Welche Fahrt wie zählt
Wie du eine Fahrt absetzt, hängt davon ab, wohin sie geht. Fährst du mit deinem privaten Auto zu einem Kunden, ist das eine Geschäftsreise und jeder gefahrene Kilometer zählt mit 0,30 €. Fährst du zu deinem eigenen Büro, gilt die Entfernungspauschale von 0,38 € je Kilometer der einfachen Strecke. Für Bahn, Flug, Taxi und Hotel zählen die tatsächlichen Kosten, für dein Essen unterwegs gibt es Pauschalen.
| Fahrt oder Kosten | Was du ansetzt | Grundlage |
|---|---|---|
| Geschäftsreise mit dem privaten Auto | 0,30 € je gefahrenem Kilometer | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG |
| Wohnung zur eigenen Betriebsstätte | 0,38 € je Kilometer der einfachen Strecke | § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 mit § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG |
| Bahn, Bus, Flug, Taxi | tatsächliche Kosten laut Beleg | Betriebsausgabe |
| Verpflegung im Inland | 14 € oder 28 € je Tag | § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 mit § 9 Abs. 4a EStG |
| Übernachtung | tatsächliche Kosten laut Rechnung | Betriebsausgabe |
Geschäftsreise oder Weg ins Büro
Eine Geschäftsreise ist jede betriebliche Fahrt, die nicht der Weg zwischen deiner Wohnung und deiner Betriebsstätte ist: zum Kunden, zu einem Workshop, zur Messe, zum Bürobedarf. Arbeitest du von zu Hause und hast kein eigenes Büro, sind deine Fahrten zu Kunden in aller Regel Geschäftsreisen.
Hast du ein Büro, einen Coworking-Platz oder ein Atelier, das du dauerhaft nutzt, ist das deine Betriebsstätte. Für den täglichen Weg dorthin gilt dann nur die Entfernungspauschale (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG). Schwieriger wird es, wenn du über lange Zeit fast nur bei einem Kunden vor Ort arbeitest. Ob dessen Büro dann wie deine Betriebsstätte zählt, haben die Gerichte je nach Fall unterschiedlich beurteilt. Kläre das bei so einer Konstellation mit deiner Steuerberatung.
Mit dem eigenen Auto unterwegs
Für Geschäftsreisen mit deinem privaten Auto setzt du 0,30 € je gefahrenem Kilometer an. Der Satz kommt aus § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG und gilt für Selbstständige genauso. Hin- und Rückweg zählen beide. Eine Fahrt zum Kunden und zurück über 120 Kilometer ergibt also 36 €. Der Satz ist 2026 unverändert geblieben.
Notiere zu jeder Fahrt Datum, Ziel, Anlass und die gefahrenen Kilometer. Diese Aufzeichnung ist dein Beleg, denn eine Rechnung gibt es dafür nicht.
Gehört das Auto zum Betriebsvermögen, weil du es überwiegend betrieblich nutzt, gilt etwas anderes: Dann setzt du die tatsächlichen Kosten an und versteuerst die private Nutzung. Das ist ein eigenes Thema, das du am besten mit deiner Steuerberatung klärst.
Der Weg zur eigenen Betriebsstätte
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt die Entfernungspauschale 0,38 € für jeden Kilometer der einfachen Strecke, schon ab dem ersten Kilometer. Bis 2025 galten für die ersten 20 Kilometer nur 0,30 €. Geändert hat das das Steueränderungsgesetz 2025. Selbstständige setzen sie über § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG an, der auf § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG verweist.
Ein Beispiel: Dein Büro liegt 12 Kilometer von deiner Wohnung entfernt und du fährst an 200 Tagen hin. Das ergibt 12 × 0,38 € × 200 = 912 € im Jahr. Nach der alten Regel wären es 720 € gewesen. Gezählt wird die Entfernung, nicht die gefahrene Strecke. Sie zählt nur einmal am Tag.
Bahn, Bus, Flug und Taxi
Fahrkarten, Flüge und Taxifahrten setzt du mit dem Betrag an, den du bezahlt hast. Bahnfahrten im Inland tragen den ermäßigten Steuersatz von 7 % Umsatzsteuer, auch im Fernverkehr (§ 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG). Die Umsatzsteuer ziehst du als Vorsteuer ab, wenn du nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst.
