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Verträge

Unter Verträge hältst du mit deinen Kunden fest, was du machst, was es kostet und was gilt, wenn etwas dazwischenkommt. Du füllst eine Vorlage mit ein paar Fragen aus, schickst den Vertrag als versiegeltes PDF und legst die unterschriebene Fassung wieder in Folnaro ab. Aus dem Vertrag werden dann Anzahlung, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung.

Was ein Vertrag in Folnaro ist

Ein Vertrag ist ein eigenes Dokument neben Angeboten und Rechnungen. Er hält fest, worauf du dich mit einem Kunden geeinigt hast: die Leistung, den Termin, das Honorar, die Nutzungsrechte und was bei einer Absage passiert. Das Angebot sagt, was es kostet. Der Vertrag sagt, was gilt.

Folnaro schreibt den Vertrag nicht frei. Er entsteht aus einer Vorlage, die aus Bausteinen besteht. Jeder Baustein ist eine nummerierte Klausel auf dem Blatt. Welche Bausteine drinstehen und wie sie lauten, bestimmen deine Antworten auf die Fragen der Ausfüllhilfe. Wie das genau funktioniert, steht unter Vorlagen für Verträge.

Einen Vertrag anlegen

1. Klicke in der Seitenleiste auf Verträge oder drücke ⌘4. Du findest sie im Bereich Verkauf direkt unter Angebote.
2. Klicke in der Symbolleiste auf Vertrag, wähle Ablage > Neu > Vertrag oder drücke ⌥⌘N, solange Verträge ausgewählt ist. Das Fenster Neuer Vertrag aus Vorlage öffnet sich.
3. Wähle eine Vorlage, zum Beispiel Hochzeitsfotografie oder Softwareprojekt zum Festpreis. Oben unter Für das, was du machst stehen die Vorlagen, die zu deinen Angaben unter Was du machst passen. Über das Suchfeld Vorlagen durchsuchen findest du jede andere.
4. Wähle unten mit Kunde wählen … den Kunden. Das geht auch später. Name und Adresse kommen aus seinen Kundendaten. Gibt es ein passendes Angebot, kannst du es gleich mit auswählen.
5. Klicke auf Vertrag anlegen oder drücke ↩. Mit esc brichst du ab.
6. Beantworte die Fragen rechts neben dem Blatt. Jede Antwort ändert den Vertrag sofort.

Ein Entwurf hat noch keine Nummer. Mit Entwurf löschen … (⌘⌫) entfernst du ihn, ohne dass eine Lücke in deinen Vertragsnummern entsteht. Das Löschen kannst du rückgängig machen. Einen neuen Vertrag zu einem Kunden legst du auch direkt im Inspektor des Kunden unter Verträge an.

Ein Vertrag zum Angebot

Hat der Kunde ein Angebot angenommen oder willst du es gleich mit einem Vertrag verschicken, fängst du am besten beim Angebot an.

1. Wähle das Angebot in der Liste Angebote aus.
2. Wähle Dokument > Vertrag dazu.
3. Hast du unter Was du machst etwas angegeben, nimmt Folnaro die erste passende Vorlage und öffnet den Entwurf. Sonst wählst du die Vorlage in der Bibliothek.

Kunde, Betreff, Leistungszeitraum und Summe kommen aus dem Angebot. Die Positionen des Angebots stehen im Vertrag als Leistungsbeschreibung, das Honorar als Betrag. Im Editor erkennst du solche Antworten an Aus Angebot mit der Nummer des Angebots. Vertrag und Angebot sind danach im Inspektor miteinander verknüpft. Ändert sich das Angebot später, bleibt der Vertrag, wie er ist.

Der Editor

In der Mitte siehst du das Blatt, so wie dein Kunde es bekommt. Rechts stehen die Fragen der Ausfüllhilfe. Mit Fragen ein oder ausblenden blendest du sie aus, wenn du nur lesen willst. Über Darstellung oben über den Fragen wählst du, wie sie erscheinen:

• Schritt für Schritt: Folnaro zeigt jeweils ein Thema mit seinen Fragen, oben steht etwa Frage 3 von 9. Mit Weiter und Zurück wechselst du das Thema.
• Alle Fragen: Alle Fragen stehen untereinander.

Neben einer Antwort steht, woher sie kommt: Wie beim letzten Mal, Aus Angebot oder Vorschlag der Vorlage. So siehst du, was du noch selbst prüfen solltest.

