Die Fristen im Überblick
Welche Unterlagen du wie lange aufbewahrst, regelt § 147 AO. Für Rechnungen kommt § 14b UStG dazu. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz ist die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre gesunken.
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
| Buchungsbelege, also Rechnungen, Belege, Kontoauszüge | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO |
| Rechnungen, die du schreibst oder bekommst | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG |
| Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 AO |
| Sonstige Unterlagen, die für die Steuer von Bedeutung sind | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO |
Zu den Büchern und Aufzeichnungen zählt für viele Selbstständige auch die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) mit ihren Grundlagen. Sie bleibt bei zehn Jahren.
Die acht Jahre gelten nach Art. 97 § 19a EGAO für alle Belege, deren alte Frist am 1. Januar 2025 noch lief. Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute behalten die zehn Jahre.
Wann die Frist beginnt
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO), bei einer Rechnung mit dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Das Datum auf dem Beleg selbst ist also nur der Ausgangspunkt.
Ein Beispiel: Eine Rechnung vom 14. März 2026 bewahrst du ab dem 31. Dezember 2026 acht Jahre auf, also bis zum Ablauf des 31. Dezember 2034. Ab dem 1. Januar 2035 darfst du sie vernichten.
Die Frist läuft allerdings nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Das kann etwa bei einer laufenden Betriebsprüfung oder einem offenen Einspruch der Fall sein. Bevor du ältere Unterlagen löschst, fragst du im Zweifel deine Steuerberatung.
Digital aufbewahren
Du darfst Belege und Rechnungen digital aufbewahren (§ 147 Abs. 2 AO). Dafür gilt:
- Die Wiedergabe muss mit dem Original bildlich und inhaltlich übereinstimmen.
- Sie muss während der ganzen Frist verfügbar sein.
- Sie muss sich jederzeit lesbar machen und maschinell auswerten lassen.
Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind davon ausgenommen. Bei einer Betriebsprüfung darf das Finanzamt Einsicht in deine gespeicherten Daten nehmen und sie in einem maschinell auswertbaren Format verlangen (§ 147 Abs. 6 AO). Ein Ordner voller Bilddateien, die niemand mehr öffnen kann, erfüllt die Pflicht also nicht. Wie die Finanzverwaltung Ordnung und Unveränderbarkeit versteht, steht im Ratgeber zu den GoBD.
Was bei E-Rechnungen gilt
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Teil die Rechnung, also die XML-Datei einer XRechnung oder die eingebettete XML eines ZUGFeRD-PDFs. Nach der Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 genügt es, diese XML-Datei aufzubewahren. Ein zusätzliches PDF oder einen Ausdruck musst du nur aufheben, wenn darin etwas steht, das über die XML hinausgeht oder von ihr abweicht, etwa ein Buchungsvermerk.
Ein Ausdruck oder ein Bild der Rechnung ersetzt die XML-Datei dagegen nicht. Hebe sie also unverändert auf, auch wenn du die Rechnung nur am Bildschirm gelesen hast. Wie du eine XRechnung auf dem Mac überhaupt lesbar machst, steht im Ratgeber XRechnung auf dem Mac öffnen.
Beim Wechsel des Programms
Die Pflicht hängt an den Unterlagen, nicht am Programm. Wechselst du dein Rechnungsprogramm, bleiben die Fristen für alles, was dort entstanden ist. Exportiere deine Rechnungen samt Original-PDFs und E-Rechnungs-Dateien, bevor du dein altes Konto kündigst. Behalte den Zugang, solange es geht.
Ebenso wichtig ist ein Programm, das dich an deine Daten lässt. Läuft ein Abo aus und lassen sich alte Rechnungen nicht mehr öffnen, kannst du die Pflicht nur mit eigenen Exporten erfüllen. Wie Folnaro das löst, steht unten und auf der Seite Deine Daten.
Kurz geprüft
- Rechnungen und Belege acht Jahre, Bücher und EÜR zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre.
- Gezählt wird ab dem Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist.
- E-Rechnungen als XML-Datei aufbewahren, unverändert und lesbar.
- Vor dem Löschen klären, ob eine Prüfung oder ein Verfahren noch offen ist.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung. Er erklärt die Regeln, wie sie im Gesetz stehen.
