Sofort absetzen oder verteilen
Was du im Betrieb länger als ein Jahr nutzt, ist ein Anlagegut. Die Kosten dafür ziehst du grundsätzlich nicht im Jahr des Kaufs ab, sondern verteilst sie als Absetzung für Abnutzung (AfA) über die Jahre, in denen du das Gut nutzt (§ 7 Abs. 1 EStG). Für günstige Anschaffungen gibt es Vereinfachungen.
Alle Grenzen gelten netto, also ohne Umsatzsteuer. Das gilt auch, wenn du als Kleinunternehmer keine Vorsteuer abziehst: Ein Monitor für 940 € brutto liegt mit rund 790 € netto unter der Grenze von 800 €. Absetzen kannst du dann aber den Bruttobetrag, weil die Umsatzsteuer für dich Kosten sind.
| Netto-Anschaffungskosten | Was du tun kannst |
|---|---|
| bis 250 € | sofort als Betriebsausgabe absetzen |
| mehr als 250 € bis 800 € | als GWG sofort absetzen oder in den Sammelposten |
| mehr als 800 € bis 1.000 € | in den Sammelposten oder über die Nutzungsdauer abschreiben |
| mehr als 1.000 € | über die Nutzungsdauer abschreiben |
Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro
Ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) ist ein bewegliches Anlagegut, das du selbständig nutzen kannst und das netto höchstens 800 € kostet. Du darfst es im Jahr der Anschaffung voll absetzen (§ 6 Abs. 2 EStG). Die Grenze gilt seit 2018 und 2026 unverändert. Eine Anhebung auf 1.000 € stand im Entwurf des Wachstumschancengesetzes, wurde 2024 aber gestrichen.
Selbständig nutzbar heißt: Das Gut lässt sich für sich allein nutzen, wie ein Schreibtischstuhl oder eine Kamera. GWG über 250 € führst du in einem Verzeichnis, sofern sich die Angaben nicht schon aus deiner Buchführung ergeben.
Sammelposten von 250 bis 1.000 Euro
Statt der Sofortabschreibung kannst du alle Güter eines Jahres von mehr als 250 € bis 1.000 € netto in einen Sammelposten geben. Ihn löst du über fünf Jahre mit je einem Fünftel auf (§ 6 Abs. 2a EStG), unabhängig davon, wann im Jahr du gekauft hast. Die Wahl triffst du einheitlich für alle Güter dieser Größe in einem Jahr.
Für die meisten Freelancer ist die Sofortabschreibung bis 800 € einfacher. Der Sammelposten lohnt sich vor allem, wenn du viele Güter zwischen 800 € und 1.000 € kaufst.
Lineare AfA nach den AfA-Tabellen
Alles darüber schreibst du in gleichen Jahresbeträgen über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ab (§ 7 Abs. 1 EStG). Wie lange die ist, steht in den AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums. Die Tabellen sind keine Gesetze, die Finanzämter richten sich aber danach.
Im Jahr der Anschaffung zählen der Monat des Kaufs und alle folgenden Monate (§ 7 Abs. 1 Satz 4 EStG). Kaufst du im April ein Gerät für 4.000 € netto mit fünf Jahren Nutzungsdauer, sind das 800 € im Jahr, im ersten Jahr also 9 von 12 Monaten: 600 €.
Computer und Software: ein Jahr
Für Computerhardware samt Zubehör und Peripherie sowie für Betriebs- und Anwendersoftware darfst du nach dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 eine Nutzungsdauer von einem Jahr ansetzen. Die Finanzverwaltung beanstandet nicht, wenn du die Kosten dabei im Jahr der Anschaffung voll absetzt, auch bei einem Kauf im Dezember. Formal bleibt das eine Abschreibung, darum gehört der Laptop trotzdem in dein Anlagenverzeichnis. Du kannst auch eine längere Nutzungsdauer wählen.
Degressive AfA von Juli 2025 bis Ende 2027
Mit dem steuerlichen Investitionssofortprogramm gibt es die degressive AfA wieder. Für bewegliche Anlagegüter, die du nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 anschaffst, darfst du jedes Jahr einen festen Prozentsatz vom Restwert absetzen: höchstens das Dreifache des linearen Satzes und höchstens 30 % (§ 7 Abs. 2 EStG). Du darfst später zur linearen AfA wechseln (§ 7 Abs. 3 EStG). Bei einem Gut mit zehn Jahren Nutzungsdauer sind das 30 % statt 10 % in einem vollen Jahr. Im Jahr der Anschaffung zählen auch hier nur die Monate ab dem Kauf.
Frühere Zeitfenster gelten für ihre Güter weiter: Was du 2020 bis 2022 angeschafft hast, schreibst du mit bis zu 25 % ab, was du vom 1. April bis 31. Dezember 2024 angeschafft hast, mit bis zu 20 %.
Investitionsabzugsbetrag in Kürze
Planst du eine größere Anschaffung, kannst du bis zu 50 % der voraussichtlichen Kosten schon vorher gewinnmindernd abziehen, wenn dein Gewinn im Jahr des Abzugs nicht über 200.000 € liegt (§ 7g EStG). Die Anschaffung muss dann bis zum Ende des dritten Wirtschaftsjahres nach dem Abzug folgen. Ob sich das lohnt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Wie die Abschreibung in deine Gewinnermittlung eingeht, erklärt der Ratgeber zur EÜR. Dieser Ratgeber erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Gilt für ein Handy auch die Regel mit einem Jahr?
Das BMF-Schreiben nennt Computerhardware wie Desktop, Notebook, Tablet und Peripherie. Ob ein Smartphone dazugehört, ist nicht ausdrücklich geregelt. Kostet es netto höchstens 800 €, setzt du es ohnehin als GWG sofort ab.
Was passiert, wenn ich ein Anlagegut verkaufe?
Der Verkaufspreis ist eine Betriebseinnahme. Der noch nicht abgeschriebene Restwert wird im selben Jahr zur Betriebsausgabe. Darum hält das Anlagenverzeichnis auch Abgänge fest.
Muss ich ein Anlagenverzeichnis führen?
Für die EÜR gibst du deine Anlagegüter mit ihrer Abschreibung an. Dafür brauchst du ein Verzeichnis mit Anschaffungsdatum, Kosten, Nutzungsdauer und Abschreibung je Jahr. Es gehört zu den Unterlagen für deine Steuerberatung zum Jahresende.
Ich nutze den Laptop auch privat. Was dann?
Dann setzt du nur den betrieblichen Anteil ab. Den privaten Anteil schätzt du realistisch und hältst ihn fest.