Sicherung und Export

Folnaro sichert deine Daten selbst und prüft jede Sicherung. Hier erfährst du, wo die Sicherungen liegen, wie du eine zurückholst, wie lange du Unterlagen aufbewahrst und wie du Daten aus Folnaro herausgibst.

Einstellungen Sicherung mit der letzten Sicherung, dem Speicherort und der Liste der Sicherungen.

Automatisch sichern

Eine Sicherung schützt dich, wenn der Mac ausfällt, gestohlen wird oder du versehentlich etwas änderst. Mit Automatisch sichern sichert Folnaro einmal am Tag und beim Beenden, wenn sich etwas geändert hat. Jede Sicherung enthält die Datenbank, die archivierten PDFs, Belege, Anhänge und dein Logo.

Wähle Folnaro > Einstellungen … > Sicherung.
Schalte Automatisch sichern ein.
Unter Letzte Sicherung siehst du, wann zuletzt gesichert wurde. Steht dort Durch eine Probewiederherstellung geprüft, hat Folnaro die Sicherung testweise geöffnet und auf Vollständigkeit geprüft.

Folnaro behält jede Sicherung der letzten 24 Stunden, dazu je eine der letzten 7 Tage, 4 Wochen und 12 Monate. Ältere entfernt es. Eine Manuelle Sicherung zählt für sich und verdrängt keine automatische. Eine Sicherung zählt erst, wenn sie die Probewiederherstellung bestanden hat. Klappt das nicht, verwirft Folnaro sie und sagt es dir.

Schlägt eine Sicherung fehl oder liegt die letzte mehrere Tage zurück, zeigt die Übersicht es mit Jetzt sichern. Eine Mitteilung erinnert dich einmal daran. Ist Automatisch sichern aus, sichert Folnaro nur von Hand und erinnert dich nach 7 Tagen ohne Sicherung.

Den Speicherort wählen

Ohne eigene Wahl liegen die Sicherungen im Standardordner auf diesem Mac. Fällt der Mac aus, sind sie mit weg. Ein Ordner in iCloud Drive oder auf einem externen Laufwerk hält eine Kopie außerhalb dieses Macs. Derselbe Ordner nimmt auch deine Exporte auf.

Wähle Folnaro > Einstellungen … > Sicherung.
Klicke unter Speicherort bei Sicherungen und Exporte auf Auswählen … (oder Ändern …, wenn schon ein Ordner gewählt ist). Wähle den Ordner und klicke auf Ordner wählen.
Folnaro legt sofort eine erste Sicherung dort an. Die älteren Sicherungen bleiben an ihrem Ort und stehen weiter in der Liste.

Mit Zurücksetzen gilt wieder der Standardordner. Einen Ordner im Papierkorb nimmt Folnaro nicht an, denn das Leeren des Papierkorbs würde die Sicherungen löschen. Vor jeder Sicherung prüft Folnaro, ob es in den Ordner schreiben darf und ob genug Platz frei ist.

Hinweis Ist das Laufwerk nicht angeschlossen, zeigt Folnaro unter Speicherort seinen Namen und die letzte Sicherung dort. Solange sichert Folnaro in den Standardordner. Ist das Laufwerk wieder da, geht es dort weiter.

Time Machine und Verschlüsselung

Liegen die Sicherungen auf demselben Laufwerk wie deine Daten, sagt Folnaro es dir. Solche Sicherungen helfen bei einem Fehler in den Daten, aber nicht, wenn der Mac ausfällt oder verloren geht. Nutzt du Time Machine, sichert es den Container von Folnaro mit. Eine eigene Folnaro-Sicherung auf einem anderen Laufwerk oder in iCloud Drive bleibt trotzdem sinnvoll, denn sie ist geprüft und lässt sich mit einem Klick wiederherstellen.

Folnaro verschlüsselt Sicherungen nicht selbst. Auf dem Mac schützt FileVault die Daten. Ein externes Laufwerk verschlüsselst du im Finder: Klicke mit gedrückter Ctrl-Taste auf das Laufwerk und wähle Verschlüsseln. Eine Time-Machine-Sicherung verschlüsselst du in den Systemeinstellungen beim Hinzufügen des Volumes.

Sofort sichern

Vor einer größeren Änderung, etwa einem Import, lohnt sich eine Sicherung von Hand.

Wähle Folnaro > Einstellungen … > Sicherung.
Klicke bei Alle Daten jetzt sichern auf Jetzt sichern.

Ist sie fertig, meldet Folnaro Sicherung erstellt und geprüft. In der Liste Sicherungen öffnet das Menü Aktionen neben jeder Sicherung Prüfen für einen erneuten Test und Im Finder zeigen.

Eine Sicherung wiederherstellen

Beim Wiederherstellen ersetzt der Stand der Sicherung alle aktuellen Daten. Vorher legt Folnaro einen Wiederherstellungspunkt an, mit dem du den jetzigen Stand zurückholst.

