Was eine Rechnungsnummer leisten muss
Eine Rechnungsnummer muss zwei Dinge erfüllen: Sie kommt nur einmal vor und wird fortlaufend vergeben. So steht es in § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG: eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Wie die Nummer aussieht, legst du selbst fest. Ein Format wie RE-2026-0001 erfüllt beides und bleibt auch nach Jahren lesbar.
Die Nummer ist eine der Pflichtangaben auf jeder Rechnung. Fehlt sie oder gibt es sie doppelt, kann dein Kunde Ärger mit dem Vorsteuerabzug bekommen, bis du die Rechnung berichtigst. Die anderen Angaben stehen im Ratgeber Pflichtangaben auf der Rechnung.
Erlaubte Formate mit Beispielen
Die Finanzverwaltung erlaubt nach Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen und jede Kombination aus Ziffern und Buchstaben. Diese Formate sind üblich:
| Format | Beispiel | Wann es passt |
|---|---|---|
| reine Zahl | 1001, 1002, 1003 | wenige Rechnungen, ein Zähler für immer |
| Jahr und Zähler | 2026-001 | der Zähler beginnt jedes Jahr neu |
| Kürzel, Jahr und Zähler | RE-2026-0001 | Rechnungen und andere Dokumente unterscheiden |
| Jahr, Monat und Zähler | 2026-10-017 | viele Rechnungen im Monat |
| Kürzel je Bereich | RK-2026-0001 | eigener Kreis für Rechnungskorrekturen |
Beginnt der Zähler jedes Jahr neu, muss das Jahr in der Nummer stehen. Sonst gäbe es die 001 jedes Jahr wieder. Die Nummer wäre dann nicht mehr einmalig. Dasselbe gilt für einen Zähler, der jeden Monat neu beginnt.
Fängst du gerade an, musst du nicht bei 1 beginnen. Eine Startnummer wie 1001 oder 2026-100 ist erlaubt. Viele mögen sie, weil die erste Rechnung dann nicht wie die erste aussieht.
Worauf du beim Format achtest
Ein gutes Format ist kurz, sortiert sich von selbst und bleibt über Jahre gleich. Führende Nullen wie in 0007 sorgen dafür, dass deine Rechnungen in jeder Liste und jedem Ordner in der richtigen Reihenfolge stehen. Plane genug Stellen ein: Mit drei Stellen ist bei 999 Rechnungen im Jahr Schluss.
Baue keine Angaben ein, die sich ändern können, etwa den Namen eines Kunden oder ein Projektkürzel, das es nächstes Jahr nicht mehr gibt. Denke auch an deinen Kunden: Er schreibt die Nummer in den Verwendungszweck seiner Überweisung. Je kürzer und eindeutiger sie ist, desto leichter ordnest du die Zahlung später zu.
Mehrere Nummernkreise
Du darfst mehrere Nummernkreise nebeneinander führen, etwa je Jahr, je Standort oder je Dokumentart (Abschnitt 14.5 Abs. 10 und 11 UStAE). Wichtig ist nur, dass sich jede Rechnung eindeutig einem Kreis zuordnen lässt und keine Nummer doppelt vorkommt. Ein Kürzel wie RE für Rechnungen und RK für Rechnungskorrekturen macht das auf einen Blick klar.
Auch eine Stornorechnung oder eine Rechnungskorrektur bekommt eine eigene Nummer. Sie verweist auf die ursprüngliche Rechnung, ersetzt aber nicht deren Nummer.
Lücken, Entwürfe und Jahreswechsel
Ist eine Lücke verboten?
Nein. Eine lückenlose Folge ist nach Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE nicht zwingend. Das Umsatzsteuerrecht verlangt Einmaligkeit, keine perfekte Kette. Für deine Buchführung sieht es etwas strenger aus. Aufzeichnungen müssen vollständig und geordnet sein (§ 146 Abs. 1 AO). Fehlt eine Nummer, kann das Finanzamt bei einer Prüfung fragen, ob eine Einnahme fehlt. Kommen weitere Ungereimtheiten dazu, darf es schätzen (§ 162 AO).
Halte deshalb fest, warum eine Nummer fehlt, etwa „beim Wechsel des Programms übersprungen“. Mehr zur ordentlichen Buchführung steht im Ratgeber GoBD.
Entwürfe ohne Nummer
Die meisten Lücken entstehen, wenn eine Nummer schon beim Anlegen vergeben wird und der Entwurf danach im Papierkorb landet. Vergibst du die Nummer erst, wenn die Rechnung fertig ist und rausgeht, entsteht diese Lücke gar nicht. Eine verschickte Rechnung löschst du nie, sondern stornierst sie mit einer Stornorechnung. So bleibt ihre Nummer belegt.
Zum Jahreswechsel
Ob du jedes Jahr neu zählst oder einfach weiterzählst, ist deine Entscheidung. Beides ist erlaubt. Wechselst du das Format, behältst du die alten Nummern unverändert und beginnst die neue Reihe so, dass keine Nummer doppelt entstehen kann.
Wann keine Nummer nötig ist
Für eine Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto ist die Rechnungsnummer keine Pflicht (§ 33 UStDV). Auch Kleinunternehmer brauchen seit 2025 nach § 34a UStDV keine Nummer auf der Rechnung. Trotzdem lohnt sie sich in beiden Fällen: Du findest jede Rechnung schneller wieder, dein Kunde kann sie bei der Zahlung angeben und deine Steuerberatung sieht auf einen Blick, ob alles da ist.
Dieser Ratgeber erklärt die Regeln allgemein. Wie du eine bestehende Nummernfolge sauber umstellst, klärst du im Zweifel mit deiner Steuerberatung.
Häufige Fragen
Darf ich die Kundennummer in die Rechnungsnummer einbauen?
Ja, wenn die Nummer am Ende einmalig bleibt und sich eindeutig einem Nummernkreis zuordnen lässt. Bei vielen Kunden wird das allerdings schnell unübersichtlich. Ein zentraler Zähler mit Jahr ist meist einfacher, die Kundennummer steht dann getrennt auf der Rechnung.
Muss die Rechnungsnummer mit 1 beginnen?
Nein. Du darfst mit jeder Zahl beginnen, etwa 1001 oder 2026-100. Wichtig ist nur, dass es danach fortlaufend weitergeht und keine Nummer doppelt vorkommt.
Was tue ich, wenn ich eine Nummer doppelt vergeben habe?
Storniere eine der beiden Rechnungen, meist die, die dein Kunde noch nicht verbucht hat. Stelle sie dann mit einer neuen Nummer erneut aus. Schicke deinem Kunden die neue Rechnung mit einem kurzen Hinweis. Wie das geht, steht im Ratgeber Rechnung korrigieren.
Darf ich mein Nummernformat ändern?
Ja, zum Beispiel zum Jahreswechsel. Die schon vergebenen Nummern bleiben, wie sie sind. Achte nur darauf, dass die neue Reihe keine Nummer erzeugen kann, die es schon gibt.