Wie du an eine Steuernummer kommst
Die Steuernummer für deine Selbstständigkeit beantragst du nicht mit einem eigenen Antrag. Du bekommst sie, wenn du dem Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung schickst. Das Finanzamt legt dich damit als Unternehmer an, vergibt die Steuernummer und schickt sie dir per Post. Der Fragebogen ist die Anmeldung, die Nummer die Antwort darauf.
Das gilt für Freiberufler und Gewerbetreibende gleichermaßen. Auch wenn du nebenberuflich startest oder als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer arbeitest, brauchst du ihn. Plane den Fragebogen deshalb gleich in deine ersten Wochen ein, am besten bevor der erste Auftrag fertig ist. Dann liegt die Nummer im besten Fall schon bereit, wenn du die erste Rechnung schreibst.
Die Frist: ein Monat
Wer eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmt, teilt das dem Finanzamt mit (§ 138 Abs. 1 Satz 3 AO). Wer einen Gewerbebetrieb eröffnet, zeigt das der Gemeinde an (§ 138 Abs. 1 Satz 1 AO). Diese Mitteilungen sind innerhalb eines Monats fällig (§ 138 Abs. 4 AO).
Dazu kommt die Auskunft über deine steuerlichen Verhältnisse, also der Fragebogen selbst. Auch für ihn gilt ein Monat nach dem Start. Du übermittelst ihn elektronisch nach amtlichem Datensatz (§ 138 Abs. 1b AO). In der Praxis heißt das: über Mein ELSTER. Papier lässt das Finanzamt nur in Härtefällen zu.
Als Start zählt, wann du deine Tätigkeit aufnimmst, nicht erst der Tag der ersten Zahlung.
Gewerbe oder freier Beruf: wer sich wo meldet
| Du bist | Gewerbeamt | Finanzamt |
|---|---|---|
| Freiberufler | keine Anmeldung | Fragebogen über Mein ELSTER |
| Gewerbetreibende | Gewerbeanmeldung (§ 14 GewO) | Fragebogen über Mein ELSTER |
Die Gewerbeanmeldung ersetzt den Fragebogen nicht. Das Gewerbeamt gibt deine Anmeldung zwar unter anderem an das Finanzamt weiter, die steuerlichen Angaben machst du trotzdem selbst. Ob deine Arbeit freiberuflich oder ein Gewerbe ist, erklärt der Ratgeber Freiberufler oder Gewerbe.
Was der Fragebogen fragt
Der Fragebogen wirkt lang, die meisten Fragen sind aber schnell beantwortet. Die wichtigen sind diese:
- Tätigkeit: Beschreibe konkret, was du machst, etwa „Entwicklung von Webanwendungen für Unternehmen“ statt „IT“. Danach ordnet das Finanzamt dich als Freiberufler oder Gewerbe ein.
- Umsatz und Gewinn: Du schätzt sie für das Jahr des Starts und das Folgejahr. Aus dem Gewinn setzt das Finanzamt deine Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer fest. Eine realistische Schätzung schützt dich vor hohen Vorauszahlungen und vor einer großen Nachzahlung.
- Kleinunternehmerregelung: Du entscheidest, ob du sie nutzt. Im Jahr des Starts geht das, solange dein Umsatz 25.000 € nicht überschreitet (§ 19 UStG). Mehr dazu im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.
- Soll- oder Ist-Versteuerung: Ohne Kleinunternehmerregelung kannst du hier beantragen, die Umsatzsteuer erst bei Zahlungseingang abzuführen (§ 20 UStG).
- USt-IdNr.: Arbeitest du für Unternehmen in anderen EU-Ländern, beantragst du sie gleich mit. Sie kommt vom Bundeszentralamt für Steuern, nachdem das Finanzamt dich erfasst hat.
- Gewinnermittlung: Die meisten Selbstständigen wählen die Einnahmenüberschussrechnung.
Nimm dir für den Fragebogen ein, zwei ruhige Stunden und halte deine Bankverbindung, deine Steuer-ID und eine grobe Planung deiner Einnahmen bereit. Unsicher bist du meist nur bei den Schätzungen. Die darfst du später anpassen.
Den Zeitraum deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung legt das Finanzamt nach deinen Angaben fest. Für Gründungen bis Ende 2026 zählt dabei die Umsatzsteuer, die du für das laufende Jahr erwartest: über 9.000 € meldest du monatlich, sonst in der Regel vierteljährlich (§ 18 Abs. 2 UStG).
Bis die Steuernummer da ist
Zwischen Fragebogen und Nummer vergehen oft einige Wochen. In dieser Zeit fehlt dir eine Pflichtangabe: Auf jede Rechnung gehört deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG). Eine Rechnung ohne beides ist unvollständig. Für einen Kunden, der Vorsteuer abzieht, ist das ein echtes Problem.
So kommst du gut durch die Wartezeit:
- Arbeite ganz normal und halte fest, was du geleistet hast.
- Schreibe die Rechnung als Entwurf und stelle sie fertig, sobald die Nummer da ist.
- Drängt die Zeit, sprich mit deinem Kunden. Viele warten die paar Tage lieber ab, als eine unvollständige Rechnung zu buchen.
- Kommt die Nummer nicht, frage beim Finanzamt nach dem Stand. Ein kurzer Anruf klärt oft, ob noch etwas fehlt.
Was sonst auf eine Rechnung gehört, steht im Ratgeber zu den Pflichtangaben.
Steuernummer, Steuer-ID und W-IdNr.
Drei Nummern werden oft verwechselt:
- Die steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID) hast du als Person seit Jahren. Sie hat elf Ziffern und gehört nicht auf deine Rechnungen (§ 139b AO).
- Die Steuernummer vergibt dein Finanzamt für deine Steuererklärungen. Ziehst du in den Bezirk eines anderen Finanzamts, kann sie sich ändern.
- Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) vergibt das Bundeszentralamt für Steuern seit November 2024 nach und nach automatisch an wirtschaftlich Tätige. Beantragen musst du sie nicht. Sie beginnt mit „DE“ und ersetzt deine Steuernummer auf Rechnungen nicht. Hast du schon eine USt-IdNr., ist sie Teil der W-IdNr., ergänzt um ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal.
Dieser Ratgeber erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Wie das Finanzamt deine Angaben einordnet, hängt von deinem Fall ab.
Häufige Fragen
Muss ich den Fragebogen auch nebenberuflich abgeben?
Ja. Die Pflicht hängt daran, dass du eine selbstständige Tätigkeit aufnimmst, nicht an ihrem Umfang. Auch ein Nebenerwerb neben deiner Anstellung braucht eine Steuernummer, sobald du Rechnungen schreibst.
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Gib den Fragebogen dann so schnell wie möglich ab. Die Frist ist eine Pflicht, keine Empfehlung. Vor allem verzögert sich deine Steuernummer und damit jede vollständige Rechnung.
Wie lange dauert es bis zur Steuernummer?
Das hängt vom Finanzamt ab. Oft sind es einige Wochen, mit Rückfragen auch länger. Je klarer deine Tätigkeit beschrieben ist, desto seltener fragt das Finanzamt nach.
Kann ich meine Schätzung später ändern?
Ja. Merkst du, dass Umsatz oder Gewinn deutlich anders laufen, kannst du beim Finanzamt beantragen, die Vorauszahlungen anzupassen. Die endgültige Steuer ergibt sich ohnehin erst aus deiner Steuererklärung.