Stundenzettel für Kunden: der Zeitnachweis zur Rechnung

Was ein Stundenzettel für Kunden ist

Ein Stundenzettel ist die Liste deiner Arbeitszeit für einen Kunden in einem bestimmten Zeitraum: an welchem Tag du wie lange woran gearbeitet hast, mit der Summe am Ende. Du schickst ihn mit der Rechnung oder vorher zur Freigabe. In Folnaro heißt er Zeitnachweis, deshalb steht ab hier dieses Wort.

Wie du die Zeit überhaupt erfasst, rundest und abrechnest, steht im Ratgeber zur Zeiterfassung für Freelancer. Hier geht es um das Dokument, das dein Kunde in die Hand bekommt.

Wann du einen Zeitnachweis brauchst

Eine allgemeine Pflicht, Kunden einen Zeitnachweis zu schicken, gibt es nicht. Oft steht sie aber im Vertrag: Agenturen, Konzerne und öffentliche Auftraggeber verlangen ihn häufig mit jeder Rechnung, manchmal in einer eigenen Vorlage oder in ihrem Portal. Lies dafür die Abrechnungsklauseln deines Vertrags.

Auch ohne Vertragsklausel hat der Zeitnachweis einen Grund im Steuerrecht. Eine Rechnung muss den Umfang und die Art der sonstigen Leistung nennen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG). „Beratung“ allein reicht dafür kaum. „24,5 Stunden Konzept und Umsetzung Website-Relaunch“ ist schon deutlich besser. Der Zeitnachweis liefert die Einzelheiten dazu.

Wann der Zeitnachweis Teil der Rechnung ist

Eine Rechnung darf aus mehreren Dokumenten bestehen. Zusammen müssen sie alle Pflichtangaben enthalten (§ 31 Abs. 1 UStDV). In einem davon, also in der Rechnung selbst, stehen das Entgelt und die Umsatzsteuer jeweils zusammengefasst. Dieses Dokument muss außerdem die anderen bezeichnen, aus denen sich die übrigen Angaben ergeben.

Für dich heißt das: Schreibst du auf die Rechnung nur „Entwicklung laut Zeitnachweis vom 31. Oktober 2026“, wird der Zeitnachweis Teil der Rechnung. Er muss dann eindeutig benannt sein, etwa mit Datum, Zeitraum oder einer Nummer. Außerdem muss dein Kunde ihn haben, sonst kann er die Rechnung nicht nachvollziehen. Am einfachsten schickst du ihn mit der Rechnung.

Daraus folgt auch die Aufbewahrung. Rechnungen bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO), zusammen mit allen Dokumenten, die zu ihnen gehören. Verweist deine Rechnung auf den Zeitnachweis, legst du ihn also mit ab und änderst ihn danach nicht mehr. Mehr dazu im Ratgeber zu den Aufbewahrungsfristen.

Beschreibt die Rechnung die Leistung dagegen schon vollständig selbst und der Zeitnachweis ist nur eine Information für deinen Kunden, ist er kein Teil der Rechnung. Aufbewahren lohnt sich trotzdem, falls später jemand fragt.

Was auf einen guten Zeitnachweis gehört

• Kopf: dein Name, der Kunde, das Projekt und der Zeitraum, zum Beispiel „1. bis 31. Oktober 2026“.
• Je Eintrag: Datum, Dauer und eine Beschreibung, die dein Kunde versteht. Start- und Endzeit sind nur nötig, wenn dein Vertrag sie verlangt.
• Tätigkeit: Trennst du Konzept, Umsetzung und Abstimmung, helfen Zwischensummen je Tätigkeit.
• Rundung: Rechnest du in Viertelstunden ab, zeigt der Zeitnachweis dieselben gerundeten Werte wie die Rechnung.
• Summe: die Stunden des Zeitraums. Auf Wunsch kommen Satz und Betrag dazu.
• Kontingent: Zahlt dein Kunde ein festes Stundenkontingent, trenne die enthaltenen von den zusätzlich abrechenbaren Stunden.
• Freigabe: bei Bedarf eine Zeile für Name, Datum und Unterschrift deines Kunden.

Eine einfache Vorlage

Freigabe durch den Kunden

Viele Kunden wollen die Stunden prüfen, bevor die Rechnung kommt. Das ist eher ein Vorteil: Ein freigegebener Zeitnachweis macht spätere Diskussionen über einzelne Einträge selten.

Vereinbare im Angebot oder Vertrag, wie die Freigabe läuft. Üblich sind eine Unterschrift auf dem PDF, eine kurze Bestätigung per E-⁠Mail oder eine Frist, nach der die Stunden als freigegeben gelten. Schicke den Zeitnachweis dafür am besten kurz vor Monatsende, dann bleibt Zeit für Rückfragen und die Rechnung geht trotzdem pünktlich raus. Bewahre die Freigabe zusammen mit dem Zeitnachweis auf.

Typische Fehler

• Abweichende Summen. Zeigt der Zeitnachweis 12 Stunden und die Rechnung 12,5, fragt dein Kunde nach. Rechne beides aus denselben Einträgen mit derselben Rundung.
• Unklare Beschreibungen. „Diverses“ oder „Support“ ohne Inhalt laden zu Kürzungen ein. Ein halber Satz je Eintrag reicht meist.
• Nachträgliche Änderungen. Ist die Rechnung verschickt und verweist sie auf den Zeitnachweis, änderst du keinen von beiden. Ein Fehler wird über eine Rechnungskorrektur behoben.
• Interne Zeiten. Nicht abrechenbare Zeit gehört nicht auf den Zeitnachweis, es sei denn, du willst sie bewusst als kostenlos zeigen.

Dieser Ratgeber erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Muss ich meinem Kunden einen Stundenzettel schicken?

Gesetzlich nicht, solange deine Rechnung Umfang und Art der Leistung selbst ausreichend beschreibt. Viele Verträge verlangen ihn aber. Auch ohne Pflicht beantwortet er Rückfragen, bevor sie entstehen.

Muss der Kunde den Zeitnachweis unterschreiben?

Nur wenn ihr das vereinbart habt. Eine Unterschrift oder eine Bestätigung per E-⁠Mail ist ein guter Beleg dafür, dass die Stunden abgestimmt sind. Sie ist aber keine Voraussetzung dafür, dass die Rechnung gültig ist.

Darf ich den Zeitnachweis nach dem Verschicken noch ändern?

Ist er Teil der Rechnung, nein, dann gilt dasselbe wie für die Rechnung selbst. Fällt dir ein Fehler auf, korrigierst du die Rechnung und schickst einen neuen Zeitnachweis dazu.

Wie lange muss ich Zeitnachweise aufbewahren?

Gehört der Zeitnachweis zur Rechnung, acht Jahre wie die Rechnung, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ist er nur eine Information für deinen Kunden, gilt er als sonstige Unterlage, soweit er für die Besteuerung von Bedeutung ist. Dafür beträgt die Frist sechs Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 und Abs. 3 AO). Im Zweifel bewahre ihn so lange auf wie die Rechnung.