Was deine Steuerberatung zum Jahresende braucht
Zum Jahresende braucht deine Steuerberatung im Kern drei Dinge: alle Einnahmen mit ihren Rechnungen, alle Ausgaben mit ihren Belegen und die Kontoauszüge, die beides belegen. Dazu kommen ein paar Nachweise, die nur einmal im Jahr wichtig werden, etwa für Anlagegüter, Homeoffice und Versicherungen. Je weniger fehlt, desto weniger Rückfragen kommen. Oft wird es dadurch auch günstiger. Am entspanntesten wird es, wenn du übers Jahr jeden Monat kurz aufräumst: Belege zuordnen, Zahlungen abgleichen, offene Rechnungen anschauen. Dann ist der Jahreswechsel nur noch ein letzter Blick.
Die Checkliste
Einnahmen
- Alle Ausgangsrechnungen des Jahres, lückenlos nummeriert. Fehlt eine Nummer, schreibe kurz auf, warum.
- Stornorechnungen und Korrekturen, damit die Summen nachvollziehbar sind.
- Offene Posten: eine Liste der Rechnungen, die am 31. Dezember noch nicht bezahlt waren. In der EÜR zählen sie erst im Jahr der Zahlung (§ 11 Abs. 1 EStG). Mit Soll-Versteuerung hast du die Umsatzsteuer darauf aber schon abgeführt.
- Auszahlungen von Plattformen mit ihren Abrechnungen, falls du über solche Dienste verkaufst.
Ausgaben
- Alle Belege mit Datum, Betrag und Zweck. Bei Bewirtungen gehören Anlass und Teilnehmende dazu (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).
- Anlagegüter: alles, was du über mehrere Jahre nutzt, mit Kaufdatum, Preis und Nutzungsdauer. Wie die Abschreibung funktioniert, erklärt der Ratgeber zu GWG und Abschreibung.
- Homeoffice: Für die Tagespauschale von 6 €, höchstens 1.260 € im Jahr (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG), notierst du die Tage, an denen du überwiegend zu Hause gearbeitet hast. Mehr dazu im Ratgeber zur Homeoffice-Pauschale.
- Fahrten und Reisen: ein Fahrtenbuch oder eine Liste der beruflichen Fahrten mit Datum, Ziel und Anlass. Für Wege zur Betriebsstätte gilt seit 2026 die Entfernungspauschale von 0,38 € ab dem ersten Kilometer (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 mit § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG).
Bank und Zahlungen
- Kontoauszüge aller Geschäftskonten für alle zwölf Monate, ohne Lücke.
- Zehn-Tage-Regel: Regelmäßige Zahlungen, die zwischen dem 22. Dezember und dem 10. Januar fällig sind und gezahlt werden, etwa Miete oder die Umsatzsteuer-Vorauszahlung, gehören zum Jahr, für das sie bestimmt sind (§ 11 EStG). Markiere sie, damit sie im richtigen Jahr landen. Die Details stehen im Ratgeber zur EÜR.
Steuern, Versicherungen und Vorauszahlungen
- Bescheide über Vorauszahlungen zur Einkommensteuer. Fällig sind sie am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember (§ 37 Abs. 1 EStG).
- Umsatzsteuer: deine Voranmeldungen des Jahres. Gibst du monatlich mit Dauerfristverlängerung ab, gehört die Sondervorauszahlung dazu. Sie wird in der letzten Voranmeldung des Jahres angerechnet (§ 48 UStDV). Leistest du an Unternehmen in anderen EU-Ländern, gehören auch deine Zusammenfassenden Meldungen dazu (§ 18a UStG).
- Versicherungen: die Beitragsbescheinigungen für Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung. Diese Beiträge zählen in der Einkommensteuererklärung als Sonderausgaben (§ 10 EStG). Betriebliche Versicherungen wie eine Berufshaftpflicht sind dagegen Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 EStG).
