Die kurze Antwort
Freiberuflich arbeitest du, wenn deine Tätigkeit in § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG steht oder einem der dort genannten Berufe ähnlich ist. Alles andere, was du selbstständig, auf Dauer und mit Gewinnabsicht am Markt anbietest, ist in der Regel ein Gewerbe (§ 15 Abs. 2 EStG). Der Unterschied betrifft vor allem drei Dinge: Gewerbeanmeldung, Gewerbesteuer und IHK. Rechnungen, Umsatzsteuer und die Einnahmenüberschussrechnung funktionieren für beide fast gleich.
Wer freiberuflich arbeitet
§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG nennt zwei Gruppen.
Tätigkeiten: selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Arbeit. Eine Illustratorin, ein Autor oder eine Dozentin fällt typischerweise hierunter.
Katalogberufe: etwa Ärztinnen, Rechtsanwälte, Architektinnen, Ingenieure, beratende Volks- und Betriebswirte, Journalistinnen, Bildberichterstatter, Dolmetscherinnen und Übersetzer, dazu Berufe, die einem davon ähnlich sind.
Für einen ähnlichen Beruf reicht es nicht, dass du ähnliche Aufgaben übernimmst. Nach der Rechtsprechung müssen Ausbildung und Tätigkeit mit einem Katalogberuf vergleichbar sein. So kann eine Softwareentwicklerin mit Informatikstudium als ingenieurähnlich gelten, während jemand ohne vergleichbare Ausbildung mit derselben Arbeit gewerblich sein kann.
Was ein Gewerbe ist
Ein Gewerbebetrieb ist jede selbständige, nachhaltige Tätigkeit mit Gewinnabsicht, mit der du am allgemeinen Wirtschaftsverkehr teilnimmst und die weder freiberuflich noch Land- und Forstwirtschaft ist (§ 15 Abs. 2 EStG). Typische Beispiele sind Handel, Handwerk, Vermittlung, ein Onlineshop oder Dienstleistungen ohne freiberuflichen Kern.
Was der Unterschied für dich bedeutet
| Thema | Freiberufler | Gewerbe |
|---|---|---|
| Anmeldung | nur Finanzamt | Gewerbeamt (§ 14 GewO) und Finanzamt |
| Gewerbesteuer | keine | ja, nach Freibetrag (§ 2, § 11 GewStG) |
| IHK | keine Mitgliedschaft | Mitglied der IHK (§ 2 IHKG) |
| Gewinnermittlung | EÜR, unabhängig von der Höhe | EÜR bis zu den Grenzen des § 141 AO |
| Ist-Versteuerung | auch über 800.000 € Umsatz möglich | bis 800.000 € Vorjahresumsatz |
Gewerbesteuer
Gewerbesteuer zahlt nur ein Gewerbebetrieb (§ 2 Abs. 1 GewStG). Einzelunternehmer und Personengesellschaften haben einen Freibetrag von 24.500 € auf den Gewerbeertrag (§ 11 Abs. 1 GewStG). Liegt dein Gewinn darunter, fällt keine Gewerbesteuer an. Darüber rechnet die Gemeinde mit ihrem Hebesatz. Einen großen Teil holst du dir über die Einkommensteuer zurück: § 35 EStG ermäßigt sie um das 4,0-Fache des Gewerbesteuer-Messbetrags, höchstens um die tatsächlich gezahlte Gewerbesteuer. Bei üblichen Hebesätzen bleibt deshalb oft wenig oder nichts übrig. In Gemeinden mit hohem Hebesatz bleibt ein Rest.
Ein Beispiel mit 60.000 € Gewerbeertrag und einem Hebesatz von 400 %: Nach dem Freibetrag bleiben 35.500 €. Davon 3,5 % ergibt einen Messbetrag von 1.242,50 € (§ 11 Abs. 2 GewStG), mit dem Hebesatz 4.970 € Gewerbesteuer. Die Ermäßigung nach § 35 EStG beträgt ebenfalls 4.970 €, sofern deine Einkommensteuer auf diesen Gewinn hoch genug ist. Unterm Strich bleibt dann keine zusätzliche Belastung.
