Was die Leitweg-ID ist
Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde für E-Rechnungen. Hinter einer Plattform wie der OZG-RE des Bundes hängen viele Ämter und Abteilungen. Die Leitweg-ID sagt der Plattform, an welche Stelle deine Rechnung weitergeleitet wird. Du bekommst sie von deinem öffentlichen Auftraggeber und schreibst sie in jede E-Rechnung an ihn, in der XRechnung in das Feld Buyer reference (BT-10).
Für Bundesbehörden ist das Pflicht. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) verlangt in § 5 Abs. 1 neben den Angaben aus dem Umsatzsteuergesetz die Leitweg-ID, deine Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und deine E-Mail-Adresse. Fehlt die Leitweg-ID, kann die Plattform die Rechnung nicht zustellen.
Woher du die Leitweg-ID bekommst
Die Leitweg-ID kommt immer von deinem Auftraggeber. Meist steht sie im Auftrag, in der Bestellung oder in einem Informationsschreiben für Lieferanten. Steht sie nirgends, frage bei der Stelle nach, die dich beauftragt hat. Eine Behörde kann mehrere Leitweg-IDs haben, etwa für verschiedene Abteilungen. Nimm deshalb genau die, die für diesen Auftrag genannt wurde.
Nachschlagen oder aus einer alten Rechnung übernehmen solltest du sie nicht. Eine falsche Leitweg-ID kann eine gültige Prüfziffer haben und trotzdem bei der falschen Stelle landen. Hat dir die Behörde zusätzlich eine Bestellnummer oder Lieferantennummer genannt, gehören auch diese auf die Rechnung (§ 5 Abs. 2 ERechV). Die Bestellnummer trägst du in Folnaro auf dem Blatt in der Zeile für die Bestellnummer ein, in der XRechnung steht sie dann als Purchase order reference (BT-13).
Was sonst auf die Rechnung an eine Bundesbehörde gehört
Neben der Leitweg-ID verlangt § 5 Abs. 1 ERechV deine Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse, unter der dich die Behörde erreicht. Dazu kommen alle Pflichtangaben aus dem Umsatzsteuergesetz, die auch auf jeder anderen Rechnung stehen. Prüfe vor dem Einreichen außerdem, ob die Anschrift der Behörde genau so geschrieben ist wie im Auftrag. Eine Rechnung, die vollständig ist und sich eindeutig dem Auftrag zuordnen lässt, wird schneller bezahlt.
Wie die Leitweg-ID aufgebaut ist
Eine Leitweg-ID hat bis zu drei Teile, getrennt durch Bindestriche. So beschreibt es die Formatspezifikation der KoSIT:
| Teil | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| Grobadressierung | 2 bis 12 Ziffern, Pflicht | 04011000 |
| Feinadressierung | bis zu 30 Buchstaben oder Ziffern, optional | 12345 |
| Prüfziffer | 2 Ziffern, Pflicht | 03 |
Zusammen ergibt das 04011000-12345-03. Die ersten beiden Ziffern der Grobadressierung nennen das Bundesland, 99 steht für den Bund. Die Feinadressierung legt die Behörde selbst fest, um intern weiterzuleiten.
Die Prüfziffer wird nach demselben Verfahren berechnet wie bei der IBAN (ISO/IEC 7064, Modulo 97). Sie fängt Tippfehler ab, aber keine Verwechslung. Übernimm die Leitweg-ID deshalb Zeichen für Zeichen aus dem Auftrag.
Wie deine Rechnung zur Behörde kommt
Bundesbehörden verlangen seit dem 27. November 2020 grundsätzlich E-Rechnungen, in der Regel im Format XRechnung. Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail reicht dort nicht. Welches Format die Behörde annimmt, steht im Auftrag oder in ihren Lieferantenhinweisen. Mehr zu den Formaten steht im Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.
Seit September 2025 nimmt der Bund E-Rechnungen nur noch über die Plattform OZG-RE entgegen. Die frühere Plattform ZRE ist abgeschaltet, bestehende Leitweg-IDs gelten weiter. Für die OZG-RE registrierst du dich einmal kostenlos. Danach hast du mehrere Wege:
- Hochladen einer fertigen XRechnung aus deinem Rechnungsprogramm
- Weberfassung, also die Rechnung direkt im Formular der Plattform eintippen
- E-Mail mit der XRechnung als Anhang an die Plattform
- Peppol, das europäische Netz für E-Rechnungen, über einen Dienstleister
Für wenige Rechnungen im Jahr ist das Hochladen der einfachste Weg. Nach dem Einreichen siehst du auf der Plattform, ob die Rechnung angekommen ist.
Ausnahmen und die Regeln der Länder
Keine E-Rechnung brauchen Bundesbehörden bei Rechnungen nach einem Direktauftrag bis 1.000 € (§ 3 Abs. 3 ERechV). Ein Direktauftrag ist ein kleiner Auftrag, den die Behörde ohne Vergabeverfahren erteilt. Ob dein Auftrag einer war, sagt dir die Behörde. Eine Ausnahme für Kleinunternehmer kennt die ERechV nicht. Die Befreiung aus dem Umsatzsteuerrecht gilt für Rechnungen an Unternehmen, nicht für die Vorgaben der öffentlichen Auftraggeber.
Die Länder haben eigene E-Rechnungsgesetze und Verordnungen. Diese Regeln unterscheiden sich bei den Grenzen, den Portalen und der Frage, ob die Leitweg-ID Pflicht ist. Manche Länder nutzen die OZG-RE mit, andere betreiben eigene Portale. Bei Aufträgen von Ländern oder Kommunen gilt deshalb, was dein Auftraggeber dir nennt.
Mit der allgemeinen E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen hat die Leitweg-ID nichts zu tun. Dort genügt eine E-Rechnung an die E-Mail-Adresse deines Kunden. Was dort wann gilt, steht im Ratgeber E-Rechnung Pflicht.
Dieser Ratgeber erklärt die Regeln allgemein. Was ein bestimmtes Land oder eine bestimmte Behörde verlangt, erfährst du verbindlich nur von deinem Auftraggeber.
Häufige Fragen
Wo finde ich die Leitweg-ID meiner Behörde?
Im Auftrag, in der Bestellung oder in einem Lieferantenschreiben der Behörde. Steht sie dort nicht, frage bei deinem Ansprechpartner oder der Rechnungsstelle nach. Listen im Netz ersetzen diese Angabe nicht, denn nur dein Auftraggeber weiß, welche Stelle die Rechnung bearbeitet.
Was passiert bei einer falschen Leitweg-ID?
Stimmt die Prüfziffer nicht, kann die Plattform die Rechnung keiner Stelle zuordnen. Gehört eine gültige Leitweg-ID zu einer anderen Stelle, landet die Rechnung dort und die Zahlung verzögert sich. Kläre das mit deinem Auftraggeber und reiche die Rechnung mit der richtigen Leitweg-ID erneut ein.
Brauche ich die Leitweg-ID auch für Rechnungen an Unternehmen?
Nein. Die Leitweg-ID gibt es nur für öffentliche Auftraggeber. Bei Unternehmen kann im Feld BT-10 eine andere Referenz deines Kunden stehen, wenn er eine nennt. Eine Bestellnummer gehört in das eigene Feld BT-13.
Muss ich als Kleinunternehmer eine XRechnung an eine Bundesbehörde schicken?
In der Regel ja, denn die ERechV unterscheidet nicht nach der Kleinunternehmerregelung. Ausgenommen sind nur Fälle wie der Direktauftrag bis 1.000 €. Im Zweifel fragst du die Rechnungsstelle der Behörde, bevor du die Rechnung schreibst.