Warum der Mac nur Quelltext zeigt
Eine XRechnung ist keine Datei zum Anschauen. Sie enthält die Rechnung als strukturierte Daten im Format XML, damit die Buchhaltungssoftware des Empfängers sie ohne Abtippen übernehmen kann. Ein Layout, Schriften oder ein Logo gibt es darin nicht.
Deshalb sieht das Öffnen auf dem Mac ernüchternd aus:
- Vorschau öffnet XML-Dateien nicht.
- Quick Look mit der Leertaste und TextEdit zeigen den Quelltext mit Elementen wie
<ram:SellerTradeParty>. - Ein Browser zeigt dieselbe Struktur, manchmal etwas eingerückt.
Die Angaben stehen alle in der Datei, aber verteilt über Dutzende Elemente. Beträge, Steuersätze und Positionen herauszusuchen kostet Zeit und ist fehleranfällig.
Bei ZUGFeRD ist es anders. Das ist ein PDF, das Vorschau ganz normal öffnet. Die Rechnungsdaten stecken zusätzlich als XML-Datei im PDF. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist diese XML-Datei die maßgebliche Rechnung. Weicht das PDF von den Daten ab, gelten die Daten. Den Unterschied der beiden Formate erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.
Was du zum Lesen brauchst
Ein brauchbarer Weg hat drei Eigenschaften:
- Er stellt die Daten als Rechnung dar, mit Absender, Empfänger, Positionen, Steuer und Summe.
- Er prüft die Datei gegen die Regeln der Norm EN 16931. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 empfiehlt, empfangene E-Rechnungen zu validieren.
- Er lässt das Original unverändert. Die Ansicht ist nur eine Darstellung.
Es gibt Webdienste, bei denen du eine XRechnung hochlädst und eine lesbare Fassung bekommst. Dabei gibst du die Rechnungsdaten deiner Lieferanten an einen Dritten weiter. Für gelegentliche Einzelfälle mag das reichen. Wer regelmäßig E-Rechnungen empfängt, ist mit einem Programm auf dem eigenen Mac besser bedient, das die Rechnung gleich als Ausgabe übernimmt.
Was du prüfen solltest
Das BMF unterscheidet drei Arten von Fehlern:
- Formatfehler: Die Datei ist technisch keine gültige E-Rechnung. Dann ist sie eine sonstige Rechnung und du bittest den Absender um eine neue.
- Verstöße gegen Geschäftsregeln: Eine Regel der Norm ist verletzt, etwa bei Summen oder Codes. Die Datei bleibt eine E-Rechnung. Sind die Angaben nach § 14 UStG vollständig und richtig, bleibt der Vorsteuerabzug in der Regel erhalten.
- Inhaltliche Fehler: etwa ein falscher Steuersatz oder eine falsche USt-IdNr. Bis eine korrigierte Rechnung vorliegt, ist der Vorsteuerabzug in Gefahr.
Unabhängig von der technischen Prüfung schaust du wie bei jeder Rechnung, ob Leistung, Betrag und Leistungsdatum stimmen. Welche Angaben eine Rechnung braucht, steht unter Pflichtangaben.
Richtig aufbewahren
Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 bewahrst du sie unverändert in ihrem ursprünglichen Format auf, damit sie maschinell auswertbar bleibt. Ein Ausdruck oder ein PDF davon reicht nicht. Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Mehr dazu im Ratgeber Aufbewahrungsfristen.
Praktisch heißt das: Öffne die Datei nicht in einem Editor und sichere sie nicht in TextEdit, denn schon ein Zeilenumbruch verändert sie. Am sichersten ist ein Programm, das die Datei beim Import archiviert und dir nur eine Ansicht zeigt.
Wie du im Einzelfall mit einer fehlerhaften Rechnung umgehst, klärst du im Zweifel mit deiner Steuerberatung.
