Was die GoBD sind
GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es ist kein Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019. Es wurde am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025 geändert, zuletzt vor allem wegen der E-Rechnung.
Die GoBD erklären, wie das Finanzamt die Pflichten aus der Abgabenordnung bei digitaler Buchführung versteht. Sie betreffen dich, sobald du steuerlich relevante Daten am Computer führst. Das gilt auch, wenn du keine Bücher führst, sondern nur eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) machst. Auch dein Rechnungsprogramm gehört dazu.
Die Grundsätze in einfachen Worten
Die Grundlage steht in § 146 Abs. 1 AO: Buchungen und Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Die GoBD machen daraus diese Grundsätze:
- Nachvollziehbar und nachprüfbar. Eine sachkundige Person versteht in angemessener Zeit, was passiert ist, vom Beleg bis zur Zahl in der Erklärung und zurück.
- Vollständig. Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, auch der kleine.
- Richtig. Was erfasst ist, stimmt mit dem Beleg und der Wirklichkeit überein.
- Zeitgerecht. Bargeschäfte erfasst du täglich, andere Vorgänge zeitnah. Für unbare Vorgänge gelten zehn Tage nach den GoBD als unbedenklich.
- Geordnet. Belege und Aufzeichnungen lassen sich finden und zuordnen, etwa über eine Belegnummer.
- Unveränderbar. Was einmal erfasst ist, wird nicht überschrieben.
Unveränderbar heißt: berichtigen statt überschreiben
§ 146 Abs. 4 AO sagt, dass eine Buchung oder Aufzeichnung nicht so verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch Änderungen, bei denen offen bleibt, ob sie ursprünglich oder später gemacht wurden, sind nicht erlaubt.
Für deine Rechnungen bedeutet das: Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, änderst du sie frei. Sobald du sie fertigstellst und verschickst, ist sie Teil deiner Unterlagen. Einen Fehler darin behebst du nicht, indem du die Rechnung öffnest und den Betrag änderst. Du schreibst ein neues Dokument:
- eine Stornorechnung, die die ganze Rechnung aufhebt, wenn sie so nie hätte entstehen dürfen, etwa an den falschen Empfänger,
- eine Rechnungskorrektur über den Betrag der Änderung, wenn nur ein Teil nicht stimmt, etwa ein nachträglicher Nachlass.
Beide verweisen auf die ursprüngliche Rechnung, die selbst unverändert bleibt. Wann du welchen Weg nimmst, steht im Ratgeber Rechnung korrigieren.
Dasselbe gilt für Rechnungsnummern. Sie sollen lückenlos sein. Fehlt eine Nummer, hältst du fest, warum.
Die Verfahrensdokumentation
Zu einer ordnungsmäßigen Buchführung gehört eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie deine Belege entstehen, wie du sie erfasst, verarbeitest und aufbewahrst und welche Programme du dafür nutzt. Üblich sind vier Teile: eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation.
Für Selbstständige muss sie nicht lang sein. Wichtig ist, dass sie zu deinem tatsächlichen Ablauf passt und mitwächst, wenn sich etwas ändert. Sie wird so lange aufbewahrt wie die Unterlagen, die sie beschreibt. Fehlt sie, ist das nach der IHK München nicht automatisch ein schwerer Mangel, solange die Buchführung nachvollziehbar bleibt. Stimm sie im Zweifel mit deiner Steuerberatung ab.
Datenzugriff bei der Betriebsprüfung
Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt in deine gespeicherten Daten Einsicht nehmen und sie in einem maschinell auswertbaren Format verlangen (§ 147 Abs. 6 AO). Deine Daten müssen also während der ganzen Aufbewahrungsfrist lesbar und exportierbar bleiben, auch wenn du das Programm nicht mehr aktiv nutzt.
Bei E-Rechnungen genügt seit der Änderung vom 14. Juli 2025 die strukturierte XML-Datei. Ein PDF dazu hebst du nur auf, wenn es zusätzliche Informationen enthält.
Ein Wort zu Software und Siegeln
Ein Programm allein macht keine Buchführung ordnungsgemäß. Die GoBD bewerten dein ganzes Verfahren: wie du erfasst, ablegst, berichtigst und aufbewahrst. Die Finanzverwaltung erteilt keine Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit. Zertifikate Dritter für Software binden sie nicht (GoBD vom 28. November 2019, Rz. 179 bis 181). Ein Programm kann dir aber die Arbeit abnehmen, indem es fertiggestellte Rechnungen sperrt, Berichtigungen als eigenes Dokument anlegt, Änderungen protokolliert und deine Daten jederzeit herausgibt. Wie Folnaro das macht, steht unten und auf der Seite Steuerberatung.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung. Ob dein Ablauf im Einzelfall ausreicht, klärst du mit deiner Steuerberatung.