An jeder Klausel auf dem Blatt stehen kleine Knöpfe:

• Was regelt das? erklärt in wenigen Sätzen, was der Baustein allgemein bewirkt. Unter Quellen steht die gesetzliche Regel dazu. Das Blatt bleibt dabei unverändert.
• Eigene Formulierung (der Stift) öffnet den Text der Klausel zum Ändern, siehe Eigene Formulierungen.
• Ausblenden nimmt eine optionale Klausel aus dem Vertrag. Sie steht dann unter Ausgeblendet am Ende des Blatts und kommt mit Einblenden zurück.

Unter Hinweise sammelt Folnaro, was fehlt oder nicht zusammenpasst, etwa einen Termin vor dem Vertragsdatum oder eine Anzahlung, die größer ist als das Honorar. Vor dem Verschicken behebst du jeden Fehler. Einen Hinweis behebst du ebenfalls oder blendest ihn mit Ausblenden … aus und schreibst kurz dazu, warum es so passt. Bis dahin steht unten Erst wenn die markierten Angaben stimmen, kannst du verschicken. Ist alles beantwortet, sagt Folnaro: Fertig. Lies den Vertrag einmal in Ruhe durch, es ist deiner. Mehr dazu unter Hinweise und Fehler.

Einen Vertrag verschicken

1. Klicke im Editor auf Verschicken …, wähle Dokument > Vertrag verschicken … oder drücke ⌘↩. Das Fenster Vertrag verschicken öffnet sich.
2. Prüfe An, Betreff und Nachricht. Die Nachricht enthält eine kurze Anleitung, wie dein Kunde den Vertrag unterschreibt.
3. Unter Unterschrift legst du fest, bis wann dein Kunde unterschreiben kann (Unterschreiben bis) und nach wie vielen Tagen Folnaro dich erinnert (Erinnern nach). Die Vorgaben dafür stehen unter Einstellungen … > Verträge.
4. Hast du dort deine Unterschrift hinterlegt, schalte Selbst schon unterschreiben ein. Du bestätigst mit Touch ID. Folnaro setzt sie dann auf die Unterschriftenseite. Ohne hinterlegte Unterschrift unterschreibst du wie dein Kunde auf dem PDF.
5. Klicke auf Verschicken. Folnaro vergibt die Vertragsnummer, zum Beispiel V-2026-0001, versiegelt das PDF und schickt es über dein E-⁠Mail-Konto. Ist keins eingerichtet, öffnet sich eine neue E-⁠Mail in Mail mit dem PDF im Anhang.

Willst du das PDF selbst weitergeben, wähle Dokument > Nur PDF sichern … (⌥⌘↩). Folnaro versiegelt den Vertrag dann ohne E-⁠Mail.

Ab jetzt ist der Vertrag Verschickt und unveränderlich. Du kannst ihn lesen, als PDF sichern (⇧⌘S), drucken (⌘P) und noch einmal verschicken, aber nicht mehr ändern. So weißt du immer, welche Fassung dein Kunde bekommen hat. Soll sich etwas ändern, machst du einen Nachtrag, siehe unten. Wie dein Kunde unterschreibt und wie die unterschriebene Fassung zurückkommt, steht unter Verträge unterschreiben lassen.

Die Vertragsliste

Die Liste zeigt für jeden Vertrag Nummer, Kunde, Status, wann er verschickt und wann er unterschrieben wurde, das Datum des Termins und den nächsten Schritt. Klicke auf eine Spaltenüberschrift, um danach zu sortieren.

• Mit Anzeigen oben in der Liste wechselst du zwischen Offen, Warten auf Unterschrift, Aktiv und Alle. Offen zeigt alles, was noch etwas von dir oder deinem Kunden braucht.
• Die Spalte Nächster Schritt sagt, was ansteht, zum Beispiel Abschlagsrechnung für die Anzahlung erstellen, Seit 7 Tagen offen, erinnern oder Unterschriebene Fassung ablegen.
• Bearbeiten > Suchen (⌘F) sucht in Nummer, Kunde, Titel und im Text der Verträge.
• Drücke die Leertaste oder ⌘Y, um den ausgewählten Vertrag in der Übersicht anzusehen. Mit ⌘↓ öffnest du ihn.
• Mit Ablage > Duplizieren (⌘D) machst du aus einem Vertrag einen neuen Entwurf mit denselben Antworten.

