Zeiten per Link teilen

Mit einem Zeiten-Link sieht dein Kunde jederzeit, woran du gearbeitet hast: alle Zeiten eines Kunden oder eines Projekts, was schon abgerechnet ist und was noch offen ist. Er öffnet den Link im Browser, ohne Konto und ohne App. Folnaro hält die Seite von selbst aktuell und verschlüsselt alles auf deinem Mac, bevor es hochgeladen wird.

Was ein Zeiten-⁠Link ist

Ein Zeiten-Link ist neben dem Ordner der zweite Weg, Zeiten mit einem Kunden zu teilen (siehe Zeiten mit Kunden teilen). Statt Dateien in einen gemeinsamen Ordner zu schreiben, hält Folnaro eine verschlüsselte Kopie des Zeitnachweises auf einem Dienst unter zeiten.folnaro.app aktuell. Dein Kunde bekommt einen Link wie https://zeiten.folnaro.app/#Vb2xQ8mT4kLp9sWq3nYd7c.

Immer aktuell: Erfasst oder änderst du eine Zeit, lädt Folnaro den neuen Stand im Hintergrund hoch, höchstens alle 15 Minuten je Link. Oben auf der Seite steht, von wann der Stand ist.
Dieselben Zahlen wie auf der Rechnung: Rundung, Mindestzeit, Kontingent und Budget rechnet Folnaro genau so wie beim Abrechnen. Dein Kunde sieht nichts, was du nicht auch siehst.
Für einen Kunden oder ein Projekt: Du kannst einem Kunden mehrere Links geben, etwa einen für jedes Projekt.

Einen Zeiten-⁠Link erstellen

Bevor Folnaro zum ersten Mal etwas hochlädt, stimmst du einmal dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu, weil der Dienst die Zeiten deiner Kunden in deinem Auftrag speichert, verschlüsselt und ohne sie lesen zu können. Folnaro zeigt ihn dir beim ersten Link mit Lesen und annehmen.

Wähle einen Kunden oder ein Projekt aus. In der Liste, im Inspektor oder mit einem Rechtsklick wählst du Zeiten teilen …. Bei einem Zeiteintrag heißt der Befehl Zeiten von Website-Relaunch teilen …, mit dem Namen seines Projekts.
Prüfe unter Was dein Kunde sieht den Umfang und den Zeitraum. Rechts siehst du schon die Seite, so wie dein Kunde sie sehen wird.
Lass unter Teilen per den Link gewählt.
Klicke auf Link erstellen und kopieren.

Folnaro lädt die Seite hoch und legt den Link in die Zwischenablage. Erst wenn das geklappt hat, zeigt das Fenster den fertigen Link. Das Fenster merkt sich deine Wahl für diesen Kunden, beim nächsten Mal genügen meist dieselben zwei Klicks.

Zeiten teilen: links, was dein Kunde sieht, rechts die Vorschau seiner Seite.

Du kannst auch Ordner zusätzlich wählen. Dann schreibt Folnaro dieselben Zeiten auch als Dateien in einen Ordner, wie bisher.

Was dein Kunde sieht

Umfang: der ganze Kunde oder ein oder mehrere Projekte.
Zeitraum: der laufende Abrechnungszeitraum, der laufende und der vorige Monat, nur nicht abgerechnete Zeiten, alles oder ein eigener Zeitraum. Frühere Monate kann dein Kunde auf der Seite selbst öffnen, soweit sie im Zeitraum liegen.
Inhalt: Beschreibungen, Personen, Start- und Endzeiten und ob ein laufender Timer zu sehen ist. Ein laufender Timer zählt auf der Seite im Browser weiter, Folnaro lädt dafür nichts im Sekundentakt hoch.
Abrechnung: offene und abgerechnete Zeiten, Beträge, der Status deiner Rechnungen, die Rechnungen als PDF sowie Budgets und Kontingente. Ohne Beträge sieht dein Kunde nur Stunden.
Rundung: Wie auf der Rechnung zeigt die Zeiten so, wie du sie abrechnest. Genau zeigt die erfasste Zeit ohne Rundung.

Zwei Vorlagen helfen beim Start: Kunde mit Kontingent zeigt das Kontingent im laufenden Zeitraum ohne Beträge, Projekt mit Budget zeigt ein Projekt mit allen Zeiten, Budget und Beträgen. Wie bei den Dateien erscheinen nur bestätigte und gestoppte Einträge, die Vorschläge eines Agenten erst nach dem Bestätigen.