Arbeitet deine Steuerberatung mit DATEV, übernimmt sie Buchungen und Belege am liebsten direkt im DATEV-Format. Wie das geht, steht im Ratgeber zum DATEV-Export.
Welche Erklärungen anstehen
Aus diesen Unterlagen entstehen für Selbstständige in der Regel drei Erklärungen:
| Erklärung | Grundlage | Hinweis |
|---|---|---|
| Umsatzsteuererklärung | § 18 Abs. 3 UStG | Als Kleinunternehmer nur, wenn das Finanzamt sie anfordert |
| Anlage EÜR | § 60 Abs. 4 EStDV | elektronisch, gehört zur Einkommensteuererklärung |
| Einkommensteuererklärung | § 149 AO | mit Anlage S (freiberuflich) oder Anlage G (Gewerbe) |
Mit einem Gewerbe kommt die Gewerbesteuererklärung dazu, als Einzelunternehmer in der Regel erst ab einem Gewerbeertrag über 24.500 € oder wenn das Finanzamt sie anfordert (§ 25 GewStDV). Ergibt die Umsatzsteuererklärung mehr als die Summe deiner Voranmeldungen, ist die Abschlusszahlung einen Monat nach Abgabe fällig (§ 18 Abs. 4 UStG).
Die Fristen
Die Fristen hängen davon ab, ob du die Erklärungen selbst machst oder eine Steuerberatung beauftragst (§ 149 Abs. 2 und 3 AO). Fällt das Fristende auf ein Wochenende oder einen Feiertag, gilt der nächste Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).
| Jahr | Ohne Steuerberatung | Mit Steuerberatung |
|---|---|---|
| 2025 | 31. Juli 2026 (abgelaufen) | 1. März 2027 |
| 2026 | 2. August 2027 | 29. Februar 2028 |
Die Verlängerungen nach Art. 97 § 36 EGAO galten für die Jahre 2019 bis 2024. Für 2025 gelten wieder die regulären Fristen. Das reguläre Ende mit Steuerberatung wäre der 28. Februar 2027, ein Sonntag. Für 2026 fällt der 31. Juli 2027 auf einen Samstag. Das Finanzamt kann Erklärungen aber auch früher anfordern (§ 149 Abs. 4 AO). Kommt so ein Schreiben, gilt das Datum darin.
Wie lange du alles aufbewahrst
Seit 2025 bewahrst du Rechnungen und andere Buchungsbelege acht Jahre auf, Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Belege aus 2026 darfst du also frühestens Anfang 2035 löschen, sofern sie nicht noch für eine offene Steuerfestsetzung gebraucht werden. Mehr dazu im Ratgeber zu den Aufbewahrungsfristen.
Dieser Ratgeber erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Wann sollte ich die Unterlagen abgeben?
So früh wie möglich, am besten in den ersten Monaten des neuen Jahres. Die lange Frist mit Steuerberatung ist für die Abgabe der Erklärung gedacht, nicht für das Sammeln der Belege. Viele Steuerberatungen nennen dir einen eigenen Termin.
Reichen Kopien oder Fotos der Belege?
Für Belege, die du auf Papier bekommen hast, reicht ein ordentliches digitales Abbild, wenn du es nach den GoBD erfasst und aufbewahrst (§ 147 Abs. 2 AO). Elektronisch erhaltene Rechnungen bewahrst du in ihrer elektronischen Form auf, bei einer E-Rechnung also die XML-Datei.
Was mache ich mit Rechnungen, die noch offen sind?
Liste sie auf und gib die Liste mit. Ist eine Forderung nicht mehr zu retten, besprich mit deiner Steuerberatung, ob du sie abschreiben und die Umsatzsteuer berichtigen kannst.
Muss ich als Kleinunternehmer etwas anders machen?
Die Checkliste bleibt fast gleich, nur die Umsatzsteuer fällt weg. Eine Umsatzsteuererklärung gibst du für Jahre ab 2024 nur ab, wenn das Finanzamt dich dazu auffordert.