So beantragst du die USt-IdNr.
Die USt-IdNr. beantragst du beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), nicht bei deinem Finanzamt. Das geht kostenlos über ein Onlineformular des BZSt. Du brauchst dafür nur deine Steuernummer, das zuständige Finanzamt und deine Rechtsform. Rechtsgrundlage ist § 27a UStG: Das BZSt erteilt die Nummer auf Antrag an Unternehmer.
Gründest du gerade, geht es noch einfacher. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kannst du die USt-IdNr. gleich mit beantragen. Dein Finanzamt gibt den Antrag dann an das BZSt weiter. Rechne damit, dass das ein paar Wochen dauert.
Die Nummer kommt immer per Post. Per E-Mail oder Telefon teilt das BZSt sie nicht mit. Eine deutsche USt-IdNr. beginnt mit DE, gefolgt von neun Ziffern.
Was du für den Antrag brauchst
Das BZSt vergibt die USt-IdNr. nur, wenn dein Finanzamt dich schon als Unternehmer führt. Deshalb brauchst du zuerst eine Steuernummer. Wie du sie bekommst, steht im Ratgeber Steuernummer beantragen.
Im Onlineformular wählst du Bundesland und Finanzamt und trägst Steuernummer und Rechtsform ein. Als Einzelunternehmer gibst du zusätzlich Name, Vorname und Geburtsdatum an. Das BZSt gleicht diese Angaben mit den Daten ab, die dein Finanzamt übermittelt hat. Passen sie nicht zusammen, klärst du das mit deinem Finanzamt, denn das BZSt kann die Daten nicht selbst ändern.
Wann du eine USt-IdNr. brauchst
Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern
Arbeitest du für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, liegt der Ort deiner Leistung meist bei deinem Kunden (§ 3a Abs. 2 UStG). Du schreibst dann netto, dein Kunde schuldet die Steuer in seinem Land. Auf diese Rechnung gehören deine USt-IdNr. und die deines Kunden sowie der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 14a Abs. 1 UStG). Ohne eigene USt-IdNr. geht das nicht. Mehr dazu im Ratgeber Reverse Charge.
Einkäufe bei Unternehmen in anderen EU-Ländern
Kaufst du Software, Werbung oder andere Leistungen bei einer Firma in einem anderen EU-Land, fragt der Anbieter nach deiner USt-IdNr. Mit ihr rechnet er netto ab. Du schuldest dann die deutsche Umsatzsteuer darauf selbst (§ 13b UStG). Ohne Nummer berechnet er dir oft die Umsatzsteuer seines Landes, die du nicht ohne Weiteres zurückbekommst.
Statt der Steuernummer auf der Rechnung
Auf jede Rechnung gehört deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG). Viele Freelancer nehmen lieber die USt-IdNr., weil die Steuernummer auch für andere Steuern verwendet wird und nicht auf jedem Dokument stehen muss. Hast du beide Nummern, entscheidest du selbst, welche auf deinen Rechnungen steht. Wichtig ist nur, dass eine davon immer draufsteht.
Als Kleinunternehmer
Auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG bekommst du eine USt-IdNr. An deiner Steuerbefreiung ändert sie nichts. Sinnvoll ist sie vor allem, wenn du Leistungen von Unternehmen aus anderen EU-Ländern einkaufst. Die Steuer, die du dann nach § 13b UStG schuldest, zahlst du auch als Kleinunternehmer und kannst sie nicht als Vorsteuer abziehen. Dafür gibst du für diesen Zeitraum eine Umsatzsteuer-Voranmeldung ab. Mehr zur Regelung steht im Ratgeber Kleinunternehmerregelung.
Die USt-IdNr. deines Kunden prüfen
Bevor du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer an ein EU-Unternehmen schreibst, prüfst du dessen USt-IdNr. Dafür gibt es zwei Wege:
| Weg | Was er bestätigt | Wer ihn nutzen kann |
|---|---|---|
| VIES der EU-Kommission | ob die Nummer gültig ist | alle |
| qualifizierte Bestätigung beim BZSt | Gültigkeit sowie Name und Anschrift des Inhabers | Inhaber einer deutschen USt-IdNr. |
Die qualifizierte Bestätigung regelt § 18e Nr. 1 UStG. Sie gilt für den Tag der Anfrage. Halte das Ergebnis mit Datum fest, etwa als Ausdruck oder Bildschirmfoto bei deinen Unterlagen. Das BZSt bestätigt dabei nur Angaben, die du mitschickst. Den Namen zu einer Nummer verrät es dir nicht.
Wenn die Prüfung nicht klappt
Meldet VIES eine Nummer als nicht gültig, steckt oft ein Tippfehler oder eine fehlende Länderkennung dahinter, etwa FR oder ATU am Anfang. Frage deinen Kunden nach der genauen Nummer, bevor du ohne Umsatzsteuer abrechnest. Antwortet der Dienst gar nicht, ist meist nur das System eines Mitgliedstaats kurz nicht erreichbar. Versuche es später noch einmal, aber vor der Rechnung.
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer
Seit Oktober 2024 führt das BZSt schrittweise die Wirtschafts-Identifikationsnummer nach § 139c AO ein. Sie soll Unternehmen gegenüber Behörden einheitlich kennzeichnen. Hat das BZSt dir deine USt-IdNr. bis zum 30. November 2024 erteilt, ist deine Wirtschafts-Identifikationsnummer dieselbe Nummer mit dem Zusatz -00001. Das hat das BZSt öffentlich bekannt gemacht, einen eigenen Brief bekommst du dafür in diesem Fall nicht. Eine USt-IdNr. beantragst du trotzdem weiter gesondert, die Wirtschafts-Identifikationsnummer ersetzt sie nicht. Für deine Rechnungen ändert sich nichts. Dort steht nach § 14 Abs. 4 UStG weiter deine Steuernummer oder USt-IdNr.
Dieser Ratgeber erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Ob eine Leistung ins EU-Ausland bei dir unter Reverse Charge fällt, klärst du im Zweifel mit deiner Steuerberatung.
Häufige Fragen
Was kostet die USt-IdNr.?
Nichts. Der Antrag beim BZSt ist kostenlos, online wie schriftlich.
Kann ich die USt-IdNr. beantragen, bevor ich eine Steuernummer habe?
Online nicht, denn das Formular verlangt die Steuernummer. Als Gründer kreuzt du die USt-IdNr. im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an. Dann kümmert sich dein Finanzamt um die Weitergabe an das BZSt.
Ich habe meine USt-IdNr. verlegt. Wie bekomme ich sie wieder?
Schaue zuerst in alte Rechnungen oder Bescheide, dort steht sie oft. Ansonsten forderst du beim BZSt eine erneute Mitteilung an. Du bekommst dann eine Kopie des ursprünglichen Bescheids per Post an die Anschrift, die dein Finanzamt kennt.
Muss ich die USt-IdNr. jedes Mal neu prüfen?
Eine Bestätigung gilt nur für den Tag der Abfrage. Bei neuen Kunden prüfst du vor der ersten Rechnung, bei langen Geschäftsbeziehungen in regelmäßigen Abständen. Ändert sich der Name oder die Anschrift deines Kunden, prüfst du erneut.