Die Seite deines Kunden

Dein Kunde sieht oben deinen Namen mit Logo oder Kürzel und den Stand. Darunter stehen die Summe im Zeitraum, aufgeteilt in nicht abgerechnet, abgerechnet und im Kontingent, ein Wochendiagramm, eine Karte je Rechnung, je Projekt das Budget und darunter alle Einträge nach Wochen. Mit CSV laden nimmt er die Einträge mit, mit Als PDF sichern druckt er die Seite über seinen Browser. Unten steht deine E-⁠Mail-Adresse für Fragen.

Die Seite deines Kunden mit Summen, Rechnungen, Budgets und allen Einträgen nach Wochen.

Die Seite spricht deinen Kunden so an, wie du es beim Kunden eingestellt hast, standardmäßig mit „Sie“. Die Seite erscheint in seiner Dokumentsprache. Unten schaltet er zwischen Deutsch und Englisch um. Die Seite sieht auf dem Telefon genauso gut aus wie am Computer, hell und dunkel.

Mit Als Kunde ansehen öffnest du die echte Seite in deinem Browser und siehst genau, was dein Kunde sieht.

Offen, abgerechnet, Budget und Kontingent

Die Seite und der Inspektor in Folnaro zeigen dieselben Zahlen:

Nicht abgerechnet: Zeiten, die noch auf keiner fertiggestellten Rechnung stehen, mit Betrag, wenn die Seite Beträge zeigt.
Abgerechnet: Zeiten auf einer fertiggestellten Rechnung. Jede Rechnung bekommt eine Karte mit Nummer, Datum, Stunden und Nettobetrag. Ist Rechnungsstatus eingeschaltet, steht dort auch „Bezahlt am …“ oder „Offen, fällig am …“.
Im Kontingent: Zeiten, die Inklusivstunden abdecken. Die Karte zum Kontingent zeigt, was im laufenden Zeitraum enthalten ist, was aus dem vorigen übertragen wurde, was verbraucht ist und was übrig bleibt.
Budget: je Projekt verbrauchte und verbleibende Stunden oder Beträge. Ab dem Anteil unter Warnen ab trägt die Karte ein Warnsymbol und den Prozentwert.

Jeder Eintrag trägt seinen Stand als Text mit Symbol, etwa „Nicht abgerechnet“, „Abgerechnet, RE-2026-0142“ oder „Im Kontingent“. Filtert dein Kunde auf der Seite nach Projekt oder Monat, zählt die Seite nur die Werte zusammen, die Folnaro berechnet hat. Sie rundet nie selbst. Mit Rechnungen als PDF kann dein Kunde die letzten drei Rechnungen dort laden.

Im Inspektor eines Kunden und eines Projekts findest du dieselben Zahlen unter Zeiten, so wie Kranich Yoga Studio UG sie sieht, mit dem Namen deines Kunden. So weißt du vor jedem Gespräch, was er gerade sieht.

Ein Passwort setzen

Ein Passwort schützt den Link zusätzlich: Ohne Passwort öffnet der Link allein die Zeiten, mit Passwort braucht dein Kunde beides. Schalte dazu Passwort ein. Folnaro schlägt ein Passwort aus vier Wörtern und zwei Ziffern vor, etwa Kranich-Lampe-Ufer-42. Mit Neues Passwort erzeugen bekommst du ein anderes, mit Eigenes Passwort festlegen … wählst du selbst eins mit mindestens 12 Zeichen. Ein erzeugtes Passwort ist stärker als die meisten selbst gewählten. Einen Hinweis zum Passwort zeigt die Seite über dem Eingabefeld, etwa „Steht in meiner Nachricht vom Montag“.

Schicke das Passwort auf einem anderen Weg als den Link, etwa mit Mit Nachrichten senden …, wenn der Link per E-⁠Mail geht.
Nach dem Erstellen zeigt Folnaro das Passwort einmal. Später siehst du es wieder, nachdem du dich mit Touch ID oder deinem Passwort angemeldet hast.
Gibt jemand mehrmals ein falsches Passwort ein, muss er warten. Nach sehr vielen Versuchen an einem Tag pausiert der Link. Folnaro sagt dir dann Bescheid. Mit Passwort ändern … gibst du ihn wieder frei.