Wähle Folnaro > Einstellungen … > Sicherung.
Öffne in der Liste Sicherungen neben der gewünschten Sicherung das Menü Aktionen und wähle Wiederherstellen ….
Liegt die Sicherung woanders, etwa auf einem neuen Mac, klicke auf Aus Ordner wiederherstellen … und wähle den Ordner der Sicherung. Sein Name beginnt mit Folnaro Backup, danach folgen Datum und Uhrzeit.
Folnaro fragt „Sicherung vom … wiederherstellen?“. Bestätige mit Wiederherstellen.

Danach meldet Folnaro „Sicherung vom … wiederhergestellt“ und zeigt dir den Wiederherstellungspunkt im Finder.

Dieselbe Wiederherstellung findest du an zwei weiteren Stellen: unter Ablage > Daten importieren … mit der Quelle Folnaro-Sicherung und dem Knopf Wiederherstellen … sowie beim ersten Start im Willkommensfenster unter Aus einer Sicherung wiederherstellen.

Was Folnaro dabei für dich prüft:

Dokumentnummern werden nie zurückgesetzt. Nummern, die nach der Sicherung vergeben wurden, können schon bei Kunden liegen und werden kein zweites Mal vergeben.
Einstellungen dieses Macs bleiben, wie sie sind, etwa Ordnerfreigaben, Berechtigungen und die Sicherungseinstellungen.
Eine Sicherung von einem anderen Mac oder aus einer älteren Folnaro-Version wird übernommen und angepasst. Eine aus einer neueren Version lehnt Folnaro ab, bevor sich etwas ändert.

Wiederherstellungspunkte erscheinen in der Liste als Wiederherstellungspunkt. Du stellst sie genauso wieder her.

Die Frage vor dem Wiederherstellen: Alle Daten werden durch den Stand der Sicherung ersetzt.

Aufbewahrungsfristen

Rechnungen, Belege und Bücher musst du mehrere Jahre aufbewahren. Folnaro rechnet die Frist für jeden Beleg aus und schützt ihn bis dahin.

Wähle Folnaro > Einstellungen … > Sicherung.
Unter Aufbewahrung zeigt Aufbewahrung abgelaufen, wie viele Belege ihre Frist hinter sich haben.
Klicke auf Ansehen …, wähle die Belege aus und klicke auf Löschen. Folnaro fragt vorher „Ausgewählte Belege endgültig löschen?“.

Belege, die noch für ein Anlagegut, eine Rechnung oder eine Bankbuchung gebraucht werden, stehen nicht in der Liste. Die Löschung hält das Protokoll fest. Sichere vorher, wenn du eine Kopie behalten möchtest.

Rechtlicher Hintergrund Belege und Rechnungen bewahrst du seit 2025 8 Jahre auf, Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre, empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe 6 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Die 8 Jahre gelten auch für ältere Belege, deren Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Solange die Festsetzungsfrist noch offen ist, endet sie später (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Nach den GoBD müssen die Unterlagen in dieser Zeit vollständig, unverändert und lesbar bleiben. Deshalb bleiben Lesen, Suchen, Export und Sicherung in Folnaro immer möglich, auch ohne Abo.

Dokumente an ein Archiv übergeben

Nutzt du ein Dokumentenmanagement, übergibt Folnaro fertiggestellte Dokumente dorthin: in einen Ordner, den dein Archiv beobachtet, oder direkt an Paperless-ngx. Jedes Dokument wird einmal übergeben.

Wähle Folnaro > Einstellungen … > Archiv.
Für Paperless-ngx: Verbinde den Server im Abschnitt Paperless-ngx mit Verbinden …. Das Token bleibt im Schlüsselbund. Schalte unter Eigene Rechnungen an Paperless den Schalter An Paperless-ngx hochladen ein und lege bei Bedarf Korrespondent, Dokumenttyp und Tags fest, oder nimm mit Kunde als Korrespondent den Kunden des Dokuments. Fehlende Namen legt Folnaro in Paperless an.
Für einen Ordner: Schalte unter Ordner für dein Archiv den Schalter In einen Ordner kopieren ein und wähle mit Auswählen … den Ordner. Vorhandene Dateien werden nie überschrieben.
Schalte unter Übergabe den Schalter Dokumente direkt nach dem Fertigstellen übergeben ein, dann geht jedes fertiggestellte Dokument sofort an das Archiv. Ältere Dokumente übergibst du mit Jetzt übergeben.

Danach meldet Folnaro zum Beispiel „Übergeben: 12. Schon vorhanden: 30.“ und nennt Dokumente, die nicht übergeben wurden, mit dem Grund. Wie du Belege aus Paperless-ngx holst, steht unter Belege aus Paperless-ngx.

Einstellungen Archiv mit Paperless-ngx, dem Ordner für dein Archiv und der Übergabe.

Listen und PDFs exportieren

Das Menü Ablage > Exportieren passt sich der Ansicht an und zeigt ihre Exporte mit ihrem Namen. ⇧⌘E startet den ersten Eintrag, ⌥⇧⌘E die Alternative.

