur­kurz­befehle

Zwei kurze Schritte zeigen dir, wie du ohne Maus arbeitest:

• Ein Feld für alles: Ein Beispiel zeigt, wie du Kunden, Dokumente und Nummern findest, Befehle ausführst oder eine Ausgabe in einer Zeile erfasst. Wo du das Feld öffnest, zeigen In Folnaro, Aus jeder App und Auch in Spotlight.
• Tastatur­kurz­befehle: die Tasten, die du am häufigsten brauchst. Drücke einen Kurzbefehl zum Ausprobieren, nichts wird ausgeführt. Ein erkannter Befehl zeigt Ausprobiert. Mit Timer-Tasten ändern legst du die Tasten für den Timer fest.

Mit Einführung überspringen lässt du beide Schritte aus. Deine Angaben sind dann schon gesichert. Alle Kurzbefehle findest du unter Tastatur­kurz­befehle.

Alles bereit

Der letzte Schritt zeigt einen Beispielentwurf mit deinem Absender. Ist dein Mac mit iCloud angemeldet, kannst du hier Mit iCloud synchronisieren einschalten. Dann bleiben deine Daten auf jedem Mac mit deinem iCloud-Account gleich, siehe Mit iCloud synchronisieren.

Klicke auf Beispielentwurf öffnen, um zu sehen, wie deine Rechnungen aussehen, oder auf Ohne Beispiel starten.

Mit Beispieldaten umsehen

Bevor du eigene Daten einträgst, kannst du Folnaro mit einem erfundenen Geschäft ausprobieren: mit Kunden, Rechnungen, Zeiten, Ausgaben und Buchungen.

1. Klicke im Willkommensfenster auf Mit Beispieldaten umsehen. Folnaro startet neu und öffnet die Beispieldaten.
2. Unten in der Seitenleiste steht Beispieldaten mit dem Hinweis „Deine Daten bleiben unberührt“.
3. Wähle Folnaro > Zurück zu meinen Daten, wenn du fertig bist. Folnaro startet neu mit deinen eigenen Daten.

Aus den Beispieldaten wird nichts exportiert, weder für die Steuer­beratung noch für das Finanzamt. Was du dort änderst, berührt deine eigenen Daten nicht.

Beispieldaten später öffnen und wieder verlassen

Die Beispieldaten liegen in einem eigenen Ordner. Du kannst sie deshalb jederzeit öffnen, auch nach der Einrichtung:

1. Wähle Folnaro > Einstellungen … > Allgemein.
2. Klicke neben Geschäftsjahr mit Beispieldaten auf Umsehen. Folnaro startet neu mit dem erfundenen Geschäft.
3. Zum Verlassen wähle Folnaro > Zurück zu meinen Daten, klicke in den Einstellungen auf Zurück zu meinen Daten oder nimm das Kontextmenü der Markierung Beispieldaten in der Seitenleiste. Folnaro startet neu mit deinen eigenen Daten.

Solange die Beispieldaten offen sind, melden Exporte für die Steuer­beratung oder das Finanzamt „Mit Beispieldaten nicht verfügbar.“ und die iCloud-Synchronisierung bleibt für sie aus.

Von einem anderen Mac umziehen

Hast du Folnaro schon auf einem anderen Mac benutzt, holst du deine Daten mit einer Sicherung oder über iCloud.

• Sicherung: Klicke im Willkommensfenster auf Aus einer Sicherung wiederherstellen und wähle den Ordner der Sicherung. Folnaro stellt deine Daten wieder her und schließt danach die Einrichtung, ohne die wiederhergestellten Angaben zu überschreiben. Mehr unter Eine Sicherung wiederherstellen.
• iCloud: Hast du auf dem anderen Mac iCloud-Synchronisierung eingeschaltet, schalte sie im letzten Schritt auch hier ein. Deine Daten kommen dann über iCloud, siehe Mit iCloud synchronisieren.

Die Einrichtung später fortsetzen

Du kannst jederzeit auf Später fortsetzen klicken. Deine Antworten bleiben gespeichert.

1. Wähle in der Seitenleiste Übersicht.
2. Klicke in der Karte Erste Schritte neben Einrichtung fortsetzen auf Fortsetzen. Die Einrichtung öffnet sich bei dem Schritt, an dem du aufgehört hast.

Alternativ drückst du ⌘K und suchst nach Einrichtung fortsetzen. Die Karte Erste Schritte führt dich danach weiter: Absender eintragen, Ersten Kunden anlegen, Erste Rechnung schreiben und Daten aus einem anderen Programm übernehmen.