Eine Fahrkarte gilt nach § 34 UStDV als Rechnung, wenn sie Name und Anschrift des Verkehrsunternehmens, das Ausstellungsdatum und den Preis samt Steuer in einer Summe zeigt, dazu den Steuersatz, wenn nicht 7 % gelten. Das gilt unabhängig vom Betrag, dein Name muss auf einer Fahrkarte nicht stehen. Für Taxiquittungen und andere Belege bis 250 € brutto reicht eine Kleinbetragsrechnung mit Name und Anschrift des Anbieters, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz (§ 33 UStDV). Darüber brauchst du für die Vorsteuer eine Rechnung mit deinem Namen.
Verpflegung unterwegs
Für dein Essen auf einer Geschäftsreise im Inland setzt du feste Pauschalen an, keine Restaurantbelege. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG verweist dafür auf § 9 Abs. 4a EStG:
- 14 € für einen Tag, an dem du mehr als 8 Stunden von Wohnung und Betriebsstätte weg bist, sowie für den An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung, egal wie lange du an diesen Tagen unterwegs bist.
- 28 € für jeden vollen Tag dazwischen.
- Nichts für 8 Stunden oder weniger.
Eine Reise von Montag bis Mittwoch mit zwei Übernachtungen ergibt 14 € + 28 € + 14 € = 56 €. Auch diese Sätze gelten 2026 unverändert.
Für gestellte Mahlzeiten sieht § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG eine Kürzung vor: um 20 % der vollen Tagespauschale für ein Frühstück und um je 40 % für ein Mittag- oder Abendessen, also um 5,60 € oder 11,20 €. Wie das bei einem Essen greift, zu dem dich ein Kunde einlädt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung. Im Ausland gelten eigene Sätze je Land, die das Bundesfinanzministerium jedes Jahr veröffentlicht.
Übernachtung
Hotels und Pensionen setzt du mit den tatsächlichen Kosten laut Rechnung an. Die Übernachtung selbst trägt 7 % Umsatzsteuer (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Leistungen, die nicht unmittelbar der Übernachtung dienen, etwa ein Parkplatz, stehen mit eigenem Steuersatz auf der Rechnung. Das Frühstück gehört zur Verpflegung, nicht zur Übernachtung: Dafür hast du die Pauschale.
Ist die Rechnung höher als 250 €, muss dein Name als Leistungsempfänger draufstehen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG), damit du die Vorsteuer abziehen kannst (§ 15 Abs. 1 UStG). Gib ihn deshalb schon bei der Buchung des Zimmers an.
Was du aufschreibst
Für jede Reise brauchst du Datum, Ziel, Anlass, bei Auto die Kilometer und bei Verpflegung Abfahrt und Rückkehr. Hebe Fahrkarten und Hotelrechnungen als Belege auf. Wie die Kosten in deiner Gewinnermittlung landen, steht im Ratgeber zur EÜR. Arbeitest du zusätzlich zu Hause, lies auch den Ratgeber zur Homeoffice-Pauschale.
Dieser Ratgeber erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Zählt bei der Kilometerpauschale Hin- und Rückweg?
Bei einer Geschäftsreise ja, du setzt jeden gefahrenen Kilometer mit 0,30 € an. Bei der Entfernungspauschale zur eigenen Betriebsstätte zählt nur die einfache Strecke, dafür mit 0,38 €.
Brauche ich für mein privates Auto ein Fahrtenbuch?
Nutzt du dein privates Auto für Geschäftsreisen und setzt 0,30 € je Kilometer an, brauchst du kein Fahrtenbuch für das ganze Auto. Die betrieblichen Fahrten musst du aber nachweisen können, deshalb notierst du Datum, Ziel, Anlass und Kilometer jeder Fahrt.
Kann ich das Deutschlandticket oder eine Bahncard absetzen?
Nutzt du sie für Geschäftsreisen, ist der betriebliche Anteil eine Betriebsausgabe. Nutzt du sie auch privat, teilst du die Kosten auf. Wie du den Anteil schätzt und belegst, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Was gilt bei einer Reise ins Ausland?
Fahrkarten, Flüge und Hotels setzt du auch dort mit den tatsächlichen Kosten an. Für die Verpflegung gelten eigene Pauschalen je Land, die das Bundesfinanzministerium jedes Jahr festlegt. Ausländische Umsatzsteuer auf einer Hotelrechnung ist keine Vorsteuer, die du in der Voranmeldung abziehst, denn § 15 Abs. 1 UStG erfasst nur die deutsche Umsatzsteuer.