Daten und App

Begriffe aus Steuer und Buchhaltung

Kurze Erklärungen der Begriffe, die Folnaro verwendet. Sie beschreiben die allgemeinen Regeln, nicht deinen Einzelfall. Was für dich gilt, klärst du mit deiner Steuer­beratung.

In der App: Hilfe > Begriffe aus Steuer und Buchhaltung. Jeden Begriff findest du auch in Suchen und Erfassen (⌘K).

Rechnungen schreiben

Fertigstellen

Gibt der Rechnung die nächste Nummer und sperrt ihren Inhalt. Danach lässt sie sich nur noch mit einer Storno­rechnung oder einer Rechnungs­korrektur berichtigen, so verlangen es die GoBD. Entwürfe haben noch keine Nummer. Mehr dazu

Storno­rechnung

Hebt eine fertiggestellte Rechnung vollständig auf, mit eigenem Datum und eigener Nummer. Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert erhalten. Mehr dazu

Rechnungs­korrektur

Berichtigt einen Teil einer fertiggestellten Rechnung, etwa einen nachträglichen Nachlass. Sie nennt die ursprüngliche Rechnung und zeigt den Unterschied, bei einer Minderung mit negativen Beträgen. Eine Rechnungs­korrektur ist keine Gutschrift, dieses Wort ist für Abrechnungen reserviert, die dein Kunde ausstellt. Mehr dazu

E-⁠Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)

Eine Rechnung als strukturierte Daten, die Software lesen kann. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-⁠Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie an andere Unternehmen im Inland auch ausstellen, ab 2028 grundsätzlich alle außer Kleinunternehmern. Behörden verlangen sie schon länger. Ein reines PDF ist keine E-⁠Rechnung. Mehr dazu

Leitweg-ID

Die Adresse einer Behörde für E-⁠Rechnungen. Du bekommst sie vom Auftraggeber und trägst sie beim Kunden ein. Folnaro prüft ihre Prüfziffer. Mehr dazu

Gutschrift

Eine Abrechnung, die dein Kunde für dich ausstellt, etwa eine Plattform oder ein Verlag. Sie zählt wie eine Rechnung von dir und steht unter Gutschriften erhalten. Auf ihr muss das Wort „Gutschrift“ stehen. Mehr dazu

Zahlungen und Mahnungen

Skonto

Ein Nachlass für schnelle Zahlung, etwa 2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen. Zahlt dein Kunde rechtzeitig mit Abzug, bucht Folnaro den Rest als Skonto aus und berichtigt die Umsatzsteuer anteilig. Skonto ist keine Einnahme. Mehr dazu

GiroCode

Ein QR-Code auf der Rechnung mit Empfänger, IBAN, Betrag und Rechnungs­nummer. Dein Kunde scannt ihn mit seiner Banking-App und muss nichts abtippen. Du schaltest ihn unter Bankverbindung in den Einstellungen ein. Mehr dazu

Ratenzahlung

Eine Vereinbarung, nach der dein Kunde eine Rechnung in mehreren Raten zu festen Terminen zahlt. Die Rechnung selbst bleibt unverändert. Folnaro zeigt, welche Rate fällig oder überfällig ist. Mehr dazu

Erstattung

Geld, das du deinem Kunden zurückzahlst, etwa nach einer Überzahlung, einem Storno oder einer Rechnungs­korrektur einer schon bezahlten Rechnung. Bis du sie erfasst, steht die Rechnung auf „Erstattung offen“. Mehr dazu

Forderung abschreiben

Ist das Geld für eine Rechnung nicht mehr einzutreiben, etwa nach einer Insolvenz, schreibst du die Forderung ab. Die Rechnung bleibt, wie sie ist. Bei der Soll-Versteuerung berichtigst du dann die Umsatzsteuer, die du schon abgeführt hast (§ 17 Abs. 2 UStG). Kommt später doch noch Geld, nimmst du die Abschreibung zurück. Mehr dazu

Mahnung

Ein Schreiben an einen Kunden, der nach dem Fälligkeitsdatum nicht gezahlt hat. Die erste Stufe heißt Zahlungs­erinnerung und ist freundlich gehalten, danach folgen 1. Mahnung und letzte Mahnung, jede mit neuer Frist. Mehr dazu

Verzug

Ab dem Verzug darfst du Mahngebühren und Verzugszinsen verlangen. In Verzug ist dein Kunde nach einer Mahnung nach Fälligkeit, wenn ein fester Zahlungstermin verstrichen ist, oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, bei Verbrauchern nur, wenn die Rechnung darauf hinweist (§ 286 BGB). Von Unternehmen kannst du zusätzlich einmal eine Pauschale von 40 € verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Mehr dazu