Wie lange ein Link gilt

Unter Gültig wählst du:

Solange das Projekt läuft: Jede neue Zeit verlängert den Link. Kommt 90 Tage lang keine neue Zeit dazu oder schließt du das Projekt ab oder archivierst es, endet der Link von selbst. Sieben Tage vorher erinnert dich Folnaro einmal, mit Um 90 Tage verlängern. Das ist die Voreinstellung.
Bis zu einem Datum …: ein festes Ende, zum Beispiel das Ende des Projekts.
Bis ich ihn beende: kein Ende. Folnaro fragt dich alle 90 Tage, ob du den Link noch brauchst.

Ein abgelaufener oder beendeter Link zeigt deinem Kunden eine ruhige Seite mit deinem Namen und dem Hinweis, dass der Link nicht mehr gilt.

Den Link weitergeben

Ist der Link fertig, gibst du ihn so weiter, wie es zu deinem Kunden passt:

Kopieren legt ihn in die Zwischenablage, für eine Nachricht oder deinen Chat.
Teilen öffnet das Teilen-Menü von macOS mit Nachrichten, AirDrop und deinen anderen Diensten.
Per E-⁠Mail senden … verschickt ihn über dein E-⁠Mail-Konto mit der Vorlage Zeiten-Link, in der Anrede deines Kunden. Das Passwort steht nie in der E-⁠Mail. Nach dem Senden bietet Folnaro an, es per Nachricht zu schicken. Den Empfänger merkt sich Folnaro für diesen Kunden.
QR-Code zeigen zeigt einen Code, den dein Kunde mit dem Telefon scannt. Folnaro erzeugt ihn auf deinem Mac. Mit Als Bild sichern … legst du ihn ab.

Der fertige Link mit Kopieren, Teilen, Per E-⁠Mail senden und QR-Code.

Beim Verschicken einer Rechnung schaltest du Link zu den Zeiten beilegen ein. Dann steht der Link deines Kunden in der E-⁠Mail zur Rechnung. Folnaro merkt sich das für diesen Kunden (siehe Den Zeiten-Link mitschicken).

Links verwalten

Die Links eines Kunden stehen in seinem Inspektor unter Zeiten-Links, jeweils mit ihrem Stand, etwa „Mit Passwort · zuletzt geöffnet am 10. Oktober“ oder „Läuft am 19. Oktober ab“. Über das Menü mit den drei Punkten oder einen Rechtsklick auf den Kunden, das Projekt oder einen Zeiteintrag unter Zeiten-Link erreichst du:

Link kopieren (⌥⌘L), auch unter Bearbeiten > Zeiten-Link kopieren.
Als Kunde ansehen öffnet die echte Seite in deinem Browser.
Bearbeiten … ändert, was dein Kunde sieht. Der Link bleibt derselbe.
Passwort ändern … setzt ein neues Passwort oder schaltet es aus.
Verlängern … schiebt das Ende hinaus.
Link erneuern … ersetzt den Link durch einen neuen. Der alte zeigt danach nur noch, dass er nicht mehr gilt. Das brauchst du, wenn der Link bei jemandem gelandet ist, der ihn nicht haben soll.
Link beenden … beendet den Link sofort. Folnaro fragt vorher nach und nennt den Kunden.

Rechtsklick auf einen Kunden mit dem Untermenü Zeiten-Link.

Alle Freigaben, Links und Ordner, findest du unter Folnaro > Einstellungen … > Geteilte Zeiten oder im Inspektor eines Kunden mit Alle Freigaben. Die Liste zeigt je Freigabe Kunde, Umfang, Ablauf, letzte Aktualisierung und Stand: Aktuell, Wartet auf Upload, Läuft bald ab, Pausiert oder Problem. Mehrere wählst du aus, um sie zusammen zu verlängern, zu beenden oder mit Jetzt aktualisieren sofort hochzuladen.

Einstellungen > Geteilte Zeiten mit allen Links und Ordnern und ihrem Stand.

Zeiten-Links gehören zu deinen Daten. Sie werden auch nach der Testphase aktuell gehalten. Du kannst auch weiter neue erstellen.