Was die Status bedeuten

Kommt nach der Zahl Tage unter Erinnern nach keine unterschriebene Fassung, erinnert dich Folnaro ans Nachfragen. Voreingestellt sind 7 Tage. Drei Tage vor dem Ende der Frist meldet sich Folnaro noch einmal. Braucht dein Kunde länger, wähle Dokument > Verlängern … und setze unter Neu bis einen späteren Tag. Inhalt, Nummer und Siegel bleiben gleich. Das geht auch, wenn der Vertrag schon abgelaufen ist.

Kommt die Unterschrift erst nach Ablauf der Frist, legst du die Fassung trotzdem ab. Der Vertrag steht dann auf Unterschrieben. Der Verlauf vermerkt, dass die Unterschrift nach der Frist kam.

Zurückziehen … geht nur, solange der Vertrag verschickt und noch nicht unterschrieben ist. Dein Kunde kann diese Fassung danach nicht mehr unterschreiben, sie bleibt im Archiv. Ein unterschriebener Vertrag lässt sich nicht zurückziehen. Er endet durch eine Kündigung oder einen Aufhebungsvertrag, siehe unten.

Der Inspektor

Wähle einen Vertrag aus und klicke auf Inspektor in der Symbolleiste oder drücke ⌥⌘I.

• Nächster Schritt: was gerade ansteht, mit einem Knopf, der es gleich erledigt.
• Noch offen: bei einem Entwurf, wie viele Angaben du vor dem Verschicken klären musst und wie viele Hinweise es gibt.
• Vertragspartner: du und dein Kunde, so wie ihr auf dem Vertrag steht.
• Eckdaten: Honorar, Anzahlung, Termin, Meilensteine, Nutzungsrechte und Kündigungsfrist aus deinen Antworten.
• Unterschrift: wann der Vertrag verschickt und unterschrieben wurde, bis wann dein Kunde unterschreiben kann, ob deine Unterschrift drauf ist, der Seitenvergleich und der Prüfwert. Nach einer Kündigung stehen hier auch Kündigung erhalten und Endet am. Siehe Das Prüfprotokoll.
• Dateien: die versiegelte Fassung, die unverändert archiviert bleibt. Daneben liegt die unterschriebene.
• Verknüpft: das Angebot zum Vertrag sowie alle Rechnungen, Nachträge und Aufhebungsverträge dazu.
• Verlauf: wann du den Vertrag angelegt, verschickt, verlängert und die unterschriebene Fassung abgelegt hast.

Rechnungen aus dem Vertrag

Ein unterschriebener Vertrag weiß, was du wann in Rechnung stellst. Beträge und Leistungen tippst du nicht noch einmal ein.

1. Wähle den Vertrag aus.
2. Wähle Dokument > Schlussrechnung erstellen. Folnaro legt einen Rechnungsentwurf mit Kunde, Leistung und Betrag aus dem Vertrag an.

Rechnungen aus einem Vertrag sind ganz normale Rechnungen. Du stellst sie fertig und verschickst sie wie jede andere, siehe Rechnungen schreiben. Im Inspektor des Vertrags stehen sie unter Verknüpft. Gibt es schon eine Schlussrechnung, bietet Folnaro keine weitere an.

Anzahlung und Meilensteine

Die Anzahlung ist der Betrag, den dein Kunde vor der Arbeit zahlt, etwa damit du den Hochzeitstermin für ihn freihältst. Meilensteine teilen das Honorar in Teile mit eigenem Datum, etwa für Entwurf, Umsetzung und Abnahme. Im Editor legst du sie mit Teilzahlung hinzufügen an und gibst jeweils Fällig am an.

• Wähle Dokument > Abschlagsrechnung für die Anzahlung, um die Anzahlung zu berechnen. Solange sie fehlt, steht sie als nächster Schritt in der Liste.
• Wähle Dokument > Abschlagsrechnungen für die Meilensteine. Folnaro legt für jeden Meilenstein einen Rechnungsentwurf mit Betrag und Bezeichnung aus dem Vertrag an.
• Die letzte Rechnung zum Vertrag ist die Schlussrechnung. Sie zieht die Abschlagsrechnungen ab, siehe Abschlags- und Schlussrechnungen.
• Sagt der Vertrag, dass eine Anzahlung bei einer Absage einbehalten wird, steht das in der Klausel zur Absage. Die Rechnung bleibt trotzdem eine Abschlagsrechnung.

Etwas ändern: der Nachtrag

Ein verschickter Vertrag bleibt, wie er ist. Ändert sich etwas, etwa eine zusätzliche Stunde am Hochzeitstag oder ein neues Modul in der Software, schreibst du einen Nachtrag.