Verjährung

Eine Forderung verjährt in der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden ist (§§ 195 und 199 Abs. 1 BGB). Danach kann dein Kunde die Zahlung verweigern. Folnaro warnt vor dem Mahnen mit „Vielleicht verjährt“. Mehr dazu

Umsatzsteuer

Klein­unternehmer­regelung (§ 19 UStG)

Wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Umsatz hat, kann ohne Umsatzsteuer abrechnen. Übersteigt der Umsatz im laufenden Jahr 100.000 €, endet die Regelung sofort. Auf der Rechnung steht dann ein Hinweis statt der Steuer. Vorsteuer kannst du nicht abziehen. Mehr dazu

Reverse Charge

Bei bestimmten Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland schuldet der Kunde die Umsatzsteuer. Du stellst netto in Rechnung und nennst beide USt-IdNrn. sowie den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 1 UStG). Kaufst du selbst eine solche Leistung ein, schuldest du die Steuer (§ 13b UStG). Mehr dazu

VIES

Der Dienst der EU-Kommission, der bestätigt, dass eine USt-IdNr. aus einem anderen EU-Land gültig ist. Folnaro fragt ihn ab, wenn du beim Kunden die USt-IdNr. prüfst. Ohne bestätigte USt-IdNr. ist Reverse Charge riskant. Mehr dazu

Vorsteuer

Die Umsatzsteuer auf deinen Ausgaben. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung ziehst du sie von der Steuer ab, die du deinen Kunden berechnet hast. Dafür brauchst du eine ordnungsgemäße Rechnung. Mehr dazu

Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA)

Meldet dem Finanzamt monatlich oder vierteljährlich, wie viel Umsatzsteuer du schuldest und wie viel Vorsteuer du abziehst. Fällig ist sie am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG). Mehr dazu

Dauerfristverlängerung

Verschiebt die Abgabe jeder Voranmeldung um einen Monat. Wer monatlich meldet, zahlt dafür einmal im Jahr eine Sondervorauszahlung (§§ 46 bis 48 UStDV). Mehr dazu

Zusammen­fassende Meldung (ZM)

Listet deine Leistungen mit Reverse Charge und deine innergemeinschaftlichen Lieferungen an Unternehmen im EU-Ausland mit deren USt-IdNr. Sie geht an das Bundeszentralamt für Steuern und ist am 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums fällig (§ 18a UStG). Mehr dazu

Buchhaltung

Einnahmen­überschuss­rechnung (EÜR)

Die Gewinnermittlung für Freiberufler und kleine Gewerbe: Einnahmen minus Ausgaben, in der Regel gezählt nach dem Tag der Zahlung (§ 4 Abs. 3 und § 11 EStG). Sie gehört zur Steuererklärung. Mehr dazu

Ist- und Soll-Versteuerung

Bei der Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Leistung erbracht hast, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Bei der Ist-Versteuerung entsteht sie, wenn das Geld eingeht. Sie gilt nur, wenn das Finanzamt sie auf Antrag gestattet (§ 20 UStG). Mehr dazu

DATEV

Das Buchungsformat, mit dem die meisten Steuer­beratungen arbeiten. Folnaro exportiert deine Buchungen so, dass deine Steuer­beratung sie direkt übernehmen kann. Mehr dazu

GoBD

Die Regeln der Finanzverwaltung für digitale Buchführung: Belege vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahren. Deshalb ist eine fertiggestellte Rechnung gesperrt und jede Änderung steht im Protokoll. Mehr dazu

Aufbewahrung

Wie lange du Unterlagen aufheben musst: Belege wie Rechnungen seit 2025 acht Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre, Bücher sowie Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Die acht Jahre gelten auch für ältere Belege, deren Frist Anfang 2025 noch lief (Art. 97 § 19a EGAO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Unterlage entstand. Sie läuft länger, solange die Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Deshalb bleiben in Folnaro Lesen, Suchen und Exportieren immer möglich, auch ohne Abo. Mehr dazu

Verfahrens­dokumentation

Beschreibt, wie du Belege erfasst, bearbeitest und aufbewahrst. So kann eine Betriebsprüfung es nachvollziehen. Die GoBD verlangen sie. Folnaro erstellt ein PDF über die Einrichtung der App bei dir. Darin stehen auch die Fragen, die nur du beantworten kannst. Mehr dazu