Wie sicher das ist

Ende-zu-Ende-verschlüsselt: Folnaro verschlüsselt die Zeiten, deinen Namen und alles andere auf deinem Mac (AES-256-GCM). Der Schlüssel steckt im Link hinter dem Zeichen #. Diesen Teil sendet ein Browser nie an einen Server. Der Dienst speichert nur verschlüsselte Daten und kann die Zeiten nicht lesen.
Nichts zu sehen, zu erraten oder zu finden: Im Link steht kein Name. Der geheime Teil hat 128 Bit und lässt sich nicht erraten. Suchmaschinen nehmen die Seite nicht auf. Eine Vorschau in Nachrichten zeigt für jeden Link dieselbe neutrale Karte.
Keine Cookies, kein Tracking: Die Seite lädt nichts von Dritten und setzt keine Cookies. Den Link merkt sie sich nur für den geöffneten Tab, damit ein Neuladen funktioniert.
Du siehst nur den Tag: In Folnaro steht, an welchem Tag dein Kunde den Link zuletzt geöffnet hat. Keine Uhrzeit, keine Adresse, keine Anzahl. Das steht auch auf der Seite.
In der EU und nur auf Zeit: Die Daten liegen in der EU. Endet ein Link, löscht der Dienst die Zeiten sofort und behält nur deinen verschlüsselten Namen, damit die Seite zeigen kann, dass der Link nicht mehr gilt. Nach zwölf Monaten ist auch das gelöscht.
Die Schlüssel bleiben bei dir: Link, Passwort und der Schlüssel zum Ändern liegen im Schlüsselbund, nicht in der Datenbank. Mit dem iCloud-Schlüsselbund verwaltest du den Link auch auf deinem zweiten Mac. Fehlt der Schlüsselbund, etwa nach einer Wiederherstellung auf einem neuen Mac, zeigt Folnaro Auf diesem Mac nicht verfügbar und bietet Link erneuern … an.

Was du wissen solltest: Der Link funktioniert für jeden, der ihn hat. Leitet dein Kunde ihn weiter oder liegt er im Browserverlauf, kann ein anderer die Zeiten sehen. Manche Firmen lassen Links in E-⁠Mails von einem Sicherheitsdienst öffnen. Für sensible Zeiten setze deshalb ein Passwort. Die Seite selbst liefert Folnaro aus. Folnaro prüft nach jeder neuen Version, ob der ausgelieferte Code dem in der App entspricht. Weicht er ab, sagt Folnaro dir Bescheid.

Agenten können über MCP Links anlegen und ändern, wenn du ihnen unter Einstellungen … > Agenten das Recht für Zeiten gibst. Den Link selbst bekommt ein Agent nur, wenn du Agenten dürfen Links weitergeben einschaltest.

Rechtlicher Hintergrund Für die Daten deiner Kunden bist du verantwortlich. Der Dienst speichert sie in deinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO, dafür stimmst du dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu. Was der Dienst speichert und wie lange, steht in der Datenschutzerklärung auf folnaro.app.

Häufige Probleme

Mein Kunde sieht eine neue Zeit noch nicht.: Folnaro lädt höchstens alle 15 Minuten je Link hoch. Laufende und vorgeschlagene Einträge erscheinen erst nach dem Stoppen oder Bestätigen. Bittet dein Kunde, die Seite neu zu laden, oder klicke unter Geteilte Zeiten auf Jetzt aktualisieren. Den Stand nennt die Seite oben.
„Der Link ist pausiert.“: Jemand hat an einem Tag sehr oft ein falsches Passwort eingegeben. Prüfe, ob dein Kunde das richtige Passwort hat. Dann gib den Link mit Passwort ändern … frei. Ist der Link in falsche Hände geraten, wähle Link erneuern ….
„Wartet auf Upload“ steht schon länger da.: Dein Mac war offline, oder der Dienst nimmt gerade nichts an. Die Seite zeigt deinem Kunden dann weiter den letzten Stand mit Datum. Folnaro versucht es von selbst wieder und sagt dir Bescheid, wenn es länger als einen Tag dauert. Prüfe deine Internetverbindung.
„Wähle einen kürzeren Zeitraum.“: Ein Link fasst sehr viele Einträge, aber nicht unbegrenzt. Wähle unter Zeitraum einen kürzeren Zeitraum oder teile die Projekte auf mehrere Links auf.
Der Link zeigt „Auf diesem Mac nicht verfügbar“.: Der Schlüssel zum Link fehlt im Schlüsselbund dieses Macs, etwa nach einer Wiederherstellung ohne iCloud-Schlüsselbund. Öffne Folnaro auf dem Mac, auf dem du den Link erstellt hast, oder wähle Link erneuern … und schicke deinem Kunden den neuen Link.
Mein Kunde findet das Passwort nicht mehr.: Zeige es dir mit Touch ID an und schicke es ihm noch einmal, oder setze mit Passwort ändern … ein neues.