Wie viel du absetzt
Lädst du Kunden, Auftraggeber oder andere Geschäftspartner aus geschäftlichem Anlass zum Essen ein, sind 70 % der Kosten als Betriebsausgabe abziehbar. Die übrigen 30 % mindern deinen Gewinn nicht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Voraussetzung ist, dass die Kosten nach allgemeiner Auffassung angemessen sind und du Höhe und betrieblichen Anlass nachweist.
Ein Beispiel: Das Mittagessen mit einer Kundin kostet 84,00 € netto. Davon sind 58,80 € Betriebsausgabe, 25,20 € nicht. Die Vorsteuer ziehst du trotzdem in voller Höhe ab, dazu unten mehr.
Die Kürzung gilt für dich selbst gleich mit: Dein eigenes Essen gehört zur Bewirtung und zählt ebenfalls zu 70 %.
Was der Bewirtungsbeleg enthält
Den Nachweis führst du schriftlich mit Angaben zu:
- Ort der Bewirtung
- Tag der Bewirtung
- Teilnehmenden, mit Namen, du eingeschlossen
- Anlass, so konkret wie möglich: „Abstimmung Relaunch der Website“ statt „Geschäftsessen“
- Höhe der Aufwendungen
So steht es in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG. Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmenden, die Rechnung des Restaurants legst du bei. Auf Papier ist das der klassische Vordruck auf der Rückseite oder ein eigenes Blatt. Du kannst den Eigenbeleg auch digital erstellen und mit der digitalen Rechnung verbinden. Wichtig ist, dass du die Angaben zeitnah machst, nicht erst beim Jahresabschluss.
Was auf der Restaurantrechnung stehen muss
Für Bewirtungen ab 2025 gilt das BMF-Schreiben vom 19. November 2025. Es ersetzt das Schreiben vom 30. Juni 2021, das für ältere Bewirtungen weiter gilt. Die wichtigsten Punkte:
| Rechnungsbetrag | Was die Rechnung zeigen muss |
|---|---|
| bis 250 € brutto | Name und Anschrift des Restaurants, Ausstellungsdatum, Tag der Bewirtung, Speisen und Getränke mit Preisen, Steuersatz und Bruttobetrag |
| über 250 € brutto | zusätzlich Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants, Rechnungsnummer, Nettobetrag und Steuer sowie deinen Namen als Gastgeber |
Die Grenze von 250 € ist die der Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Deinen Namen darf das Restaurant auf einer größeren Rechnung auch von Hand ergänzen.
Nutzt das Restaurant eine elektronische Kasse, erkennt die Finanzverwaltung nur maschinell erstellte Belege an, die über die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) laufen. Du erkennst sie etwa an Transaktionsnummer und Seriennummer der Kasse. Ein handgeschriebener Ersatzbeleg reicht dann nicht. „Speisen und Getränke“ als Sammelposten reicht ebenfalls nicht, die Rechnung muss zeigen, was bestellt wurde.
Seit dem 1. Januar 2026 kosten Speisen im Restaurant dauerhaft 7 % Umsatzsteuer (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG), Getränke weiter 19 %. Eine Rechnung zeigt deshalb meist zwei Steuersätze.
Trinkgeld
Trinkgeld gehört zu den Bewirtungskosten und zählt damit ebenfalls zu 70 %. Es enthält keine Umsatzsteuer, also gibt es darauf auch keine Vorsteuer. Am einfachsten weist das Restaurant das Trinkgeld auf der maschinellen Rechnung mit aus. Geht das nicht, lässt du dir das Trinkgeld von der Bedienung auf der Rechnung quittieren. Ohne solchen Nachweis trägst du das Risiko, dass das Finanzamt das Trinkgeld nicht anerkennt.
Vorsteuer und getrennte Aufzeichnung
Die Vorsteuer aus einer ordnungsgemäßen Bewirtungsrechnung ziehst du voll ab, nicht nur zu 70 % (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Das gilt nur, wenn die Kosten angemessen und nachgewiesen sind. Als Kleinunternehmer ziehst du keine Vorsteuer ab, dann zählen 70 % des Bruttobetrags.
Bewirtungskosten zeichnest du einzeln und getrennt von deinen übrigen Betriebsausgaben auf (§ 4 Abs. 7 EStG). Das gilt auch für die EÜR. Fehlt die getrennte Aufzeichnung, sind die Kosten gar nicht abziehbar. Ein eigenes Konto oder eine eigene Kategorie für Bewirtung erfüllt das.
Wann die Regel nicht greift
- Nur eigene Mitarbeitende: Bewirtest du ausschließlich dein Team, etwa bei einer Besprechung, ist das keine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass. Die 70-Prozent-Kürzung gilt dann nicht.
- Du isst allein auf Reisen: Das ist keine Bewirtung. Hier greifen die Pauschalen für Verpflegung, mehr dazu im Ratgeber zu Fahrt- und Reisekosten.
- Geschenk statt Essen: Schenkst du einem Kunden einen Gutschein fürs Restaurant, ohne selbst dabei zu sein, ist das ein Geschenk. Dafür gelten die Regeln aus dem Ratgeber zu Geschenken an Kunden.
Dieser Ratgeber erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Was mache ich, wenn ich die Restaurantrechnung verloren habe?
Bitte das Restaurant um eine Kopie aus der Kasse. Ein selbst geschriebener Ersatzbeleg genügt bei einem Restaurant mit elektronischer Kasse nicht. Ohne Rechnung fehlt der Nachweis für den Abzug.
Wie lange bewahre ich Bewirtungsbelege auf?
Belege bewahrst du seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO). Das gilt für die Restaurantrechnung und deinen Eigenbeleg. Mehr im Ratgeber zu den Aufbewahrungsfristen.
Muss ich wirklich alle Teilnehmenden aufschreiben?
Ja, mit Namen und dich selbst eingeschlossen. Das Gesetz verlangt Angaben zu den Teilnehmenden, nicht nur ihre Zahl. Notiere die Namen am besten noch am selben Tag, dann musst du später nicht rätseln.
Zählt auch die Einladung zum Kaffee?
Ja, wenn es eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass in einem Café ist. Dann gelten dieselben Angaben und dieselben 70 %. Bei kleinen Beträgen reicht eine Kleinbetragsrechnung bis 250 €.