So kommt deine erste Rechnung zustande
Eine Rechnung schreibst du in fünf Schritten: Du trägst deine eigenen Angaben und die deines Kunden ein, gibst ihr eine fortlaufende Nummer und ein Datum, beschreibst die Leistung mit Zeitpunkt und Preis, rechnest Netto, Umsatzsteuer und Brutto aus und schickst sie an deinen Kunden. Ein Zahlungsziel und deine Bankverbindung sorgen dafür, dass dein Kunde weiß, bis wann und wohin er zahlt.
Ob du die Rechnung in einer Textverarbeitung, einer Vorlage oder einem Rechnungsprogramm schreibst, schreibt dir niemand vor. Wichtig ist, dass die Pflichtangaben vollständig sind, denn dein Kunde braucht sie für seinen Vorsteuerabzug.
Was auf die Rechnung gehört
§ 14 Abs. 4 UStG nennt die Angaben, die auf jeder Rechnung stehen müssen. Kurz zusammengefasst sind das:
- dein vollständiger Name und deine Anschrift sowie die deines Kunden
- deine Steuernummer oder deine USt-IdNr.
- das Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- was du geliefert oder geleistet hast, mit Menge und Art
- wann du die Leistung erbracht hast
- der Nettobetrag nach Steuersätzen, der Steuersatz und der Steuerbetrag
Die vollständige Liste mit allen Sonderfällen, etwa der Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto nach § 33 UStDV, steht im Ratgeber Pflichtangaben auf der Rechnung. Für deine erste Rechnung reicht es, diese Punkte einmal sauber in deine Vorlage oder dein Profil zu übernehmen. Danach stehen sie auf jeder weiteren Rechnung von selbst.
Nummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum
Die Rechnungsnummer muss einmalig sein und fortlaufend vergeben werden (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Ein Format wie RE-2026-0001 ist üblich, Buchstaben und Jahreszahlen sind erlaubt. Wie du ein Nummernsystem aufbaust und was bei Lücken gilt, erklärt der Ratgeber Rechnungsnummer.
Das Rechnungsdatum ist der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst. Das Leistungsdatum ist der Tag oder Zeitraum, in dem du gearbeitet hast. Es gehört auch dann auf die Rechnung, wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Für ein Projekt über mehrere Wochen gibst du den Leistungszeitraum an, zum Beispiel „1. bis 30. September 2026“.
Netto, Umsatzsteuer und Brutto
Jede Position rechnest du als Menge mal Einzelpreis. Die Summe der Positionen ist der Nettobetrag. Darauf kommt die Umsatzsteuer, in den meisten Fällen 19 %, für bestimmte Leistungen 7 % (§ 12 UStG). Stehen beide Sätze auf einer Rechnung, weist du sie getrennt aus.
| Position | Betrag |
|---|---|
| 8 Stunden Webentwicklung zu 95,00 € | 760,00 € |
| Pauschale Einrichtung | 240,00 € |
| Summe netto | 1.000,00 € |
| Umsatzsteuer 19 % | 190,00 € |
| Gesamtbetrag | 1.190,00 € |
Dein Kunde überweist den Gesamtbetrag. Die 190,00 € gehören nicht dir, sondern gehen mit deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt. Lege sie am besten gleich beiseite.
Als Kleinunternehmer
Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, weist du keine Umsatzsteuer aus. Seit 2025 gilt sie, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Statt der Steuer schreibst du einen Hinweis auf die Rechnung, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Zahlungsziel und Bankverbindung
Ein Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe, hilft dir aber sehr. Ein Satz wie „Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 23. Oktober 2026 auf das unten genannte Konto.“ lässt keine Fragen offen. Üblich sind 14 oder 30 Tage. Ohne festes Datum gerät ein Geschäftskunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Privatpersonen gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist.
Deine IBAN gehört in den Fuß oder unter die Summe. Skonto, Abschläge und andere Zahlungsbedingungen erklärt der Ratgeber Zahlungsziel und Skonto.
Wie du die Rechnung verschickst
Für Leistungen bis Ende 2026 darfst du Geschäftskunden in Deutschland eine Rechnung auf Papier schicken oder, wenn sie einverstanden sind, ein PDF per E-Mail (§ 27 Abs. 38 UStG). Für Leistungen im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Für Leistungen ab dem 1. Januar 2028 schreibst du jedem Geschäftskunden im Inland eine E-Rechnung, also XRechnung oder ZUGFeRD. Privatpersonen bekommen weiter ein normales PDF. Als Kleinunternehmer darfst du dauerhaft so abrechnen (§ 34a UStDV).
Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Das gilt für jedes Unternehmen, auch für dich als Freelancer. Die Stufen im Detail stehen im Ratgeber E-Rechnung Pflicht.
Schickst du eine Rechnung per E-Mail, hängst du sie als PDF an und schreibst ein paar Sätze dazu. Bewahre die Rechnung so auf, wie du sie verschickt hast. Eine einmal verschickte Rechnung änderst du nicht mehr, sondern korrigierst sie mit einer Rechnungskorrektur oder einer Stornorechnung.
Wann du eine Rechnung schreiben musst
Arbeitest du für ein anderes Unternehmen, musst du innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). An Privatpersonen musst du in den meisten Fällen keine Rechnung schreiben, eine Ausnahme sind Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Schreiben darfst du sie trotzdem immer. Für deine eigene Buchhaltung brauchst du ohnehin einen Beleg über jede Einnahme.
In der Praxis wartest du nicht sechs Monate. Wer direkt nach der Leistung abrechnet, bekommt sein Geld früher und vergisst nichts.
Dieser Ratgeber erklärt die Regeln allgemein. Ob für deine Leistung ein anderer Steuersatz oder eine Ausnahme gilt, klärst du im Zweifel mit deiner Steuerberatung.
Häufige Fragen
Darf ich als Freelancer eine Rechnung in Word oder Excel schreiben?
Ja. Das Gesetz schreibt kein Programm vor, nur die Angaben. Achte darauf, dass jede Nummer nur einmal vorkommt und du verschickte Rechnungen nicht nachträglich änderst. Ab 2027 oder 2028 brauchst du für Geschäftskunden ein Programm, das E-Rechnungen schreibt, außer du bist Kleinunternehmer.
Weise ich Privatpersonen auch Umsatzsteuer aus?
Ja. Die Umsatzsteuer hängt von deiner Leistung ab, nicht davon, ob dein Kunde ein Unternehmen ist. Der Unterschied ist nur, dass eine Privatperson sie nicht als Vorsteuer zurückbekommt. Keine Umsatzsteuer weist du nur aus, wenn du Kleinunternehmer bist oder eine Ausnahme wie Reverse Charge greift.
Was mache ich, wenn auf meiner Rechnung etwas falsch ist?
Eine verschickte Rechnung bleibt, wie sie ist. Du schreibst eine Rechnungskorrektur, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, oder du stornierst sie und schreibst eine neue.
Brauche ich eine USt-IdNr. für meine erste Rechnung?
Nein. Für Kunden in Deutschland reicht deine Steuernummer. Die USt-IdNr. brauchst du vor allem für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Ländern, siehe USt-IdNr. beantragen.