Der Beispielentwurf

Der Beispielentwurf enthält eine Beispielleistung mit 4 h × 85,00 €. Er hat keinen Kunden und lässt sich deshalb nicht fertigstellen. Ändere die Position oder lösche den Entwurf mit Bearbeiten > Entwurf löschen …. Du kannst ihn jederzeit über ⌘K und Beispielentwurf öffnen wieder anlegen.

Profil, Steuern und Bankverbindung ändern

Jede Antwort aus der Einrichtung kannst du später in den Einstellungen ändern.

1. Wähle Folnaro > Einstellungen … oder drücke ⌘,.
2. Unter Unternehmen findest du:
   • Profil: Firmenname, Inhaber, Tätigkeit, Anschrift, Kontakt, Logo, Sprache der Dokumente und Standard-Zahlungsziel.
   • Steuern: Klein­unternehmer­regelung (§ 19 UStG), Besteuerung, Steuernummer, USt-IdNr., Voranmeldung, Dauerfristverlängerung, Meldezeitraum der ZM und Bundesland für Feiertage.
   • Bankverbindung: Kontoinhaber, IBAN, BIC, Bank, GiroCode auf Rechnungen und PayPal.me-Name. Deine Kunden scannen den GiroCode mit ihrer Banking-App.
3. Unter Dokumente > Nummern­kreise änderst du das Format. Mit Festlegen … neben dem Feld Nächster Zählerstand setzt du den Zähler. Er kann nur steigen und nie unter eine schon vergebene Nummer fallen, damit keine Nummer doppelt vergeben wird.

Fehlt eine Pflichtangabe, zeigt Folnaro im Profil den Hinweis Pflicht auf jeder Rechnung mit dem fehlenden Feld.

Ändert sich dein Steuerstatus, etwa weil du die Kleinunternehmergrenze überschreitest, trägst du das unter Steuern bei Steuerstatus im Zeitverlauf mit Änderung eintragen … ein. Gibt es schon fertiggestellte Dokumente, fragt Folnaro, ab wann der neue Status gilt (Gilt ab). Frühere Dokumente behalten ihren Status. Hast du dein Unternehmen gerade erst gegründet, schalte Kürzlich gegründet ein und trage Gegründet am ein.

Daten aus einem anderen Programm übernehmen

Eine Folnaro-Sicherung oder Kunden, Artikel und Dokumente aus SumUp-Rechnungen, lexoffice oder sevDesk übernimmst du in den Einstellungen unter Daten > Import. Am schnellsten kommst du über Ablage > Daten importieren … dorthin. Eine Vorschau zeigt vorher, was übernommen würde. Fertiggestellte Dokumente behalten ihre Nummern und bleiben unverändert. Alle Schritte stehen unter Daten aus einem anderen Programm übernehmen.

Wie es weitergeht

1. Lege unter Kunden deinen ersten Kunden an. Name und Anschrift reichen für den Anfang.
2. Lege mit ⌘N eine neue Rechnung an. Fertigstellen vergibt die Nummer. Danach verschickst du sie per E-⁠Mail oder sicherst sie als PDF.
3. Ziehe Belege für deine Ausgaben auf das Fenster oder das Dock-Symbol.
4. Starte den Timer in der Menüleiste. Er läuft weiter, auch wenn kein Fenster offen ist.

Häufige Probleme

Weiter lässt sich nicht klicken

Ein Feld ist noch nicht gültig. Der Hinweis unter dem Feld sagt, was du ändern musst. Optionale Felder wie die IBAN darfst du leer lassen.

Folnaro kann deine letzte Rechnungs­nummer nicht lesen

Gib die Nummer genau so ein, wie sie auf deiner letzten Rechnung steht, ohne geschweifte Klammern, zum Beispiel RE-2026-0042. Passt sie nicht zum Format, klicke auf Format aus der Nummer übernehmen.

Der Verbindungstest schlägt fehl

Prüfe Benutzername und Passwort. Verlangt dein Anbieter ein App-Passwort, erstelle es über Kontoseite öffnen und trage es statt deines normalen Passworts ein. Du kannst den Schritt auch mit Später in den Einstellungen einrichten überspringen.

Die Option für iCloud fehlt

Dein Mac ist nicht bei iCloud angemeldet. Melde dich in den Systemeinstellungen an und schalte die Synchronisierung danach in den Einstellungen unter iCloud ein.

Der Beispielentwurf lässt sich nicht fertigstellen

Das ist Absicht: Er hat keinen Kunden. Lösche ihn oder wähle einen Kunden, wenn du ihn als echte Rechnung nutzen willst.