IHK
Wer ein Gewerbe betreibt, ist automatisch Mitglied der Industrie- und Handelskammer (§ 2 IHKG), Handwerksbetriebe gehören zur Handwerkskammer. Ohne Eintrag im Handelsregister zahlst du keinen Beitrag, solange dein Gewinn aus dem Gewerbe 5.200 € im Jahr nicht übersteigt (§ 3 Abs. 3 IHKG). Freiberufler sind keine IHK-Mitglieder. Manche Katalogberufe haben dafür eine eigene Berufskammer.
Buchführung und EÜR
Freiberufler fallen nie unter die Buchführungspflicht des § 141 AO und dürfen ihren Gewinn immer mit der Einnahmenüberschussrechnung ermitteln (§ 4 Abs. 3 EStG). Für ein Gewerbe gilt das nur, solange der Umsatz im Kalenderjahr 800.000 € und der Gewinn 80.000 € nicht übersteigt. Danach fordert das Finanzamt zur Buchführung auf. Wie die EÜR aufgebaut ist, steht im Ratgeber zur EÜR.
Umsatzsteuer
Für die Umsatzsteuer ist die Unterscheidung fast egal. Die Kleinunternehmerregelung, die Pflichtangaben auf der Rechnung und die Voranmeldung gelten für beide. Ein Unterschied bleibt: Freiberufler können die Ist-Versteuerung auch mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz beantragen, solange sie keine Bücher führen (§ 20 Satz 1 Nr. 3 UStG). Mehr dazu im Ratgeber zur Ist-Versteuerung.
Wie das Finanzamt entscheidet
Eine eigene Entscheidung über deinen Status beantragst du nicht. Das Finanzamt ordnet dich nach deiner Beschreibung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ein. Beschreibe deshalb genau, was du tust und welche Ausbildung dahintersteht. Diese Einordnung ist nicht endgültig. Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt die Tätigkeit neu bewerten, auch für zurückliegende Jahre. Wer unsicher ist, klärt die Frage früh mit der Steuerberatung.
Wenn du beides machst
Viele Selbstständige arbeiten gemischt, etwa eine Designerin, die nebenbei Drucksachen verkauft.
- Als Einzelunternehmer trennst du die Bereiche, wo das möglich ist: getrennte Rechnungen oder Positionen, getrennte Aufzeichnungen. Dann ist nur der gewerbliche Teil ein Gewerbe. Lassen sich beide Teile nicht sinnvoll trennen, entscheidet, welche Tätigkeit dem Ganzen das Gepräge gibt.
- In einer Personengesellschaft gilt die Abfärbung (§ 15 Abs. 3 Nr. 1 EStG): Schon eine gewerbliche Nebentätigkeit macht grundsätzlich alle Einkünfte gewerblich. Der Bundesfinanzhof lässt das bei geringem Umfang aus. Nach seinen Urteilen vom 27. August 2014 (unter anderem VIII R 41/11) färbt eine gewerbliche Tätigkeit nicht ab, wenn ihre Nettoumsätze höchstens 3 % der Gesamtumsätze und höchstens 24.500 € im Jahr betragen.
Dieser Ratgeber erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Wo deine Arbeit genau liegt, hängt vom Einzelfall ab.
Häufige Fragen
Kann ich mir aussuchen, ob ich Freiberufler bin?
Nein. Es kommt darauf an, was du tatsächlich tust und welche Ausbildung du hast, nicht darauf, was du im Fragebogen ankreuzt. Eine klare, ehrliche Beschreibung hilft dem Finanzamt, dich richtig einzuordnen.
Ist Gewerbe für mich teurer?
Nicht unbedingt. Unter 24.500 € Gewinn fällt keine Gewerbesteuer an, darüber gleicht die Anrechnung nach § 35 EStG einen großen Teil aus. Dazu kommen etwas mehr Aufwand bei der Anmeldung und der IHK-Beitrag, von dem kleine Gewerbe oft befreit sind.
Was passiert, wenn das Finanzamt mich später als Gewerbe einstuft?
Dann kann es Gewerbesteuer für die betroffenen Jahre festsetzen. Wegen des Freibetrags und der Anrechnung bleibt der Betrag oft überschaubar, die Nachzahlung kommt aber gesammelt. Lass dir die Einordnung deshalb früh bestätigen, wenn sie nicht eindeutig ist.
Brauche ich als Freiberufler einen Gewerbeschein?
Nein. Eine freiberufliche Tätigkeit meldest du nur beim Finanzamt an. Eine Gewerbeanmeldung ist nur für ein Gewerbe nötig (§ 14 GewO).