Die Formel in einem Satz
Dein Stundensatz ist das, was du im Jahr einnehmen musst, geteilt durch die Stunden, die du im Jahr wirklich abrechnen kannst. Einnehmen musst du deinen Zielgewinn plus alle Betriebskosten. Abrechnen kannst du nur die Stunden, die übrig bleiben, wenn Urlaub, Feiertage, Krankheit, Weiterbildung und Verwaltung abgezogen sind. Die meisten unterschätzen den zweiten Teil der Rechnung, nicht den ersten.
Ein Rechenbeispiel
Die Zahlen unten sind Annahmen für eine Person, die Vollzeit selbstständig arbeitet. Ersetze sie durch deine eigenen.
Was du im Jahr brauchst
| Annahme | Betrag im Jahr |
|---|---|
| Zielgewinn vor Einkommensteuer und Versicherungen | 60.000 € |
| Betriebskosten: Software, Hardware, Coworking, Versicherungen, Steuerberatung, Fortbildung | 12.000 € |
| Nötiger Umsatz netto | 72.000 € |
Wie viele Stunden abrechenbar sind
| Annahme | Tage |
|---|---|
| Werktage Montag bis Freitag im Jahr 2026 | 261 |
| Urlaub | − 30 |
| Feiertage (2026 je nach Bundesland 7 bis 9 an Werktagen) und ein Brückentag | − 10 |
| Krankheit | − 10 |
| Fortbildung | − 5 |
| Arbeitstage | 206 |
206 Arbeitstage mal 8 Stunden sind 1.648 Stunden. Davon gehen Angebote, E-Mails, Buchhaltung, Akquise und Abstimmung ab. Nimmst du an, dass 30 % deiner Arbeitszeit nicht abrechenbar ist, bleiben 1.648 × 0,7 = 1.153,6 abrechenbare Stunden.
Das Ergebnis
72.000 € geteilt durch 1.153,6 Stunden ergibt 62,41 € netto je Stunde. In diesem Beispiel ist das die Untergrenze, bei der die Rechnung genau aufgeht. Rundest du auf 65 € auf, kommst du bei voller Auslastung auf 74.984 € Umsatz, also knapp 3.000 € Puffer für einen ruhigen Monat oder einen Kunden, der spät zahlt. Fehlen dir dagegen zehn Prozent der abrechenbaren Stunden, fehlen dir bei 62,41 € rund 7.200 € Gewinn.
Wie viel Zeit bei dir wirklich nicht abrechenbar ist, siehst du am besten an deinen eigenen Zahlen. Erfasse ein paar Wochen lang alles, auch die E-Mails. Wie das ohne viel Aufwand geht, steht im Ratgeber zur Zeiterfassung für Freelancer.
Netto, brutto und die Umsatzsteuer
Der Satz aus dem Beispiel ist ein Nettosatz. Schreibst du Rechnungen mit Umsatzsteuer, kommen bei den meisten Leistungen 19 % dazu (§ 12 Abs. 1 UStG): Aus 65 € netto werden 77,35 € brutto. Diese 12,35 € gehören dem Finanzamt, nicht dir. Geschäftskunden ziehen sie als Vorsteuer wieder ab, für sie zählt nur der Nettosatz.
Als Kleinunternehmer berechnest du keine Umsatzsteuer (§ 19 UStG). Dann ist dein Satz zugleich der Betrag, den dein Kunde zahlt. Für Privatkunden bist du damit günstiger, für Geschäftskunden macht es keinen Unterschied. Was dabei gilt, erklärt der Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.
Was dein Zielgewinn bezahlen muss
Der Zielgewinn ist kein Gehalt. Angestellte bekommen ihr Netto, nachdem Arbeitgeber und Arbeitnehmer Sozialabgaben gezahlt haben. Selbstständig zahlst du das alles aus deinem Gewinn.
Krankenversicherung und Pflege
Bist du freiwillig gesetzlich versichert, richtet sich dein Beitrag nach deinem Gewinn. Mindestens zählt 2026 ein Einkommen von 1.318,33 € im Monat (§ 240 Abs. 4 SGB V), höchstens die Beitragsbemessungsgrenze von 5.812,50 € im Monat. Der allgemeine Beitragssatz mit Anspruch auf Krankengeld ist 14,6 % (§ 241 SGB V). Dazu kommt der Zusatzbeitrag deiner Kasse, im Durchschnitt 2026 sind das 2,9 % (§ 242a SGB V). Die Pflegeversicherung kostet 3,6 %, kinderlos ab 23 Jahren 4,2 % (§ 55 SGB XI).
