Die kurze Antwort
Arbeitest du für ein Unternehmen außerhalb der EU, etwa in der Schweiz, den USA oder Großbritannien, ist deine Dienstleistung in Deutschland meist nicht steuerbar. Du schreibst die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer, setzt einen Hinweis darauf und meldest den Umsatz in der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Bei Privatkunden im Drittland ist es anders: Dort bleibt es oft bei deutscher Umsatzsteuer.
Dieser Ratgeber geht um Kunden außerhalb der EU. Für Unternehmen in anderen EU-Ländern gelten eigene Pflichten mit USt-IdNr. und Zusammenfassender Meldung, die der Ratgeber zu Reverse Charge erklärt.
Dienstleistungen an Unternehmen im Drittland
Für Dienstleistungen an Unternehmen gilt die Grundregel des § 3a Abs. 2 UStG: Der Ort der Leistung liegt dort, wo dein Kunde sein Unternehmen betreibt. Sitzt er in Basel, Austin oder Manchester, liegt der Ort dort. In Deutschland ist die Leistung dann nicht steuerbar, es fällt also keine deutsche Umsatzsteuer an.
Das betrifft die typische Arbeit von Freelancern: Design, Entwicklung, Texte, Beratung, Fotografie mit Nutzungsrechten, Übersetzungen. Ausnahmen kennt das Gesetz vor allem bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück und bei bestimmten Veranstaltungen. Arbeitest du etwa vor Ort auf einer Messe in Deutschland, prüfe das genauer.
Woran du erkennst, dass dein Kunde Unternehmer ist
Innerhalb der EU zeigt die USt-IdNr., dass du an ein Unternehmen leistest. Außerhalb der EU gibt es dafür keine einheitliche Nummer. Die Finanzverwaltung erwartet trotzdem, dass du die Unternehmereigenschaft belegen kannst. Sie lässt dafür nach Abschnitt 3a.2 Abs. 11 UStAE eine Bescheinigung einer Behörde aus dem Land des Kunden gelten.
In der Praxis hilft, was du ohnehin bekommst: die Firmenbezeichnung im Vertrag, eine Registrierungs- oder Steuernummer des Kunden, etwa die Schweizer UID oder die britische VAT-Nummer. Auch die Website des Unternehmens zählt. Lege diese Unterlagen zum Auftrag. Fehlt jeder Beleg, kann das Finanzamt die Leistung als Leistung an einen Privatkunden behandeln.
Privatkunden außerhalb der EU
Für Privatkunden gilt eine andere Grundregel. Der Ort der Leistung liegt dort, wo du dein Unternehmen betreibst (§ 3a Abs. 1 UStG). Eine Privatperson in Zürich bekommt deshalb grundsätzlich eine Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer.
Davon gibt es eine wichtige Ausnahme. Für die Katalogleistungen des § 3a Abs. 4 UStG liegt der Ort am Wohnsitz deines Kunden, wenn er im Drittland wohnt. Zum Katalog gehören unter anderem:
- die Einräumung und Übertragung von Urheber- und ähnlichen Rechten
- Leistungen der Werbung und Öffentlichkeitsarbeit
- Beratungsleistungen, auch die Arbeit von Ingenieuren, Dolmetschern und Übersetzern
- Datenverarbeitung und die Überlassung von Informationen
- auf elektronischem Weg erbrachte Leistungen
Fällt deine Leistung darunter, ist sie auch bei einem Privatkunden im Drittland in Deutschland nicht steuerbar. Bei Katalogleistungen brauchst du keinen Nachweis, dass der Kunde Unternehmer ist, wohl aber, dass er im Drittland wohnt. Ob deine konkrete Leistung zum Katalog gehört, klärst du im Zweifel mit deiner Steuerberatung.
Was auf die Rechnung gehört
Schreibe die Rechnung so vollständig wie eine Rechnung im Inland, mit allen Angaben aus den Pflichtangaben auf der Rechnung: Namen und Anschriften, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Leistung und Leistungszeitraum. Dazu kommen:
- kein Ausweis deutscher Umsatzsteuer. Die Rechnung nennt nur den Nettobetrag.