Ansicht	Exporte
Rechnungen, Angebote	Liste als CSV …, alternativ Angezeigte als PDF sichern …
Zeiten	Zeitnachweis exportieren …, Liste als CSV exportieren …, Liste als Excel exportieren …, bei einer Auswahl auch Auswahl als CSV exportieren … und Auswahl als Excel exportieren …
Auswertungen	DATEV-Buchungsstapel …, alternativ DATEV-Debitorenstammdaten …, dazu Werte für ELSTER …, Jahreserklärungen …, DATEV XML mit Belegbildern …, Künstlersozialabgabe … und die Journale als CSV
Steuerberatung	In Ordner exportieren …, alternativ Als ZIP exportieren …, dazu das Jahresarchiv, Verfahrensdokumentation … und der Datenträger für die Betriebsprüfung

Ein einzelnes Dokument sicherst du mit Ablage > Als PDF sichern … (⇧⌘S) oder als E-⁠Rechnung mit Ablage > XRechnung sichern … (⌥⇧⌘S). Mehr zu den Auswertungen steht unter Eine Auswertung exportieren, zum Paket unter Das Paket exportieren.

Hinweis Sicherungen und Exporte stehen dir immer zur Verfügung, mit oder ohne Abo.

Alle Daten exportieren

Willst du deine Daten ohne Folnaro lesen, etwa für einen Wechsel oder für die eigenen Unterlagen, exportierst du alles auf einmal.

Wähle Folnaro > Einstellungen … > Sicherung.
Klicke unter Daten auf Alle Daten exportieren … und wähle einen Ordner.

Folnaro legt dort einen Ordner Folnaro Export mit Datum und Uhrzeit an. Darin liegt jede Tabelle als CSV-Datei. Dazu kommen alle PDFs, Belege, Anhänge, dein Logo und eine Datei Lies mich.txt, die den Aufbau erklärt. Zurück in Folnaro holst du Daten mit einer Sicherung, nicht mit diesem Export. Mit Beispieldaten trägt der Ordner den Zusatz Beispieldaten.

Wo die Datenbank liegt

Unter Folnaro > Einstellungen … > Sicherung zeigt Datenbank mit Im Finder zeigen den Ordner, in dem Folnaro seine Daten hält. Er liegt im Container der App, den Folnaro und sein Agenten-Zugang gemeinsam nutzen. Ändere dort nichts von Hand, solange Folnaro läuft. Eine Kopie der Datenbank ersetzt keine Sicherung.

Willst du deine Daten auf mehreren Macs nutzen, findest du alles unter Mit iCloud synchronisieren. Eine Sicherung bleibt trotzdem sinnvoll, denn die Synchronisierung überträgt auch ein versehentliches Löschen.

Häufige Probleme

„Der Sicherungsordner ist nicht erreichbar.“: Das Laufwerk ist nicht angeschlossen oder der Ordner wurde verschoben. Bis dahin sichert Folnaro in den Standardordner. Schließe das Laufwerk an oder wähle unter Sicherungen und Exporte mit Ändern … einen anderen Ordner.
„Der Sicherungsordner liegt im Papierkorb.“: Lege den Ordner aus dem Papierkorb zurück oder wähle einen anderen. Sonst löscht das Leeren des Papierkorbs deine Sicherungen.
Nicht genug Platz oder keine Schreibrechte: Folnaro nennt das Laufwerk und wie viel Platz fehlt. Gib dort Speicher frei oder wähle einen anderen Ordner. Fehlen Schreibrechte, erlaubst du das Schreiben im Finder unter Informationen.
Die letzte Sicherung hat die Prüfung nicht bestanden: Folnaro hat sie verworfen, deine Daten sind unverändert. Klicke auf Jetzt sichern. Schlägt es wieder fehl, wähle einen anderen Ordner, etwa auf einem anderen Laufwerk.
Eine Sicherung lässt sich nicht wiederherstellen: Stammt sie aus einer neueren Folnaro-Version, aktualisiere Folnaro zuerst. Wählst du den Ordner darüber, öffnet Folnaro ihn, damit du die Sicherung darin wählst. Eine Sicherung als ZIP-Archiv entpackst du zuerst mit einem Doppelklick im Finder. Fehlt einem Ordner Folnaro Backup die Datei manifest.json, wurde er nicht ganz kopiert.
Nach dem Wiederherstellen fehlen Nummern: Das ist Absicht: Nummern, die nach der Sicherung vergeben wurden, gibt Folnaro nicht noch einmal aus. Die Lücke begründest du in der Prüfliste unter Steuerberatung.
Ein Beleg lässt sich nicht löschen: Seine Aufbewahrungsfrist läuft noch, oder er gehört zu einem Anlagegut, einer Rechnung oder einer Bankbuchung. Erst nach Ablauf der Frist steht er unter Aufbewahrung abgelaufen.
Paperless-ngx bekommt keine Dokumente: Prüfe im Abschnitt Paperless-ngx, ob der Server verbunden ist. Klicke dann auf Jetzt übergeben. Folnaro nennt Dokumente, die nicht übergeben wurden, mit dem Grund.