Ein Datenmodell, zwei Verpackungen
Hinter beiden Formaten steht dieselbe europäische Norm, EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthält und wie sie zusammenhängen: Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuersätze, Summen, Zahlungsbedingungen. Die Norm erlaubt zwei technische Schreibweisen, die Syntax UN/CEFACT CII und die Syntax UBL. Inhaltlich transportieren beide dasselbe.
Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD liegt in der Verpackung:
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Datei | reine XML-Datei | PDF mit eingebetteter XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | nur mit Software | ja, wie jedes PDF |
| Syntax | CII oder UBL | CII |
| Herausgeber | Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) | FeRD, das deutsche Forum zur E-Rechnung |
| Typische Empfänger | Behörden, große Unternehmen | Geschäftskunden aller Größen |
XRechnung
Die XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an Behörden. Sie ergänzt die EN 16931 um eigene Regeln, etwa die Leitweg-ID als Adresse der Behörde. Aktuell ist die Version 3.0, das letzte Bündel mit Fehlerkorrekturen zu 3.0.2 erschien am 31. August 2026. Die KoSIT hat angekündigt, dass 3.0 mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft bleibt.
Eine XRechnung ist nur Daten. Öffnest du sie ohne passende Software, siehst du XML-Quelltext. Das ist gewollt, denn sie soll ohne Abtippen in die Buchhaltung des Empfängers laufen. Wie du eine empfangene XRechnung trotzdem bequem liest, steht im Ratgeber XRechnung auf dem Mac öffnen.
ZUGFeRD und Factur-X
ZUGFeRD verbindet beides: ein normales PDF, das jeder öffnen kann. Dazu kommen eingebettete Daten im Format CII. Die französische Fassung heißt Factur-X und ist technisch gleich. Aktuell ist ZUGFeRD 2.5, das der Factur-X-Version 1.09 entspricht und seit Juli 2026 empfohlen wird.
Bei einem ZUGFeRD-PDF gilt nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 die XML-Datei als die maßgebliche Rechnung. Weichen PDF und Daten voneinander ab, zählen die Daten. Eine Software, die beides aus derselben Quelle erzeugt, verhindert solche Abweichungen.
Welche ZUGFeRD-Profile als E-Rechnung zählen
ZUGFeRD kennt Profile, die unterschiedlich viele Angaben enthalten:
- MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle Pflichtangaben einer Rechnung. Sie zählen nicht als E-Rechnung.
- BASIC und EN 16931 (früher COMFORT) bilden die Norm ab und zählen als E-Rechnung.
- EXTENDED erweitert die Norm um zusätzliche Felder, etwa für Branchen mit besonderen Angaben.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 nennt ausdrücklich alle ZUGFeRD-Profile ab Version 2.0.1 mit Ausnahme von MINIMUM und BASIC WL. Für die meisten Selbstständigen ist EN 16931 die sichere Wahl, weil es genau die Norm abbildet.
Was du welchem Kunden schickst
- Behörden: XRechnung, fast immer mit Leitweg-ID. Die bekommst du vom Auftraggeber, meist steht sie im Auftrag. Bundesbehörden verlangen E-Rechnungen nach der E-Rechnungsverordnung, viele nehmen sie über eigene Portale entgegen.
- Geschäftskunden im Inland: ZUGFeRD ist meist die bequemste Wahl. Wer keine Software für E-Rechnungen hat, liest einfach das PDF, wer eine hat, übernimmt die Daten. Verlangt ein Kunde ausdrücklich XRechnung, schickst du sie zusätzlich.
- Privatpersonen: keine E-Rechnung nötig. Ein normales PDF reicht.
Ab wann du E-Rechnungen schreiben musst, erklärt der Ratgeber zur E-Rechnung Pflicht. Welche Angaben auf jeder Rechnung stehen müssen, egal in welchem Format, steht unter Pflichtangaben.
Worauf du beim Erstellen achtest
Eine E-Rechnung verlangt mehr Angaben als ein PDF für den Drucker. Typisch fehlen vollständige Anschrift mit Postleitzahl, eine E-Mail-Adresse des Kunden oder bei XRechnung deine Telefonnummer und Bankverbindung. Gute Software prüft das vor dem Fertigstellen, denn danach lässt sich eine Rechnung nicht mehr ändern. Ob dein Format für einen bestimmten Kunden passt, klärst du am besten direkt mit ihm.
