Musst du als Freelancer Zeit erfassen?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht gibt es für Selbstständige nicht. Das Arbeitszeitgesetz regelt Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen für Arbeitnehmer, also Arbeiter, Angestellte und Auszubildende (§ 2 Abs. 2 ArbZG). Wer auf eigene Rechnung arbeitet, fällt nicht darunter. Beschäftigst du selbst Leute, gilt es für sie.
Eine Pflicht kann trotzdem aus deinem Vertrag kommen. Viele Agenturen und größere Kunden verlangen einen Zeitnachweis zur Rechnung, manchmal in einem festen Format oder in ihrem eigenen System. Lies dafür die Abrechnungsklauseln in deinem Rahmenvertrag.
Warum es sich trotzdem lohnt
- Die Rechnung. Auf eine Rechnung gehören Umfang und Art der Leistung und der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 und 6 UStG). Aus sauber erfassten Zeiten ergibt sich beides fast von selbst: „32,5 Stunden Entwicklung, 1. bis 31. Oktober“.
- Weniger Rückfragen. Ein Zeitnachweis mit Datum, Dauer und kurzer Beschreibung beantwortet die Frage „Wofür genau?“, bevor sie gestellt wird.
- Budgets. Hast du ein Kontingent oder ein Festpreisbudget vereinbart, siehst du rechtzeitig, wann es knapp wird. So kannst du mit dem Kunden reden, bevor du Stunden verschenkst.
- Dein Stundensatz. Erst mit echten Zahlen siehst du, wie viel Zeit Akquise, E-Mails und Abstimmung wirklich kosten und ob dein Satz zu deinem Alltag passt.
Wie genau, wie gerundet
Wie fein du abrechnest, ist eine Vereinbarung zwischen dir und deinem Kunden, kein Gesetz. Üblich sind:
| Takt | Wann er passt |
|---|---|
| Minutengenau | lange, zusammenhängende Arbeitsblöcke |
| 15 Minuten | Beratung, Support, viele kleine Aufgaben |
| 30 oder 60 Minuten | Workshops, Vor-Ort-Termine |
Halte drei Dinge schriftlich fest, am besten im Angebot: den Takt, ob je Eintrag oder je Tag gerundet wird und ob auf- oder kaufmännisch gerundet wird. Dann gibt es später keinen Streit über ein paar Minuten. Ein Aufrunden auf die volle Stunde bei jedem kurzen Telefonat ohne Vereinbarung wirkt auf Kunden schnell unfair.
Unterscheide außerdem zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit. Auch die nicht abrechenbare lohnt sich zu erfassen, denn sie zeigt dir, wo deine Zeit hingeht.
Vom Zeiteintrag zur Rechnung
Ein guter Zeiteintrag hat Datum, Dauer, Kunde oder Projekt und eine Beschreibung, die dein Kunde versteht. „Login-Seite: Fehler bei Passwort-Reset behoben“ hilft mehr als „Entwicklung“.
Für die Rechnung fasst du die Einträge eines Zeitraums zusammen. Du kannst jeden Eintrag als eigene Position zeigen, eine Position je Projekt bilden oder nur eine Position schreiben und die Einträge als Zeitnachweis anhängen. Wichtig ist, dass der Leistungszeitraum auf der Rechnung steht und die Stunden auf Rechnung und Zeitnachweis übereinstimmen, also beide mit derselben Rundung.
Ist ein Eintrag einmal abgerechnet und die Rechnung verschickt, änderst du ihn nicht mehr. Fällt ein Fehler auf, korrigierst du die Rechnung. Bei längeren Projekten mit Vorauszahlungen hilft der Ratgeber zu Abschlags- und Schlussrechnungen.
Typische Stolpersteine
- Nachtragen aus dem Gedächtnis. Was du am Freitag für die ganze Woche nachträgst, ist meist zu knapp. Ein Timer, der mitläuft, ist genauer.
- Vergessene Timer. Ein Timer, der über Nacht weiterläuft, sollte nicht ungeprüft auf die Rechnung kommen.
- Zeit über Mitternacht. Gehört ein Eintrag zu zwei Tagen, stimmen Tagessummen und Leistungszeitraum nur, wenn er an der Tagesgrenze geteilt wird.
- Unterschiedliche Zahlen. Zeigt dein Zeitnachweis 12 Stunden und die Rechnung 12,5, fragt dein Kunde nach. Rechne beides aus denselben Einträgen mit derselben Rundung.
