Was „empfangen können“ heißt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Das Bundesfinanzministerium sieht dabei ausdrücklich keine Ausnahmen vor. Kleinunternehmer dürfen zwar weiter sonstige Rechnungen schreiben, empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem. Dasselbe gilt für Freiberufler.
Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Das Gesetz schreibt keinen Weg vor: E-Mail, ein Download aus einem Kundenportal oder eine Schnittstelle sind alle möglich. Welchen Weg ihr nutzt, vereinbarst du mit deinem Lieferanten. Peppol, ein Portal oder eine bestimmte Software brauchst du für den Empfang nicht.
Betrifft eine Rechnung nur dein Privatleben, gilt das alles nicht. Die Pflicht hängt an deinem Unternehmen.
Welche Formate du annehmen musst
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931 (§ 14 Abs. 1 UStG). In Deutschland kommen dabei fast immer zwei Formate an:
| Format | Was du bekommst | Lesbar ohne Programm |
|---|---|---|
| XRechnung | eine reine XML-Datei | nein |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1 | ein PDF mit eingebetteter XML-Datei | das PDF ja, die Daten nein |
Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 erfüllen die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL die Anforderungen nicht. Bei einem ZUGFeRD-PDF gelten die eingebetteten Daten. Weicht das sichtbare PDF davon ab, zählen die Daten. Den Unterschied der beiden Formate erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.
Was bis 2027 noch als PDF kommen darf
Für das Schreiben gibt es Übergangsregeln (§ 27 Abs. 38 UStG). Für Leistungen in 2025 und 2026 dürfen dir Lieferanten noch Papierrechnungen schicken, ein einfaches PDF per E-Mail mit deiner Zustimmung. 2027 gilt das nur noch für Lieferanten, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Ab 2028 bekommst du von Unternehmen im Inland fast nur noch E-Rechnungen. Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € bleiben die Ausnahme.
Deine Zustimmung zu einem PDF braucht keine Form. Nach den Erläuterungen zum BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 kann sie auch stillschweigend erfolgen, etwa indem du PDF-Rechnungen einfach annimmst.
Wichtig wird das für deinen Vorsteuerabzug. Muss dein Lieferant eine E-Rechnung schreiben und schickt trotzdem Papier oder ein PDF, ist das grundsätzlich keine ordnungsgemäße Rechnung. Bitte ihn dann um eine E-Rechnung. Wann die Pflicht für wen beginnt, steht im Ratgeber E-Rechnung Pflicht.
Lesen und prüfen
Eine XRechnung öffnet auf dem Mac kein Programm von selbst als Rechnung. Du brauchst eines, das die Daten lesbar darstellt. Das Bundesfinanzministerium nennt dafür kostenlose Viewer privater Anbieter und den E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung bei ELSTER. Welche Wege es auf dem Mac gibt und was sie können, steht im Ratgeber XRechnung auf dem Mac öffnen.
Prüfe danach wie bei jeder Rechnung, ob Leistung, Betrag, Steuersatz und Leistungsdatum stimmen. Alle Pflichtangaben müssen in den Rechnungsdaten selbst stehen. Ein Verweis auf einen Anhang reicht dafür nicht, ein Anhang darf nur ergänzen, etwa mit einem Stundennachweis. Ist die Datei technisch keine gültige E-Rechnung, bittest du den Absender um eine neue.
Richtig archivieren
Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original. Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Dabei muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Ein Ausdruck, ein PDF aus einem Viewer oder ein Bildschirmfoto ersetzt die Datei nicht.
Das Bundesfinanzministerium beruhigt an einer Stelle: Speicherst du E-Rechnungen außerhalb eines Systems, das die GoBD erfüllt, ist das für die Umsatzsteuer allein deshalb regelmäßig kein Verstoß. Für deine Buchführung gelten die GoBD trotzdem. Mehr dazu in den Ratgebern GoBD und Aufbewahrungsfristen.
Praktisch heißt das:
- Sichere den Anhang so, wie er ankam. Öffne und speichere ihn nicht in einem Editor, denn schon ein Zeilenumbruch verändert ihn.
- Bewahre bei ZUGFeRD das ganze PDF auf, nicht nur einen Ausdruck. Die Daten stecken in der Datei.
- Lege die Dateien so ab, dass du sie nach Jahren wiederfindest, etwa nach Jahr und Lieferant, oder nutze ein Programm, das sie beim Import archiviert.
Dieser Ratgeber erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Kleinunternehmer sind nur vom Schreiben ausgenommen (§ 34a UStDV), nicht vom Empfangen. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür.
Reicht mein normales E-Mail-Postfach?
Ja. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Es hilft aber, wenn deine Lieferanten wissen, an welche Adresse ihre Rechnungen gehen sollen.
Darf ich die XML-Datei löschen, wenn ich die Rechnung ausgedruckt habe?
Nein. Die XML-Datei ist das Original und bleibt acht Jahre unverändert erhalten. Ein Ausdruck ist nur eine Ansicht.
Darf ich eine E-Rechnung ablehnen und ein PDF verlangen?
Eine E-Rechnung, die dein Lieferant schreiben muss, braucht deine Zustimmung nicht. Du kannst sie also nicht ablehnen. Umgekehrt darfst du um eine E-Rechnung bitten, auch wenn er noch Papier schicken dürfte.