1. Wähle den unterschriebenen Vertrag aus.
2. Wähle Dokument > Nachtrag erstellen. Folnaro legt einen Entwurf aus der Vorlage Nachtrag an, der auf den Vertrag und seine Nummer verweist.
3. Beschreibe, was sich ändert. Ändert sich das Honorar, gib den neuen Betrag an.
4. Verschicke den Nachtrag wie einen Vertrag. Er bekommt eine eigene Nummer und wird eigens unterschrieben.

Der Vertrag zeigt seine Nachträge unter Verknüpft. Er selbst bleibt unverändert.

Einen Vertrag beenden: der Aufhebungsvertrag

Wollt ihr beide den Vertrag beenden, etwa weil die Hochzeit nicht stattfindet, hältst du das in einem Aufhebungsvertrag fest.

1. Wähle den unterschriebenen Vertrag aus.
2. Wähle Dokument > Aufhebungsvertrag erstellen.
3. Gib an, ab wann der Vertrag endet und was mit bereits gezahltem Geld passiert, zum Beispiel ob du die Anzahlung zurückzahlst oder behältst.
4. Verschicke den Aufhebungsvertrag. Sobald die unterschriebene Fassung zurück ist, steht der Vertrag auf Beendet.

Rechnungen, die schon fertiggestellt sind, bleiben bestehen. Zahlst du etwas zurück, schreibst du eine Gutschrift oder stornierst die Rechnung, siehe Rechnungen korrigieren und stornieren.

Eine Kündigung festhalten

Hat einer von euch den Vertrag allein gekündigt, etwa einen laufenden Betreuungsvertrag mit der vereinbarten Kündigungsfrist, hältst du das in Folnaro fest. Wollt ihr den Vertrag gemeinsam beenden, nimm stattdessen einen Aufhebungsvertrag.

1. Wähle den unterschriebenen oder aktiven Vertrag aus.
2. Wähle Dokument > Kündigung festhalten ….
3. Trage unter Kündigung erhalten am den Tag ein, an dem die Kündigung kam. Unter Endet am trägst du den Tag ein, an dem der Vertrag endet. Das Ende kann nicht vor dem Eingang der Kündigung liegen.
4. Schreibe bei Bedarf unter Notiz dazu, wie gekündigt wurde, zum Beispiel per E-⁠Mail.
5. Klicke auf Festhalten.

Der Vertrag steht danach auf Beendet. Im Inspektor unter Unterschrift siehst du, wann die Kündigung kam und wann der Vertrag endet. Das Kündigungsschreiben selbst bewahrst du am besten zusammen mit dem Vertrag auf. Rechnungen, die schon fertiggestellt sind, bleiben bestehen.

Häufige Probleme

Verschicken … ist ausgegraut

Unter Hinweise ist etwas markiert, etwa eine fehlende Antwort oder ein Kunde ohne Adresse. Klicke auf den Hinweis, Folnaro springt zur passenden Frage.

Ich will einen verschickten Vertrag ändern

Ein verschickter Vertrag bleibt unverändert, damit klar ist, was dein Kunde bekommen hat. Hat er noch nicht unterschrieben, wähle Dokument > Zurückziehen …, dupliziere den Vertrag mit ⌘D und verschicke die neue Fassung. Hat er unterschrieben, schreibe einen Nachtrag.

Ich will einen unterschriebenen Vertrag zurückziehen

Das geht nicht, denn beide Seiten haben zugestimmt. Wollt ihr ihn gemeinsam beenden, erstelle einen Aufhebungsvertrag. Endet er durch eine Kündigung, halte sie mit Kündigung festhalten … fest.

Vertrag dazu fehlt im Menü

Der Befehl braucht ein verschicktes oder angenommenes Angebot. Verschicke das Angebot zuerst oder lege den Vertrag direkt unter Verträge an.

Die Vertragsnummer passt nicht zu meinem Schema

Verträge haben einen eigenen Nummernkreis, voreingestellt ist V-{YYYY}-{####}. Ändere ihn unter Einstellungen … > Dokumente > Nummernkreise, bevor du den ersten Vertrag verschickst.

Neue Verträge kann ich nicht mehr anlegen

Deine Testphase oder dein Abo ist abgelaufen. Lesen, Exportieren, das Ablegen unterschriebener Fassungen, Ablehnen, Zurückziehen und Kündigungen gehen weiter, siehe Was immer bleibt, auch ohne Abo.