Im Beispiel mit 60.000 € Gewinn, also 5.000 € im Monat, sind das zusammen 21,1 % oder rund 1.055 € im Monat, 12.660 € im Jahr. Den genauen Satz nennt dir deine Krankenkasse. Privat Versicherte setzen ihren eigenen Beitrag ein.
Altersvorsorge
Für die meisten Selbstständigen gibt es keine Pflicht zur gesetzlichen Rentenversicherung, die Vorsorge liegt bei dir. Plane dafür einen festen Betrag im Monat ein, so wie du die Miete einplanst. Bist du als Künstlerin oder Publizist über die Künstlersozialkasse versichert, sieht die Rechnung anders aus. Mehr dazu im Ratgeber zur Künstlersozialkasse.
Einkommensteuer
Die Einkommensteuer zahlst du auf deinen Gewinn nach Abzug von Vorsorgeaufwendungen und anderen Abzügen. Der Tarif steigt mit dem Einkommen (§ 32a EStG): Bis zum Grundfreibetrag von 12.348 € im Jahr 2026 fällt keine Steuer an, danach beginnt der Satz bei 14 % und steigt bis 42 % ab einem zu versteuernden Einkommen von 69.879 €. Wie viel es bei dir wird, hängt von deinen Abzügen und deiner Lebenslage ab. Lege von jeder Zahlung, die reinkommt, einen festen Anteil zurück, damit die Nachzahlung oder die Vorauszahlungen dich nicht überraschen.
Den Satz prüfen und anpassen
- Vergleiche mit dem Markt. Liegt dein Ergebnis weit unter dem, was andere in deinem Fach nehmen, fehlen in deiner Rechnung wahrscheinlich noch Kosten. Liegt es weit darüber, prüfe deine Annahmen zu Auslastung und Verwaltung.
- Schaue nach einem halben Jahr nach. Erst dann weißt du, wie viele Stunden wirklich abrechenbar waren und welche Kunden mehr Zeit kosten, als sie bringen.
- Erhöhe für neue Aufträge. Einen neuen Satz nennst du im nächsten Angebot. Laufende Vereinbarungen gelten, bis du sie mit deinem Kunden änderst.
- Pauschalen aus Stunden rechnen. Auch für einen Festpreis schätzt du die Stunden und rechnest mit deinem Satz. So siehst du später, ob die Schätzung gehalten hat.
Dieser Ratgeber erklärt die Rechnung allgemein und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Wie viele Stunden kann ich als Freelancer im Jahr abrechnen?
Mit den Annahmen oben sind es 1.153,6 Stunden, bei 30 Tagen Urlaub und 30 % Verwaltung. Mit 20 % Verwaltung wären es schon 1.318,4 Stunden. Deine eigene Zahl siehst du erst, wenn du ein paar Monate lang auch die nicht abrechenbare Zeit erfasst.
Gebe ich meinen Stundensatz netto oder brutto an?
Gegenüber Geschäftskunden nennst du ihn netto, mit dem Hinweis „zzgl. Umsatzsteuer“. Privatkunden erwarten Endpreise, also brutto. Als Kleinunternehmer gibt es keinen Unterschied, weil du keine Umsatzsteuer berechnest.
Darf ich für verschiedene Kunden verschiedene Sätze nehmen?
Ja, der Preis ist eine Vereinbarung mit jedem Kunden. Viele nehmen für kurze Einsätze, Eilaufträge oder Arbeit am Wochenende mehr als für lange, planbare Projekte. Halte den Satz im Angebot oder Vertrag fest.
Was mache ich, wenn mein berechneter Satz zu hoch für den Markt ist?
Prüfe zuerst deine Annahmen: Vielleicht lässt sich die Verwaltungszeit senken oder ein Teil der Kosten. Reicht das nicht, ist das ein Signal, das Angebot, die Zielgruppe oder den Zielgewinn zu überdenken, bevor du dauerhaft unter deinen Kosten arbeitest.