- ein Hinweis, warum keine Steuer anfällt, zum Beispiel: „Nicht im Inland steuerbare Leistung.“ Viele ergänzen eine englische Zeile wie „Not taxable in Germany, place of supply outside the EU.“
- die Nummer deines Kunden, falls er eine hat. Sie ist hier keine Pflicht nach deutschem Recht, hilft aber beim Nachweis.
Den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ brauchst du nach § 14a UStG für Kunden in der EU. Für Kunden im Drittland verlangt das deutsche Recht ihn nicht. Ob im Land deines Kunden eine Steuer anfällt, wer sie schuldet und welche Angaben er auf der Rechnung erwartet, regelt das Recht seines Landes. Die Schweiz, Großbritannien und viele US-Bundesstaaten haben eigene Regeln. Frage im Zweifel deinen Kunden, was seine Buchhaltung braucht.
Ein Wort zum Rechnungsbetrag: Viele Kunden im Drittland möchten in Franken, Dollar oder Pfund zahlen. Was dabei für Umsatzsteuer und EÜR gilt, steht im Ratgeber zur Rechnung in Fremdwährung.
Melden: Voranmeldung ja, ZM nein
Auch ein nicht steuerbarer Umsatz gehört in deine Umsatzsteuer-Voranmeldung. Leistungen, deren Ort im Drittland liegt, trägst du in Kennzahl 45 ein, „übrige nicht steuerbare Umsätze (Leistungsort nicht im Inland)“. Die Steuer darauf ist null, der Betrag zeigt dem Finanzamt aber, woher dein Umsatz kommt. Mehr dazu im Ratgeber zur Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Eine Zusammenfassende Meldung gibst du für Kunden im Drittland nicht ab. Die ZM nach § 18a UStG erfasst nur Umsätze an Unternehmen in anderen EU-Ländern.
Waren sind ein anderer Fall
Verkaufst du Waren ins Drittland, etwa gedruckte Bücher oder Kunstwerke, gelten andere Regeln. Eine Ausfuhrlieferung ist in Deutschland steuerbar, aber nach § 4 Nr. 1 Buchst. a in Verbindung mit § 6 UStG steuerfrei, wenn du die Ausfuhr nachweisen kannst. Dafür brauchst du Ausfuhrbelege, in der Regel aus dem elektronischen Ausfuhrverfahren des Zolls. Für Freelancer ist das selten. Es lohnt sich aber, die Belegpflichten vorher mit deiner Steuerberatung durchzugehen.
Dieser Ratgeber erklärt die Regeln allgemein und ist keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Brauche ich für Kunden in der Schweiz eine USt-IdNr.?
Nein, für die Rechnung ins Drittland ist deine USt-IdNr. keine Pflicht, deine Steuernummer reicht. Viele Kunden fragen trotzdem nach einer Umsatzsteuernummer. Hast du eine USt-IdNr., setze sie auf die Rechnung, das macht deinen Kunden die Prüfung leichter.
Muss ich die Rechnung auf Englisch schreiben?
Das deutsche Recht schreibt keine Sprache vor. Für deinen Kunden ist eine Rechnung auf Englisch oft einfacher. Achte dann darauf, dass die Pflichtangaben vollständig bleiben und der Hinweis auf die fehlende Umsatzsteuer verständlich ist.
Gilt das auch als Kleinunternehmer?
Als Kleinunternehmer weist du ohnehin keine Umsatzsteuer aus, auch nicht für Kunden im Drittland. Ob dann der Hinweis auf § 19 UStG oder der auf die fehlende Steuerbarkeit auf die Rechnung gehört, klärst du am besten einmal mit deiner Steuerberatung. Welche Umsätze für die Umsatzgrenze zählen, steht im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.
Was ist mit einem britischen Kunden seit dem Brexit?
Großbritannien ist seit 2021 kein EU-Land mehr und damit Drittland. Für Unternehmen dort gilt deshalb dasselbe wie für die Schweiz oder die USA. Nordirland hat für Waren Sonderregeln, für Dienstleistungen nicht.